Аттестация сотрудников: от стресса и рутины к автоматизации и системной работе

0
376
Аттестация сотрудников: от стресса и рутины к автоматизации и системной работе

Автор: Роман Торгашинов, руководитель отдела развития бизнеса, iSpring

Как избавиться от рутины: автоматизируем аттестацию сотрудников.

Ежегодная аттестация — стресс для всего коллектива. Сотрудники нервничают: чьи-то надежды получить повышение могут так и остаться мечтами, кто-то опасается понижения в должности или даже увольнения.

У HR-специалистов свои проблемы — их ждет много тяжелой рутинной работы, отнимающей время и силы.

Превратить аттестацию в праздник вряд ли получится, но упростить её за счет автоматизации, сэкономить время HR и линейных руководителей — задача вполне посильная.

В статье мы разберемся в наиболее острых вопросах, сопровождающих подготовку к ежегодной аттестации:

● Почему важно всесторонне оценивать сотрудников? Как упростить этот процесс, частично автоматизировав его?
● Как сделать процедуру аттестации простой для HR (насколько это возможно) и увлекательной для сотрудников?

Вы увидите, как сэкономить от нескольких недель до нескольких месяцев на подготовке и проведении аттестации. Мы покажем реальные примеры создания онлайн-тестов и отзывы по их использованию на практике.

Аттестация: зачем мы оцениваем сотрудников

Аттестация — не инструмент увольнения неугодных. У аттестации есть три главные задачи:

● увидеть тех, кто способен перейти на следующую ступеньку карьеры;
● обнаружить тех, кому не помешает дополнительное обучение, чтобы лучше соответствовать текущей должности;
● выявить тех, кто находится не на своем месте и тянет компанию вниз.

Уровни оценки сотрудников

Как правило, в компаниях используются вариации нескольких методов оценки.

1. Тест-опросник помогает оценить теоретические знания, наметить «зоны развития» каждого из сотрудников, выявить те качества и навыки, которые нужно совершенствовать.

По словам директора по связям с общественностью и работе с персоналом GRUNDFOS Елены Беляевой, тестирование должно помогать сотруднику в дальнейшем развитии, у него нет цели стать основанием для принятия кадровых решений. Для таких решений есть оценка эффективности работы.

2. Опросы и личные интервью проверяют знание сотрудниками корпоративных правил и регламентов работы с клиентами, помогают оценить уровень владения профессиональными компетенциями.

3. Встреча с руководителем дает сотруднику возможность получить оценку своей работы непосредственно от начальника.
При всей субъективности метода оценки прямым руководителем, говорит Елена Беляева, он все же позволяет открыть сотрудников с неожиданных сторон. «Например, сотрудник демонстрирует отличные результаты по KPI, но при этом достиг полного разлада отношений с коллегами, что сказалось негативно на работе всего коллектива».

4. Внешняя оценка сотрудников может стать эффективным дополнительным методом. Управляющий партнер агентства «Клиентомания» Алена Грачева делится интересным кейсом.

Один из клиентов агентства — сеть пиццерий — заказал ежемесячную оценку работы операторов, скорости доставки, поведения курьеров и качества пиццы с помощью тайных покупателей. За год работы удалось существенно улучшить эти параметры:

● соответствие стандартам обслуживания выросло с 53% до 71%;
● время ожидания клиента на линии сократилось с 4 до 2 гудков;
● инциденты, когда курьер отдавал сдачу не полностью, сократились вдвое.

Клиенты же отмечают, что внешние проверки открывают глаза на многие нарушения и позволяют по-новому взглянуть на работу сотрудников.

5. «360 градусов». Сотрудники анонимно оценивают друг друга с точки зрения личных и профессиональных качеств. Каждый получает представление, как он выглядит в глазах команды и может корректировать стратегию делового поведения.

Руководителю метод помогает оценить эффективность взаимодействий в коллективе и проверить результативность проведенного недавно обучения.

6. Ассессмент-центр — метод внешней оценки специально обученными ассессорами.

Задача — оценить сотрудников по ряду заранее выбранных компетенций, наблюдая за реальными рабочими ситуациями и поведением сотрудников в них, оценить навыки выполнения различных заданий. Каждое действие с учетом оцениваемой компетенции определяют как позитивное или негативное.

Итог — заключение о наличии либо отсутствии нужного набора качеств.

Как автоматизировать рутинную часть оценки сотрудников

Многие из применяемых в процессе аттестации опросников и тестов можно «упаковать» и структурировать при помощи специализированных решений для обучения и аттестации сотрудников — систем дистанционного обучения.

Польза СДО в том, что исчезает необходимость вручную собирать и обрабатывать информацию по такому тестированию.

Результаты собраны в одном месте, что удобно для отслеживания динамики каждого сотрудника и автоматического формирования отчетов. HR-специалисту остается только распечатать отчет и принять решение, как развивать того или иного сотрудника.

При этом доступ к опросникам и тестам можно открывать сотрудникам только на время аттестации, а обучающие материалы будут доступны в любое время.

«Решение автоматизировать систему обучения и аттестации сотрудников — это победа, — рассказывает руководитель учебного центра AG Experts, бизнес-тренер Наталья Соболева. — Мы провели аттестацию в 4 раза быстрее обычного (за один месяц вместо четырех), отказались от заполнения бесконечных отчетов по обучению и аттестации. Кроме того, при помощи платформы онлайн-обучения мы обеспечили сотрудникам постоянный доступ к инструкциям и материалу и победили скуку в учебном процессе. А самое главное, нашим сотрудникам понравился новый подход к обучению, развитию и аттестации».

Как использовать результаты аттестации

По итогам аттестации каждому сотруднику традиционно присваивается определенный разряд или грейд. Если в компании не введена система разрядов, сотрудников можно распределить по четырем группам.

Не соответствует занимаемой должности.

Сотрудники, компетенций которых по результатам аттестации критически недостает для занимаемой должности — рекомендуется понизить в должности (или предложить уволиться).

Соответствует должности не в полной мере.

Тех, кто в целом обладает потенциалом, но не реализовал его в рамках компании, можно отправить на дополнительное обучение и пересмотреть зарплату в случае успешного результата.

Соответствует должности.

Лучше быть хорошим специалистом в своей области, чем никудышным руководителем. Иными словами, не все хотят подниматься по карьерной лестнице, и в ряде случаев лучше, чтобы сотрудник оставался на своём месте.

Если специалист долгие годы верен вашей компании, демонстрирует отличные результаты и положительную динамику — по окончанию аттестации можно порекомендовать руководству отметить его бонусом. В некоторых компаниях устанавливают надбавку за выслугу лет. В качестве поощрения сотрудникам, чья зарплата уже на верхней границе, могут назначить ежемесячную персональную надбавку к окладу.

Соответствует должности, резерв на выдвижение.

Кандидаты на перевод на более высокую должность.

Аттестация сотрудников не самая приятная, но необходимая часть развития компании: она помогает правильно распределить роли в команде, обнаружить слабые места и точки развития.

Несколько вариантов проверки — от тестирования и интервью до встреч с руководителями и внешних проверок — помогают заметить моменты, которые раньше могли не бросаться в глаза, и рисуют более целостную картину.

А частичная автоматизация с помощью дистанционных платформ обучения не только облегчает обработку и структурирование данных. Она позволяет сортировать полученную информацию с учетом разных моделей оценок. Процесс обработки информации ускоряется в разы, не требуя при этом особых затрат.

Привычные тесты можно сделать более интересными по форме и при этом такая «облегченная» форма продолжает нести в себе самое серьезное содержание. Например, тест для менеджера автосалона, в игровой форме проверяет базовые навыки, обязательные для каждого сотрудника.

Такая форма подачи учебного материала и оценки навыков более интересна для сотрудников, чем привычные тесты и опросники, большинство охотно включается в «игру».

При этом, создание такого рода тестов давно уже не являются технически сложной задачей. Посмотрите трехминутный ролик о создании теста для сотрудников автосалонов, о котором мы только что говорили.

И если раньше на проверку бумажных тестов могли уходить (и уходили) долгие часы, то сейчас система способна провести автоматическую проверку в режиме реального времени.

В результате компания, которая использует автоматизацию как самой аттестации, так и обработки и интерпретации данных, не только экономит время и силы сотрудников, но и получает систему, готовую к дальнейшему развитию.

Новые тесты и опросы могут быть встроены в существующую систему, работающие могут корректироваться с учетом новых задач — все это не приведет к стрессовой ситуации «будем делать все с нуля» и «снова эти горы отчетов и часы расчетов».

«Если раньше на разработку одного масштабного курса мы тратили месяц, то теперь легко укладываемся в неделю, — рассказывает специалист по дистанционному обучению компании Tele2 Ксения Серебрякова. — Нашим сотрудникам всегда нужно быть в курсе новых тенденций, чтобы работать качественно. Потому обучение в Tele2 — это непрерывный процесс. В выбранном нами редакторе электронных курсов не требуется знание технических тонкостей — достаточно уметь создавать презентации. Материалы легко обновлять, а огромная коллекция заготовок — дополнительная помощь в подготовке насыщенных и интересных курсов».

Автоматизация бизнес-процессов — вопрос выживания для современных компаний

СДО — надежное хранилище вашей базы знаний и инструмент, позволяющий упростить подготовку, а также дальнейшую аттестацию сотрудников.

СДО — не прихоть и не игрушка, а необходимое условие для качественной и эффективной работы сотрудников.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here