Как эффективно работать и коммуницировать в удаленных командах

0
1412
Как эффективно работать и коммуницировать в удаленных командах

Алексей Козлов — руководитель разработки e-learning проектов в компании LEVEL.

Алексей Козлов — руководитель разработки e-learning проектов в компании LEVEL.

Среди проектов, которые Алексей делал с удаленными сотрудниками, электронные курсы и симуляции для Сбербанка, Перекрестка, Газпромбанка и других компаний. В этой статье Алексей расскажет, какие e-learning специалисты могут работать удаленно, как организовать их работу, чтобы они не теряли продуктивность, и почему штрафы не работают.

Почему стоит отпускать сотрудников на удаленку

Сотрудников, которые не работают в офисе, можно условно поделить на две категории: удаленные сотрудники и фрилансеры.

К первым мы относим тех, с кем работаем постоянно: они состоят в штате компании, у них постоянная зарплата и круг обязанностей, но при этом есть возможность от 1 до 5 дней в неделю работать из дома.

Основную работу делают штатные сотрудники, но под отдельные задачи мы ищем фрилансеров. В этой статье поговорим только об удаленных сотрудниках — для краткости будем называть их удаленщиками.

Наша компания насчитывает около 50 человек, из них 80% штатных сотрудников иногда работает из дома и 20% работает из дома постоянно. Некоторых сотрудников мы брали сразу с расчетом на удаленную работу — они, как правило, живут в других городах.

Офис LEVEL расположен в Москве, при этом сотрудники работают из разных городов России
Офис LEVEL расположен в Москве, при этом сотрудники работают из разных городов России

Если сотрудники сами хотят уйти на удаленку, мы чаще всего не против. Зачем нам это нужно?

1. Сохранить опытного сотрудника. Бывают случаи, когда сотрудник из офиса хочет работать удаленно. Например, наш дизайнер вышла замуж и решила переехать, и мы пошли ей навстречу. Ведь для нас опытные кадры — большая ценность — и нам важно их сохранить.

2. Взять в штат сотрудника из другого города. Если мы находим сильного специалиста в другом городе или стране, мы тоже берем его на работу. Нам важен результат, который выдает сотрудник, а не место, откуда он работает.

3. Формирование доверительных отношений с сотрудниками. Чем больше мы будем учитывать желания людей и относиться к ним с пониманием, тем ответственнее и отзывчивее они будут. Если у сотрудника появляется желание работать удаленно, мы идем ему навстречу, а в ответ он готов, например, подстроить под нас свой отпуск и не брать его в сезон, когда будет большая нагрузка.

4. Дать сотруднику возможность организовать свое время. Это намного важнее, чем загонять людей в рамки работы в офисе. Мы ценим людей по результатам их деятельности, а не по количеству часов, проведенных на рабочем месте.

Когда человек уходит на удаленку, часто падает его продуктивность. К сожалению, это так. Но бывают и обратные примеры: у нас была дизайнер, которая выполняла некоторые задания из дома лучше, когда ее никто не отвлекал. Отсюда вытекает задача хорошего руководителя — понять, где его сотруднику комфортнее и продуктивнее работать.

Кто может работать удаленно

В сфере электронного обучения любой сотрудник может работать из дома. Однако я считаю, чем меньше неформальной коммуникации требует должность, тем проще перейти на удаленку.

Что это значит? Например, разработчику дают готовый сценарий: ничего выдумывать не надо, ему остается сделать, как написано. В его работе мало неформальной коммуникации в отличие от методолога, который продумывает способы подачи учебного материала, чтобы тот лучше усваивался.

Задачи у методолога более творческие: перед ним стоит выбор, какие упражнения вставить в курс или какую игру добавить. То есть у методолога больше неформальной коммуникации со всеми членами команды, поэтому ему логичнее и проще работать в офисе.

Менеджер и методологи за обсуждением проекта
Менеджер и методологи за обсуждением проекта

У LEVEL был негативный опыт работы на удаленке с методологом, которая раньше не участвовала в разработке электронных курсов.

Первое время сотрудница показывала хорошие результаты, но затем ее профессиональное развитие замедлилось. Более сложные курсы оказались не под силу, методолог не справилась с несколькими курсами подряд, и нам пришлось с ней расстаться.

После мы вместе проанализировали, почему так получилось, и поняли — сотрудница много времени проводила вне команды, поэтому не была погружена в работу полностью. Так, ей не хватило коммуникации.

Как подготовить сотрудника к работе удаленно

Если к нам приходит новый сотрудник и хочет сразу работать на удаленке, мы обычно просим его первые 3-4 месяца провести в офисе, а если он живет в другом городе — хотя бы 3-4 недели. Так мы видим, какая у работника продуктивность, а потом сравниваем ее с той, что он показывает при работе из дома.

К тому же за несколько недель в офисе человек успевает подружиться с коллегами, сходить на встречи с клиентами, познакомиться с корпоративной культурой.

Часть команды LEVEL
Часть команды LEVEL

Когда сотрудник все-таки решает перейти на удаленку, его руководитель должен сделать несколько вещей.

Некоторые пункты работают и с офисными сотрудниками, но в отношении удаленщиков следить за их выполнением особенно важно.

— Прописать параметры оценки и установить нормативы.

— Завести отчетность и рассказать сотруднику, как ее заполнять.

— Назначить время ежедневных разговоров по скайпу с видео.

— Проговорить интервалы, когда сотрудник должен быть на связи.

Как правильно ставить задачи

Настроить работу с удаленными сотрудниками сложно. Для них особенно важно ставить понятные задачи с подробным описанием, потому что удаленщик не может что-то быстро уточнить, окликнув коллегу за соседним столом или поймав его в коридоре.

При постановке задачи лучше позвонить сотруднику и подробно объяснить, что от него требуется, желательно с использованием видео. Потому что через вербальную (устную) коммуникацию — передается только малая часть информации.

Остальную мы получаем через невербальную — интонацию, темп, тембр голоса — и паралингвистику — позу, движения, мимику. При разговоре по телефону мы отрезаем жесты и мимику, а когда пишем — лишаемся и интонации и тембра голоса. Поэтому очень легко понять друг друга неправильно.

Письменно полезно подводить итоги и фиксировать договоренности, а общаться лучше устно.

Когда я искал удаленного дизайнера для разработки курса, я составил задание именно в письменной форме и разослал его соискателям (смотрите скрин ниже).

После я ждал от них обратную связь или вопросы по выполнению задания. Однако из 5 человек только один перезвонил мне, чтобы уточнить детали.

Такой кандидат увеличивает свои шансы в несколько раз, потому что с ним в процессе работы будет легче выстроить коммуникацию.

Пример задания для дизайнера на удаленке, которое сложно выполнить без уточняющих вопросов
Пример задания для дизайнера на удаленке, которое сложно выполнить без уточняющих вопросов

Что еще важно при постановке задач удаленному сотруднику, кроме коммуникации:

— Договаривайтесь о сроках сдачи работы. Даже если дизайнер обещает прислать презентацию завтра, а она вам нужна через неделю, все равно договаривайтесь о дедлайне. И на первых пробах пера без сомнений расставайтесь с работником, если он не выполняет свои обещания.

— Погружайте сотрудника в проект, чтобы он более четко понимал свои задачи. Если человек делает иллюстрацию для электронного курса, расскажите, кого и чему будет учить этот курс.

— Обеспечивайте работника ресурсами и информацией. Так у него будет максимум возможностей для выполнения задачи, значит, и спросить вы сможете в полном объеме. Ниже пример одной из папок с материалами, которые были необходимы для удаленных дизайнеров при разработке электронного курса для банка:

Папка с материалами о проекте
Папка с материалами о проекте

Как работать с удаленными сотрудниками

При работе с удаленными сотрудниками руководству и менеджерам приходится тратить больше времени на каждого — общаться, ставить задачи и проверять результаты.

Вот список того, что им необходимо делать:

— Регулярно созваниваться, желательно используя видеосвязь. Когда человек работает удаленно, ему не хватает коммуникации: в офисе много неформального общения, а дома он находится в вакууме. Чтобы это наверстать, можно звонить коллегам по скайпу или мессенджерам, причем не только по рабочим вопросам.

Зачем? Это объединяет: помогает лучше познакомиться с коллегами, решить общие вопросы в команде и почувствовать себя нужным. Иначе мотивация может снизиться.

Скрин с планерки в Skype менеджера проекта, Алексея и методолога
Скрин с планерки в Skype менеджера проекта, Алексея и методолога

— Определить, в каких программах ставить задачи и следить за их выполнением. В небольших компаниях каждый менеджер может сам использовать то, что ему удобнее: Trello, OpenProject или другие. Но поскольку мы активно развиваемся, скоро собираемся внедрить единую программу для всех.

— Организовать понятную прозрачную систему отчетности. Изначально нужно проговорить ее форму и частотность — каждый день, неделю или месяц. Мы ведем отчетность в Google-документах.

— Обговорить нормативы выполнения задачи. Мой опыт и опыт моих коллег говорит, что в России большинство людей работают из дома хуже. Поэтому я, когда отпускаю сотрудника на удаленку, говорю: «Мы будем смотреть на показатели. Если они будут хуже, то мы либо расстанемся, либо ты вернешься обратно в офис». Нормы мы определяем исходя из тех показателей, которых человек или его коллеги достигали при работе в офисе, — их мы разделяем на количественные и качественные.

— Обозначить рабочее время. Если менеджер напишет методологу сегодня, а он уже будет офлайн и ответит только завтра, то выполнение небольшой задачи может растянуться на два дня. Чтобы этого избежать, нужно проговорить, когда человек точно будет на связи. Например, быть на связи с 10:00 до 18:00, отвечать по почте в течение 2-х часов и всегда вовремя «приходить» на планерки по Skype.

— Договориться, в каких мессенджерах общаться и где созваниваться. Чтобы удаленный сотрудник включился в коммуникацию с офисными, его нужно познакомить со всеми онлайн, а также подключить к нужным группам и чатам.

Что делать, если удаленный сотрудник плохо справляется с работой

У нас в компании нет штрафов, потому что мы не видим в них смысла: человек может делать что-то неидеально, но нам важно, чтобы он учился на своих ошибках и становился лучше. А если он не справляется с работой, мотивировать его штрафами не получится.

В этом случае с удаленными сотрудниками мы поступаем так же, как с офисными. В первый раз с ним разговаривает его непосредственный руководитель или руководство компании.

Вместе мы находим решение и даем человеку время исправиться. Если после этого сотрудник продолжает совершать ошибки, то мы делаем вывод о его непрофессионализме и расстаемся с ним.

Часто это происходит во время испытательного срока, который у нас длится до 3 месяцев — в это время мы можем попрощаться с сотрудником в любое время.

Резюме

1. Мы идем навстречу нашим сотрудникам, которые хотят перейти на удаленку, чтобы выстроить с ними доверительные отношения и сохранить опытных работников, если они решили переехать в другой город.

2. Все специалисты в e-learning могут работать из дома. И чем меньше неформального общения нужно сотруднику, тем проще ему перейти на удаленку.

3. Сохранить эффективность бывшего офисного сотрудника на удаленке сложно. Поэтому важно прописать для него план работы, определить параметры оценки и завести отчетность, а затем тщательно следить за выполнением задач и показателями.

4. Нужно сразу договориться, где и как ставить задачи и следить за их выполнением. Задачи лучше обговаривать устно, а фиксировать письменно.

5. Коммуникация — самая важная часть, которой не хватает удаленным сотрудникам. Поэтому нужно постоянно созваниваться, используя видеосвязь.

6. Если сотрудник не справился с задачей, руководитель должен узнать от него причину, найти решение и дать время исправиться.

компания LEVEL

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here