Как внедрить дистанционное обучение за 5 дней: кейс OMD OM Group

0
630
Как OMD OM Group запустила дистанционное обучение за 5 дней

OMD OM Group — группа агентств маркетинговых коммуникаций полного цикла. Согласно оценкам AdIndex и АКАР, флагманское агентство группы OMD Optimum Media по итогам 2016 года возглавляет оба Рейтинга российских агентств по объему медиазакупок. В клиентах OMD такие компании, как PepsiCo, McDonalds, Nissan, Renault, HP, Henkel, Estee Lauder, «Балтика», «Мегафон».

IT-директор OMD OM Group Андрей Путинцев рассказал, как в компании запустили дистанционное обучение всего за 5 дней.

Задача: создать единую базу знаний в компании

Андрей Путинцев
Андрей Путинцев, IT-директор OMD OM Group

Наша компания продаёт сервис: размещение рекламы, аналитику, стратегическое планирование и другие услуги, необходимые бизнесу. Мы гарантируем качество. На это направлены основные усилия сотрудников.

Один из самых сложных форматов рекламы — размещение с оплатой за результат (Performance). Специалисты здесь на вес золота.

У нас, как и у всех на рынке, бывает так, что уходит ценный сотрудник — например, старший менеджер (Senior Performance Manager). Это не обязательно увольнение, а, например, декретный отпуск. Качество работы отдела при этом довольно быстро снижалось.

Подхватившие работу сотрудники могли не обладать достаточной квалификацией. Признаться, даже очень продвинутый специалист по контекстной рекламе не мог полноценно заменить старшего менеджера Performance, отработавшего в агентстве много лет.

Сложная ситуация регулярно возникала при расширении подразделений: приход ассистентов и специалистов на новые позиции вызывал временный паралич работы старших сотрудников. Они вынуждены были тратить значительные усилия на обучение новичков.

Руководство компании приняло решение — привести обучение к единому стандарту, а также создать корпоративную базу знаний. От коллег по цеху мы узнали об eLearning — при минимальных затратах такой подход позволял синхронно обучать всю компанию и собирать весь опыт в одной точке. Потому решили использовать этот инструмент.

Шаг 1. Установка СДО и выбор редактора курсов

Длительность этапа: два дня

Внедрение начали с выбора Системы дистанционного обучения (СДО). В основном сравнивали предложения через интернет: изучали сайты поставщиков ПО, тестировали демоверсии программ, читали обзоры.

В наш чек-лист вошли четыре критерия:

  1. Облачная платформа. В отличие от «стационарной» СДО, облачное решение не нужно устанавливать на корпоративный сервер — достаточно зарегистрировать учебный портал в интернете. Это экономит время. К тому же большая часть тяжелых операций — хранение данных, обеспечение вычислительной мощности — проходит удаленно. За это отвечает провайдер сервиса.
  2. Понятный интерфейс. Управление системой должно быть таким же простым, как пабликом «Вконтакте». Ведь загружать новые курсы, создавать программы обучения, регистрировать пользователей должен будет пусть даже «прокачанный», но HR-специалист, а не программист.
  3. Вместимость. Мы хотели создать единую базу знаний по всем направлениям бизнеса. Потому искали платформу с просторным хранилищем для курсов, чтобы в последующем не пришлось переплачивать за дополнительные гигабайты.
  4. Техническая поддержка. Месяц ждать ответа на простой вопрос — не самый лучший сценарий. Мы хотели, чтобы саппорт решал наши задачи по первому запросу.

На поиск СДО ушел месяц. За это время мы протестировали три платформы. В итоге остановились на iSpring Online.

На то, чтобы настроить iSpring Online, протестировать функционал и зарегистрировать первых пользователей, ушло всего два дня. Мы просто оформили подписку на сайте и создали аккаунт.

СДО — это, по сути, виртуальный учебный класс. Но лишь его недостаточно. Чтобы начать тренинги, нужно расставить парты, повесить доску, раздать сотрудникам учебники. Как показал наш опыт, во многом быстрый старт eLearning зависит от редактора курсов, который выберешь.

На российском рынке есть три сильных редактора курсов. Два из них требуют глубокого погружения. Зазубрить документацию и пересмотреть серию видеоуроков — недостаточно. Нужны месяцы практики.

Ребята из iSpring предложили протестировать их редактор. Посмотрели: можно делать тесты, бизнес-симуляции, курсы, даже верстать электронные книги. Но решающую роль сыграла интеграция редактора с PowerPoint — собирать курсы можно прямо в PPT.

PowerPoint — во многом наш стандарт работы: ежегодно мы делаем для клиентов тысячи презентаций. Многие учебные материалы у нас уже были в формате PPT. Оставалось проработать дизайн, прикрепить тесты и загрузить курс на портал.

В iSpring Suite при помощи коллег из отдела Performance мы собрали первый курс на 50 слайдов за три дня.

Ниже я подробнее расскажу, что это был за материал. А пока остановлюсь на том, кто курировал eLearning-проект.

Чтобы дистанционное обучение развивалось, нужно было выбрать ответственного. Как правило, в крупных компаниях создают для этого целые отделы. Для нас же с одной стороны было важно оптимизировать затраты на качество, с другой — мы достаточно быстро поняли, что с набором инструментов iSpring вполне справится и один человек.

Возглавил eLearning специалист из HR-департамента, которого выбрало руководство. Он администрирует СДО, выгружает отчеты и собирает электронные курсы. В подготовке контента ему на начальном этапе помогал Проектный офис (Project Management Office).

Шаг 2. Пилотный проект: обучение сотрудников отдела Performance

Длительность этапа: 3 дня

Performance — важное направление в компании. Число сотрудников в отделе ежегодно увеличивается в среднем на 30%.

В то же время это очень сложная работа, а нам нужно гарантированное качество. Новичков нужно быстро ввести в курс дела и запрограммировать на результат. Обкатать eLearning мы решили на них.

HR-специалист адаптировал курс, разработанный в отделе Performance за три дня. Объем — 50 слайдов. Основой стала презентация, по которой новичков обучали ранее. Оставалось поработать над оформлением, сделать навигацию при помощи плеера iSpring Suite и прикрепить тест на 18 вопросов.

OMD OM Group

В курсе подробно разбирается весь процесс работы сотрудника отдела контекстной рекламы. Он состоит из пяти частей:

  1. Структура агентства. Подробно расписываем, с каким отделами взаимодействовать, с кем согласовывать работу.
  2. Процесс финансовых закрытий и документооборота.
  3. Стандарты медиапланирования. Учим составлять медиаплан. Его нужно сделать идеально с первого раза. Это основа рекламной кампании.
  4. Сертификация. Каждый из сотрудников отдела должен получить сертификаты Яндекс.Директ и Google AdWords. Рассказываем, как записаться на курсы и в какие сроки нужно уложиться.
  5. Brand safety. Рассказываем, какие интернет-площадки не используем для рекламы и основные правила Brand safety.
Основные метрики в контекстной рекламе

Когда работу над курсом закончили, мы сделали письменную рассылку по отделу. Текст письма был условно такой:

«Уважаемые коллеги! Мы запустили новый корпоративный портал обучения: [адрес портала]. Уже сейчас вы можете пройти базовый курс по основам работы отдела Performance, в котором подробно разобраны нюансы нашей ежедневной деятельности. Доступ к порталу по вашим обычным учётным записям (заходим как в почту). Регистрироваться не нужно. Пароль – ваш доменный. Портал очень прост в плане использования, но, если вдруг у вас возникнут вопросы, просьба обращаться сюда: [адрес рабочей группы по iSpring]».

Не скрою, поначалу мы ожидали резкое неприятие новшества. Ведь это лишняя обязаловка — поток работы и без того огромен. У нас были случаи, когда люди прогуливали очные тренинги, т.к. они отнимали много времени, а дедлайны горели.

Однако, к электронному обучению отдел Performance отнесся спокойно. Курс прошли все новички. Большая часть старых сотрудников тоже проявила интерес и сдала тест.

Пример онлайн-теста в OMD OM Group

Сотрудники изучают материал прямо в офисе — для этого специально выделено время в рабочем графике. У каждого есть логин и пароль — войти на учебный портал можно с любого гаджета. Никто не стоит над душой, не говорит «учи». Мы лишь предлагаем ресурсы для развития —удобный сервис самообучения, доступный каждому.

Фрагмент электронного курса OMD OM Group

При этом контроль обучения жесткий: смотрим, сколько времени изучали курс, какие сложности возникли. Проходной балл в тесте — 100 из 100. Тот, кто получил даже 99, отправляется на пересдачу. Сотрудник должен досконально знать все, о чем рассказано в курсе.

Помимо HR за успеваемостью сотрудников лично следит руководитель соответствующего отдела (в данном случае Performance). На основе отчетов СДО принимается решение о прохождении испытательного срока.

Результат: мы сразу разгрузили старших сотрудников. Они больше не тратят время на обучение ассистентов и специалистов. Это очень важный критерий, который хорошо измеряется в деньгах.

Шаг 3. eLearning-стратегия: план развития

Дистанционное обучение мы запустили только в ноябре. За это время помимо курса для отдела контекстной рекламы уже разработали два других тренинга:

  • Справочник сотрудника. Здесь изложено все, что новичок должен знать о компании: распорядок дня, дресс-код, основы корпоративной переписки, ДМС и так далее. По сути, это welcome-курс. Он помог ускорить адаптацию новобранцев.
  • Курс по компьютерной безопасности. Рассказываем, что такое фишинг, какие сервисы можно использовать, а какие нежелательно, как хранить чувствительную финансовую информацию и не только. Учим сотрудников азам безопасного поведения в интернете. Это базовые вещи, но их необходимо знать всем без исключения.

До конца года, согласно годовому плану, мы должны выпустить еще десять материалов. Среди них: курсы по правильной работе с офисными приложениями (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, основы SharePoint), по наружной рекламе, корпоративной этике и деловой переписке. Будем дистанционно учить даже методам борьбы со стрессом, что особенно важно для агентства.

Результаты

Помимо того, что мы разгрузили старших менеджеров, дистанционное обучение дало еще одно преимущество — появился единый канал обмена информацией между юнитами.

Раньше баинговые подразделения не сразу делились информацией с менеджерами по работе с клиентами. «Клиентские» люди иногда не были в курсе каких-то новинок. Сейчас у нас есть единый канал информирования. Можно собирать описания новых форматов в курсы и ежеквартально запускать обучение по всем департаментам.

eLearning хорошо дополняет очное обучение. Конечно, есть вещи, которые можно донести только при живом общении. Например, нюансы работы с очень сложными форматами рекламы, основы ведения переговоров, основы обсуждения сделок и так далее. Но есть огромный пласт знаний, которые вполне можно доверить eLearning. Мы уже обучаем порядка 100 сотрудников московского офиса, а к началу следующего года планируем внедрить iSpring по всей компании.

Источник: iSpring

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here