Безбумажный кадровый документооборот – лёд тронулся!

0
641
Электронный документооборот

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн».


Одно из важных препятствий в переходе к безбумажной работе в современной организации – требование КЗОТ об обязательном оформлении большинства документов на бумаге с собственноручной подписью сотрудника.

Ещё недавно казалось, что существенных изменений в этом не предвидится. Свалившаяся нам на голову пандемия, а с ней и потребность в постоянной или временно удалённой работе показали, как важно отказаться от бумажных документов в кадровых процессах.

Особенности момента и состояние нормативной базы

Переход к безбумажным процессам в кадровом документообороте идёт очень медленно. За несколько лет усилий в электронный вид были переведены листки нетрудоспособности, СНИЛС и трудовая книжка. Третий год продолжается эксперимент Минтруда по переводу организаций на безбумажный документооборот, который пока не показал конкретных результатов. Текущие условия вынужденного перехода на удалённую работу потребовали ускорить этот процесс.

Буквально за несколько недель возникли законодательные инициативы, которые должны существенно ускорить отказ от бумаги:

  • Постановление МГД 27 мая 2020 года № 30 О проекте федерального закона «О внесении изменений в статью 57 Трудового кодекса Российской Федерации»;
  • Проект ФЗ № 736455-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора)».

Суммируя суть предложенных инициатив, выделим:

  • Появление понятий: «временная дистанционная (удалённая) работа», «комбинированная дистанционная (удалённая) работа»;
  • Возможность взаимодействия дистанционного работника (или кандидата) и работодателя путём обмена электронными документами с использованием любых способов, позволяющих достоверно определить лицо, отправившее сообщение и указанных в ЛНА (локальных нормативных актах) или трудовом договоре;
  • Порядок обмена сторонами трудового договора юридически значимыми сообщениями может быть предусмотрен трудовым договором;
  • Работодатель обязан обеспечить хранение всех юридически значимых сообщений в порядке, предусмотренном локальным актом;
  • В дополнительном соглашении будут оговариваться срок/график работы в дистанционной форме; порядок обеспечения работника оборудованием/ или предоставления соответствующей компенсации; порядок представления результатов работы и их приёма и пр.

Таким образом, с принятием этих изменений в ТК РФ появляется возможность переводить исключительно на электронное взаимодействие не только удалённых сотрудников, но и практически любого сотрудника компании.

Дополнительно снимается жёсткое ограничение на использование исключительно УКЭП (Усовершенствованная квалифицированная электронная подпись) в кадровых документах, требующих подписания или ознакомления «под подпись». Лёд тронулся!

Что можно делать уже сегодня и почему?

Несмотря на имеющиеся пока ограничения, большинство внутренних документов кадрового документооборота можно переводить в электронный вид уже сегодня.

Согласно методике консалтинговой компании Deloitte, описывающей риски при переводе документов в электронный вид, все кадровые документы компании можно разбить на три группы:

  • Для 90 видов документов с низким риском перевода в электронный вид отказ от бумаги напрямую разрешён трудовым законодательством или кадровый документ не является обязательным согласно требованиям трудового законодательства. Как правило, из корпоративной практики только 9 видов документов этой группы требуют использования квалифицированной электронной подписи (КЭП), а 81 вид может подписываться любой подписью, в том числе простой. Таким образом, для этой группы документов можно отказаться от бумажного делопроизводства уже сейчас.
  • В отношении 65 видов документов с умеренным риском перевода в электронный вид трудовое законодательство прямо не запрещает использование электронного документа, имеется положительная практика использования электронного документа и неизвестна негативная судебная практика, однако существуют определённые риски и необходима соответствующая нормативная подготовка. Для документов этой группы КЭП должна применяться для 20 видов документов.
  • Документы с высоким риском перевода в электронный вид – это категория, включающая 45 видов документов, относительно которой не предусмотрено ведение делопроизводства в электронном виде или есть негативная судебная практика или мнение контролирующих органов. Например, трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении.

При должной нормативной подготовке более 75% всех видов кадровых документов могут быть переведены в электронный вид уже сегодня. Учитывая стартовавший законотворческий процесс, можно ожидать, что и оставшаяся четверть в скором времени будет полностью оцифрована.

Вместе с переводом кадровых документов в электронный вид можно автоматизировать большую часть бизнес-процессов. Подготовка и согласование документа в электронном виде, дальнейшее его архивирование могут значительно повысить эффективность процессов.

Начиная автоматизацию задач кадрового документооборота с тех документов и процессов, риски автоматизации которых минимальны, компания создаёт базу для перехода на полностью безбумажный кадровый ДО по мере формирования нормативной базы.

Современная СЭД/ECM платформа – адекватный инструмент для электронного кадрового документооборота

Сегодня электронные кадровые документы часто обрабатываются и хранятся в различных системах – в учётных системах и системах бухгалтерского учёта, в сервисах и приложениях по подбору персонала, в системах автоматизации документооборота, в каких-то специализированных приложениях. Информация разрозненна, что затрудняет построение единых процессов.

При переходе на электронный кадровый документооборот необходимо собрать все кадровые процессы в единой платформе, обеспечив в случае необходимости интеграцию с учётной системой. Сегодня оптимальным инструментом для реализации этой задачи является современная платформа СЭД/ECM. (СЭД – система электронного документооборота, ECM – enterprisecontentmanagement, на западе зачастую этот термин означает примерно то же самое, что и СЭД в России).

  1. Использование СЭД/ECM платформы для автоматизации кадровых процессов упрощает введение новых задач в действие, так как пользователи работают с привычным интерфейсом и сценариями при обработке кадровых документов и информации, аналогично другим приложениям, ранее автоматизированными в СЭД. А единая база хранения всей информации о сотрудниках, порождаемой в различных приложениях, позволяет создавать на этой базе полноценные базы знаний о персонале компании.
  2. СЭД/ECM платформа позволяет создать полноценный архив для хранения документов, структурированных и неструктурированных, текстовых и мультимедийных. Она обеспечивает все базовые запросы: поиск, структуризация, нанесение Электронной подписи, шифрование и другое.
  3. Любая современная платформа, как правило, уже включает в свой состав распространённые процессы кадрового документооборота — управление командировками, отпусками, процессы найма и увольнения персонала. При этом данные процессы не являются жёсткими, их можно модифицировать под нужды конкретной организации с учётом их специфики. Настраивать платформу под особенности компании лучше встроенным инструментами настройки, нетребующих навыков программирования.
  4. Lowcode инструменты для настройки позволяют с минимальным объёмом программирования или вообще без программирования вносить изменения в процессы, создавать новые приложения на базе платформы и обеспечивают интеграцию с учётными системами, операторами ЭДО и другими приложениями.
  5. Современные СЭД/ECM платформы поддерживают работу с различных устройств: компьютер, мобильный телефон или планшет, из интерфейса электронной почты и через интерфейс киоска данных для сотрудников, не работающих с компьютерами.

Переход на безбумажный кадровый документооборот уже становится актуальным трендом для средних и крупных компаний. Технологическая платформа для ведения кадрового электронного документооборота должны быть максимально гибкой, чтобы быстро меняться вслед за эволюцией процессов в организации и законодательными изменениями. Начинать переход на электронный документооборот лучше с документов, которые уже сейчас безопасно перенести в цифровой формат.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here