Кадры от овечки до волка. Организация командировок

0
669
Организация командировок

Бизнес-тревел агентства меняют фокус внимания в работе с клиентами. Для современной компании недостаточно только предоставлять услуги. Так, сегодня IBC Corporate Travel успешно разрабатывает решения по оптимизации процесса организации командировок, а также автоматизирует ручной труд в кадровой службе и бухгалтерии.

В период реализации сложных проектов для крупных заказчиков (> 42000 сотрудников, присутствие более чем в 250 населенных пунктах страны) было замечено, что в разных офисах компании клиентов наблюдается расслоение в функционале HR-подразделений.

Часть из HR-подразделений стали полностью сервисными, утратив функцию генерации решений, – они только исполняют поручения руководства. Другие же превратились в партнерскую для компании структуру – самостоятельно создают задачи и выступают с инициативой по экономии ресурсов и упрощению бизнес-процессов.

Один из ярких примеров активного поведения кадровых служб – лоббирование отмены предоставления посадочных талонов для сдачи авансовой отчетности по командировкам в бухгалтерию. Так, в 2019 году некоторые аэропорты начали пропускать пассажиров через автоматические ворота, где на посадочный талон не ставится печать. Авиа-индустрия готовилась к внедрению такой практики несколько лет.

Министерство транспорта РФ опубликовало поправку к постановлению о предоставлении посадочного талона для авансового отчета: посадочный талон больше не является обязательным и может быть заменен любым другим внутренним документом в случае необходимости. Часть компаний смогли отказаться от предоставления посадочных талонов; другие решили ничего не предпринимать, что в итоге серьезно усложнило жизнь путешественников, которым пришлось обращаться за подтверждающими документами в авиакомпании или агентства.

Для клиентов IBC Corporate Travel было разработано решение по автоматическому формированию справок на все виды авиаперелетов. Автоматизация обойдется компании дешевле, чем многочисленные обращения к авиаперевозчикам.

В любой из сфер – будь то подбор персонала или организация командировок – важно сделать точный расчет и выявить то, на чем можно получить реальную экономию за счет детальной проработки задач и автоматизации процессов. На примере деловых путешествий покажем, как рассчитать затраты, о которых обычно никто не задумывается, и оптимизировать расходы там, где, как всегда казалось, это невозможно (см. кейс № 1).

оптимизации процесса организации командировок. Сомостоятельное оформление командировки

Итоговая сумма – это фактические затраты, на которые, как правило, не обращают внимания. Однако нетрудно догадаться, что с увеличением числа командировок вырастут и неявные расходы.Изменить ситуацию в лучшую сторону, сэкономить часть бюджета и сделать прозрачными бизнес-процессы компании – всё это под силу HR-отделу.

Для наглядности автоматизируем ряд процессов, которые не требуют дополнительных финансовых затрат и реализации в сжатые сроки. Включим также в процесс тех, кто по роду свой деятельности отвечает за организацию командировок, – бизнес-тревел агентство, имеющее разнообразный опыт автоматизации внутренних процессов клиента (см. кейс № 2).

оптимизация процесса организации командировок

При сравнении двух кейсов становится очевидной значительная – более чем в 3 раза – экономия, которую компания получит, если подключит профессионального подрядчика.

Когда кадровые службы имеют на руках цифры, подтверждающие финансовые потери из-за несовершенства действующих механизмов, и понимают, как можно исправить это положение,значит, у компании уже есть готовый план, от рассмотрения которого руководство, заинтересованное в увеличении рентабельности своего бизнеса, не сможет отказаться.

Так, HR-подразделение снова берет в свои руки бразды правления в компании, а фраза «Кадры решают все» получает второй актуальный смысл.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here