Как HR чат-бот поможет вам на каждом шаге общения с сотрудниками

0
789
автоматизация HR службы с помощью чат-бота

Рассказывает Дарья Сушкова, руководитель направления продуктов и аналитики в BRM-агентстве ConvergentMediaGroup:

В какой момент обычно возникает мысль об автоматизации? Когда сотрудники (например, HR-специалисты) раз за разом совершают одни и те же типовые действия вместо того, чтобы заниматься более стратегическими задачами. С помощью чат-бота можно автоматизировать каждый шаг взаимодействия HR с сотрудниками и серьёзно сэкономить на внутренних ресурсах. Как это происходит?

Чат-бот автоматизирует работу HR
Нажмите для увеличения

Шаг 1. Сотрудник ищет вакансию

Взаимодействие с будущей компанией-работодателем обычно начинается с поиска подходящей вакансии.

Что нужно соискателю на этом этапе?

● Быстро и удобно подобрать вакансию для себя (в своём городе, по своей специальности и т.д.).
Особенно это актуально для поиска работы в крупной компании, где количество доступных в текущий момент вакансий может достигать 100 и более.

● Узнать больше о компании и условиях работы.
Какой график? Возможно ли его менять? Что входит в соцпакет?
Вопросы могут быть самые разные, однако большинство из них можно предугадать и заложить в логику чат-бота, чтобы рекрутеру не приходилось вручную отвечать на вопросы снова и снова.

Где чат-бот может отвечать на все эти вопросы?

● На сайте компании;
● В соцсетях компании;
● На сайте HH (чат-бот встраивается в переписку с соискателем).

Шаг 2. Скрининг соискателей и отсев

Предположим, что соискатель выбрал интересующую вакансию и готов на неё откликнуться.

Что хочет получить компания? Релевантных кандидатов, которых потом не придётся отсеивать вручную.

Что может сделать чат-бот:

● Задать вопросы соискателю, получить о нём больше информации и произвести первичную выборку среди всех кандидатов. Это могут быть дополнительные вопросы об опыте соискателя или даже квалификационный тест, прохождение которого обязательно для того, чтобы претендовать на позицию.

● Отправить соискателю тестовое задание, а затем принять результат. В этом случае рекрутёр подключается в момент, когда задание уже готово ー он просматривает кандидатов, которые уже прошли предварительную проверку ботом.

Оговоримся, что такой автоматический отсев скорее подойдет для массового подбора сотрудников на вакансии, где персонал меняется достаточно часто и нужна автоматизация проверки квалификации. Для штучного поиска сотрудников на должности, где требуется высокая квалификация,по прежнему нужен живой человек.

Шаг 3. Назначение интервью

Вы с кандидатом решили, что подходите друг другу, теперь нужно назначить собеседование. Какой процесс был раньше?

1. Опросить всех коллег, которые должны присутствовать на собеседовании;
2. Подобрать временные слоты, когда все могут уделить время соискателю;
3. Предложитькандидатуслоты;
4. Дождатьсяотнегоответа;
5. Назначить собеседование. В этот момент один из коллег может уже успеть занять нужный слот, то есть придётся повторять все шаги заново.

На такую переписку могут уйти дни, за это время кандидат примет оффер другой компании.

А что делает бот?

Он интегрируется с внутренним календарём компании, автоматически ищет свободное время нужных для собеседования сотрудников и мгновенно показывает соискателю подходящие слоты для выбора. После того, как соискатель выбрал время, бот сам создает встречу для проведения собеседования и отправляет соискателю информацию, как добраться в офис.

Шаг 4. Онбординг и адаптация

Наконец, процесс подбора кандидата подошел к концу, и сотрудник выходит на работу. В свой первый рабочий день он хочет постепенно погрузиться в специфику работы в компании, узнать обо всех нюансах, а также ознакомиться с документами, необходимыми непосредственно для выполнения его обязанностей. Как ему получить эту информацию?

Обычно сотрудника вводит в работу его ментор, но вопросы всегда остаются. И тут все попадают в замкнутый круг: многие новички стесняются задавать вопросы повторно (боятся показаться глупыми), а текущие сотрудники компании и HR-специалисты устают на такие вопросы отвечать. Особенно такая проблема актуальна для удалённых сотрудников, которые не сидят в офисе и не могут быстро задать вопрос соседу в опенспейсе.

Чат-бот встраивается во внутренний мессенджер компании (Slack, Skype, Telegram и т.д.) и мгновенно выдаёт ответы на любые вопросы 24/7.

Шаг 5. Рабочий процесс

Какие ещё HR-задачи чат-бот может автоматизировать?

● Оформление заявлений на отпуск, больничных листов, отгулов и т.д.
Бот может полностью автоматизировать весь бизнес-процесс от формирования и отправки заявления до его одобрения другими участниками;
● Бронь переговорных;
● Новостные рассылки;
● Поиск информации о коллегах;
● Ежегодную оценку сотрудника;
● Тренинги и тесты.

Шаг 6.Оффбординг

Как бы хорошо не складывались отношения с сотрудником, в какой-то момент пути специалиста и компании расходятся, наступает пора прощаться. Часто работодателю важно услышать честный фидбек, чтобы в будущем корректировать процессы или подход к коммуникации. Но сотруднику высказать обратную связь вслух бывает сложно, тогда как написать отзыв в открытое окно чат-бота ー проще. Он примет информацию в корпоративном мессенджере и затем передаст её эйчарам.

А ещё чат-бот может направить сотруднику чек-лист и проконтролировать соблюдение всех процедур перед его уходом, в том числе передачу дел.

Все этапы жизненного пути среднестатистического сотрудника мы зафиксировали в одной схеме:

Чат-бот автоматизирует работу HR
Нажмите для увеличения

Особенности внедрения чат-ботов в Управлении персоналом

Как правило, недостаточно просто запустить чат-бота в компании. Его ещё нужно внедрить, и это отдельная задача, о которой важно подумать заранее. В противном случае бот будет лежать мёртвым грузом, на который вы к тому же потратили деньги.

Как подружить сотрудников с чат-ботом и изменить их поведенческие паттерны, то есть приучить их задавать вопросы именно боту, а не коллегам?

● Бот должен вызывать доверие своей исправной и точной работой;
● Можно завязать набота часть процессов, чтобы он стал единой точкой взаимодействия по всем внутренним вопросам;
● Чат-бот должен реально упрощать жизнь и вызывать позитивные эмоции от взаимодействия. Для этого нужно хорошо продумать диалоговый UX.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here