Как провести правильное совещание

1
913
Как провести правильное совещание

Во многих российских и зарубежных компаниях совещания — это попросту бездумная дань традиции.

Исследование лондонской консалтинговой компании STL Microsoft Training показало что 67% совещаний не приносят никаких результатов. То, что совещания — это по большей части пустая трата времени, давно понимают и сами управленцы.

Опросив 182 старших менеджера из компаний, занятых в самых разных сферах, исследователи Университета Северной Каролины выяснили:
— 65% опрошенных считают, что совещания отвлекают их от работы;
— 71% назвал их непродуктивными и неэффективными;
— 62% уверены, что с помощью совещаний не удается сплотить команду.

Переизбыток совещаний — результат неэффективного планирования компаниями своей работы и бюрократизированности управления. Топ-менеджер еженедельно тратит впустую восемь часов — целый рабочий день.

«Формат совещания — один из самых неэффективных способов использования рабочего времени: он не вовлекает, не активизирует, не задействует каждого участника, — говорит Роман Тышковский, управляющий московского отделения консалтинговой компании Odgers Berndtson.

Как провести правильное совещание

(Советы Кена Нортона, партнера Google Ventures)

1. Собирайтесь для решения конкретной проблемы.

Забудьте о еженедельных планерках: и раздавать задания, и собирать отчеты о их выполнении можно и без общих собраний. На совещания нужно выносить только по-настоящему важные вопросы.

2. У каждого совещания должен быть один «инициатор».

Собирать участников должен конкретный менеджер, который формирует повестку встречи и отвечает за результаты.

3. Совещание не должно длиться более 30 минут.

Используйте таймер: если обсуждение превысило намеченные рамки, остановите совещание.

Более половины времени рабочих встреч оказывается посвящено не насущным делам, а пустым разговорам — обсуждению новостей и спортивных мероприятий, пересказыванию анекдотов.

4. Зовите только тех, кого нужно.

Участниками встречи должны быть только те, кто причастен к конкретной проблеме. Оптимальное число участников — не более пяти.

Никаких общих планерок, на которых весь коллектив покидает рабочие места и уходит в переговорку, изображая интерес.

5. Следуйте письменному плану.

Заранее формируйте повестку собрания и не отступайте от нее, что бы ни случилось.

6. Не бойтесь эскалации разговора.

Спокойная и доброжелательная атмосфера порой свидетельствует о том, что всем присутствующим нет никакого дела до проблемы.

7. Запретите вход с гаджетами.

Смартфоны и планшеты — лучший способ сотрудника спрятаться от обсуждения, изображая деловитость.

Как сократить количество совещаний:

1. Обсуждение и отчеты в мессенджере.
Все задачи четко сформулированы, каждый комментирует по существу.

2. Аудио-видео конференции для рабочих групп.
В совещание привлекается только те, кто действительно задействован и заинтересован в работе над проектом (задачей).

3. Электронные планировщики задач, системы управления проектами (онлайн-сервисы или программы).

Каждый сотрудник имеет свой «дашборд», где четко описаны все задачи на день-неделю-месяц и прогресс их выполнения. Вся отчетность и контроль осуществляется внутри системы.

Современные средства коммуникации, платформы по управлению проектами и информационные системы позволяют практически полностью избавиться от личных встреч.

Как провести правильное совещание

По материалам сайта РБК.

1 КОММЕНТАРИЙ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here