HR автоматизация: кейс о разработке собственной HR CRM системы для автоматизации рекрутинга КА IBC Human Resources

0
2292
5 шагов успешной автоматизации HR процессов

Рост и развитие компании всегда связано с увеличением количества персонала компании, а значит необходимо набирать новый персонал. Новые вакансии появляются в силу ввода новых должностей или вследствие текучести персонала. И приходит тот момент когда HR- служба не справляется с потоком новых вакансий и их закрытием. Вот тогда остро всплывает вопрос об автоматизации процесса рекрутинга для структурирования, прозрачности и контроля бизнес-процесса рекрутинга (поиска персонала).

Каждая компания ищет инструменты автоматизации более адаптированные под их специфику и бизнес-процессы. Кто-то выбирает коробочные решения, кто-то переходит на облачные сервисы, а некоторые в поисках идеальной HR CRM решаются на разработки собственного решения.

Успешный кейс разработки собственной HR CRM системы для автоматизации рекрутинга кадрового агентства IBC Human Resources.

Лариса Богданова, директор кадрового агентства IBC Human Resources.Лариса Богданова Директор кадрового агентства IBC Human Resources.

В работу кадрового агентства IBC Human Resources CRM система была внедрена в 2015 году.

Мы изучили и проанализировали готовые предложения, существовавшие тогда на рынке. Но не нашли ни одно идеальное решение, которое бы нас полностью устроило. Поэтому разработали собственную CRM систему.

HR CRM системы для автоматизации рекрутинга
Нажмите для увеличения

Наша CRM – это единая прозрачная система учета всех проектов. Консультанты по подбору персонала могут ознакомиться со списком всех вакансий, которые находятся в работе. Информация по каждому проекту поддерживается в актуальном состоянии.

В CRM системе ведется полная история переговоров с заказчиком – основные тезисы по итогам личной встречи, достигнутые договоренности в телефонном разговоре, важные детали переписки по электронной почте, в мессенджерах и скайпе. Любые устные договоренности (условия сотрудничества, стоимость, гарантийный период и пр.) и обратная связь фиксируются в письменном виде, что очень удобно.

HR CRM личный кабинетВ CRM системе находится база кандидатов. Каждый претендент на вакансию получает отметку о текущем статусе: «в рассмотрении», «назначено собеседование в агентстве» (или у заказчика), «отказано» и т.п. Можно также просмотреть историю любого соискателя – в конкурсе на какие должности он ранее участвовал, какие комментарии клиентов были получены, какие действия были совершены.

работа с базой вакансийВ отдельном разделе собраны документы, актуальные для каждого из проектов. Не нужно искать в почте или серверных папках файлы, когда они будут нужны. Заявка на подбор специалиста, договор, выставленные счета, акты, длинный и короткий списки кандидатов – всё под рукой. Кстати, в случае проведения дополнительных этапов оценки здесь же хранятся аудио (нужны для проверки уровня владения иностранным языком) и видео интервью (обычно проводятся при подборе менеджеров по продажам).

Еще CRM система позволяет нам учитывать финансовые показатели. Эффективность работы каждого консультанта оценивается по нескольким критериям: сколько вакансий находится в работе, какие проекты закрыты в конкретный период, когда на работу вышел утвержденный кандидат, даты поступления и объем денежных средств от заказчика.

Благодаря CRM системе, мы экономим колоссальное количество времени каждый день. Раньше для каждой вакансии создавалась отдельная папка для бумаг. В настоящее время необходимости распечатывать документы нет.

HR CRM работа с базой резюмеСобеседования мы проводим с ноутбуками, сразу же корректируем и дополняем резюме, оставляем комментарии. А если сотрудник по какой-либо причине временно оказывается исключен из проекта (больничный, отпуск и т.д.), все данные есть в системе. Можно сказать, что мы работаем исключительно в электронном пространстве.

Одно из ключевых преимуществ нашей CRM системы состоит в том, что она доступна в режиме 24/7. Где бы ни находился сотрудник (в командировке или отпуске), он может просто открыть программу и получить самую свежую информацию о работе над вакансией. Причем подойдет любой инструмент – ПК, ноутбук, смартфон, планшет.

Работа над собственным ПО начиналась с проведения круглых столов и обсуждения того, что мы хотим получить в результате использования программы. Сотрудники хорошо восприняли идею и активно выдвигали свои предложения для подготовки технического задания. Период разработки не обошелся без сложностей – сменился исполнитель, пробовали разные платформы.

В течение одного года наша CRM система была готова. Ее внедрение стало долгожданным событием для сотрудников. Несмотря на всеобщее одобрение новинки, рекрутерам было непросто привыкнуть каждое свое действие фиксировать в системе.

До сих пор изредка бывает такое, что кто-нибудь забывает добавить новую информацию. Трудности возникают и при заполнении истории переговоров. Консультанты коммуницируют с клиентами не только по электронной почте, но также ведут переписку в мессенджерах, скайпе.

Поэтому все сведения приходится собирать из нескольких каналов. Случается, что рабочий день сотрудника уже закончился, а общение еще продолжается, например, в WhatsApp. В такой ситуации очень важно указать самые свежие сведения в программе. Конечно, в идеале хотелось бы, чтобы в CRM системе было автоматизировано абсолютно всё.

Например, наша программа пока не синхронизирована с электронной почтой. Возможность отключать ставшие не востребованными в работе разделы – одно из желаемых изменений в текущей версии программы.

Какие поля для заполнения должны быть доступны сотрудникам, а какие – просто отвлекают их внимание, всё это часто проявляется только во время эксплуатации ПО. Визуальное оформление тоже очень важно, но в настоящее время оно очень простое. Хочется видеть более интересный, эргономичный дизайн, креативные решения и стильные иллюстрации.

Поэтому процесс усовершенствования CRM системы продолжается до сих пор. Реализуем пожелания вместе с разработчиком, который ведет наш проект на постоянной основе уже 3 года. Он всегда с нами на связи и может оперативно заняться корректировками. Сотрудничеством с нашим текущим разработчиком мы очень довольны. Вместе всей нашей командой мы постоянно думаем о том, что можно улучшить в программе и какие новые полезные функции нам нужны в работе.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here