Кайдзен. Преимущества непрерывного совершенствования

0
575
Кайдзен. Преимущества непрерывного совершенствования

По мере роста бизнеса и адаптации к изменяющейся средеу компаний меняется подход к работе.Как он меняется?

Это происходит благодаря крупным инициативам, или является частью непрерывной работы? Некоторые виды изменений неизбежно нуждаются в крупных проектах,подразумевая месяцы тяжелой работы, большие бюджеты и потрясения.

Но зачастую недооценен альтернативный подход к совершенствованию систем и процессов, который осуществляется посредством более тонких, постоянных изменений и непрерывных улучшений.

Такой подход к непрерывному улучшению называется Кайдзен.

Организации смотрят на одинаковые процессы и видят их по-разному: одни считают, что все работает нормально; другие (приверженцы принципа Кайдзен) видят процесс, который можно улучшить.

Кайдзен основан на философском убеждении, что все может быть улучшено. Это означает, что ничто никогда не рассматривается как совершенный процесс, а предпринимаются постоянные усилия, направленные на улучшение результата.

Улучшения достигаются небольшими, часто незаметными изменениями в процессе выполнения задач. Но в долгосрочной перспективе приводят к существенным изменениям без каких-либо радикальных инноваций.

Понимание подхода Кайдзен

Кайдзен концентрируется на персонале, т. к. только от него зависит качество итоговой продукции или услуг. По этой причине данная методика привлекает к стремлению совершенствоваться всех: от топ-менеджеров до рядовых сотрудников.

Каждый участник не ограничивается какой-либо зоной (например, продажи, обучение или обслуживание), а, напротив, нацелен на поиск улучшений везде, где их можно добиться.

Кайдзен стремится к повышению производительности, эффективности и сокращению лишних действий. Небольшие шаги в сторону улучшений к значительным переменам:

• Меньше лишних действий — инвентарь и навыки сотрудников используется более эффективно.
• Улучшение удержания — люди более довольны т. к. оказывают непосредственное влияние на реализацию дела и удовлетворены своей значимостью на работе.
• Повышение конкурентоспособности – повышение эффективности, как правило, способствует снижению затрат и повышению качества продукции.
• Улучшенное решение проблем — просмотр процессов с точки зрения решений позволяет сотрудникам постоянно решать проблемы, не накапливая их.
• Улучшенные команды — совместная работа по решению проблем помогает создавать и укреплять существующие команды.

Внедрение подхода Кайдзен в компании

Внедряя Кайдзен необходимо создать 5 рабочих команд, которые будут четко понимать свои задачи, и включаться по необходимости.

Рабочие группы отличаются целями:
1. Постоянная группа: работает ежедневно, включает в себя рядовых сотрудников, выполняющих задачи на рабочих местах.

2. Группа для решения появляющихся проблем: собирается для решения конкретной сложности, проблемы или вопросов во время работы, включает в себя до 8 человек из различных постоянных групп. После того как проблема разрешается, группа расформировывается.

3. Оценочная группа: создается для оценки рабочих процессов и поиска возможностей улучшения в них. В состав группы входят как сотрудники, так и руководители различных подразделений компании.

4. Внедряющая группа: группа создается для внедрения в работу выбранного улучшения. В состав входят участники постоянных групп, групп по решению проблем и оценочной группы.

5. Инновационные группы: организовываются для проработки и внедрения специфических или новых процедур, рабочих процессов. В состав группы входят как простые сотрудники, так и представители руководящего звена из постоянных групп и групп по решению проблем.

Согласно методике, состав групп должен быть определен заранее, чтобы при возникновении соответствующих ситуаций они быстро включались в работу. Как правило, основная работа групп (за исключением постоянной) сосредоточена в кайдзен-периодах, продолжительность которых в среднем от двух до пяти дней. Организация каждого периода нацелена на решение конкретной производственной или бизнес-задачи.

Работа групп в кайдзен-периоды выглядит примерно так:
• Составляется план и разрабатываются гипотезы. Для этого группы устанавливают и выясняют четкие цели, собирают необходимую информацию, анализируют текущее состояние и разработайте план усовершенствований.
• Запускается эксперимент и внедряется улучшение.
• Проверяются и оцениваются результаты, исправляется то, что не работает.
• Узаконивается новая процедура. Перед официальным внедрением процедуры формируются отчеты об эффективности ее работы.

Использование методики Кайдзен

Работу по методике можно разбить на несколько этапов.

1. Сортировка.

Большая часть внимания в Кайдзен сосредоточена на сокращении лишних действий, искоренении временных потерь. Для этого необходимо тщательно проанализировать все реализуемые дела, и понять какие из них могут относиться к функционалу других людей (их следует делегировать), а какие вообще лишние (их предстоит исключить).

Примеры потерь в офисной среде, которые требуют искоренения:

Потеря Примеры
Движение
(неэффективные движения увеличивают срок выполнения задачи)
·         Перемещающиеся между зданиями сотрудники для встреч или поездки в командировки, когда телеконференция может дать тот же результат.

·         «Ментальное» движение, когда люди отвлекаются на переключение с одной работы на другую, прежде чем первая работа будет завершена. Эффективнее сконцентрироваться на одном типе задачи в определенный промежуток времени и не отвлекаться ни на планирование, электронную почту или телефонные звонки. На первый взгляд, отвлечения могут казаться незначительными, но если какое-то время вести дневник активности и в нем помечать все прерывания, то картина будет ясна.

·         Необходимость открывать файл или базу данных, чтобы искать ключевые номера телефонов, которые используются день ото дня, когда их можно быстрее напечатать и повесить на стене.

Время (непродуктивно потраченное время влияет на скорость результата) ·         Ожидание опоздавших сотрудников на собраниях. Всегда начинайте встречи вовремя. Необходимо уважать друг друга и не только приходить на встречи, начинать, но и заканчивать их в оговоренное время.

·         Поиск документов электронной почте или в файловой системе, потому что не создано набора папок, позволяющих быстро находить нужные файлы.

Дефекты
(на их устранение тратится время и средства)
·         Менеджер переписывает отчет, потому что не проинформировал или не обучил младшего сотрудника как его грамотно готовить.

·         Повторное выполнение задачи, потому что она была сделана без надлежащих исследований или до принятия ключевых решений, которые повлияли на основу ее выполнения.

Процесс

(чрезмерная обработка)

·         Время, затрачиваемое на добавление цвета в документ или отчет, хотя он будет напечатан в черно-белом режиме для распространения на собрании.

·         Более углубленное изучение материала, чем это необходимо.

·         Приглашение большего числа людей на собрания, чем это необходимо для решения вопроса. Важно ограничивать встречи теми сотрудниками, кто должен принимать решение. Другие могут быть проинформированы о том, что было решено.

Индивидуализация ·         Подготовка отчета специально для одной группы, когда отчет, который уже готов для другой аудитории, удовлетворит их потребности, если будет добавлено дополнительное поле.

·         Создание новых документов, когда можно настроить и использовать стандартный шаблон.

Запасливость

(добавляет стоимости к готовой продукции, но не повышает ее качество)

·         Подготовлено больше раздаточного материала, чем необходимо.

·         Оплачено больше интернета, чем требуется для работы.

·         Заготовлено больше снаряжений, чем участвует людей.

·         Произведено больше деталей, чем требовал заказчик.

·         Закуплено больше литературу, чем требуется для понимания процесса.

2. Создание порядка.
Согласно методике необходимо проанализировать все оставшиеся после первого шага дела и расписать приоритеты. Далее следует выстроить последовательность дел в таком порядке: на самые приоритетные задачи выделять больше времени и время это должно быть самым продуктивным периодом дня. По практике большинству людей кажется, что именно так они и работаю, что на приоритеты уходит основное время. Фактически после ежедневного анализа с фиксацией времени затраченного на задачу получается иначе. Важно именно проанализировать затраты своего времени, ведя таблицу в течение двух недель, тогда методика даст результат.

3. Полировка, наведение порядка.
Этот шаг подразумевает уборку рабочего места, чтобы на следующий день все было также просто найти на своих местах. Еще один момент — приведение в порядок «себя»: анализ прошедшего рабочего дня(все ли выполнено, достигнуты ли цели), планирование грядущего день, это позволит начать его более эффективно с самых первых минут.

4. Стандартизация.
На предыдущих шагах был выстроен стандарт работы: отсечены лишние дела, выставлены приоритеты, распланированы и распределены задачи. Осталось ежедневно следовать данному стандарту, чтобы прийти к результату коротким путем.

5. Практика.
При помощи предыдущих шагов сформировался новый подход к работе и важно контролировать себя, чтобы не возвращаться к привычному формату. Применяя новый стандарт, невольно возникают идеи о том, как еще можно улучшить процедуры, таким образом, цикл запускается заново.

6 лайфхаков, упрощающих применение методики Кайдзен

1. Создать и хранить журнал идей о вещах, кажущихся неэффективными. Часто их легче определить в разгаре работы, чем в период холодного анализа.

2. Раз в месяц выделять время на выявление областей с потерей времени у себя и своей команды. Это позволит меньше «расточительствовать», постоянно улучшать ситуацию.

3. Планировать внесение каждого изменения. Важно найти баланс между немедленным внедрением улучшений (чтобы потеря времени не становилась серьезной проблемой) и избегать «перегрузки изменениями».

4. Если изменения в работе сказываются на коллегах, важно проконсультироваться с ними по поводу новых мероприятий и прислушаться к их комментариям!

5. Кайдзен – это способ быстро улучшить работу. Применяя этот подход лишь в отношении себя можно увидеть динамику. Но, объединив идеи и усилия с командой, можно повлиять на ход работы всей компании. Воплотить командный подход в Кайдзен можно совместно изучая методику. Обсудив и договорившись с коллегами как собирать и оценивать идеи, можно создать целую машину усовершенствования рабочих процессов.

6. Поощрять идеи. Чем больше идей, тем больше Кайдзен работает в повседневных задачах. А если сотрудники видят, что их идеи ценны, то превосходят все ожидания по их качеству и количеству.

Кайдзен — это философия, которая поддерживает непрерывные, инкрементные изменения процесса, способствует высокому уровню эффективности. Кайдзен помогает улучшать работу локально у сотрудников, а на организационном уровне может быть мощным командным подходом, который использует предложения и участие людей на всех уровнях. Широкое участие сотрудников может способствовать повышению морального уровня и удовлетворенности, понижению затрат и минимизации необходимости применения жестких мер воздействия на персонал. Удивительно, насколько большое влияние могут оказать небольшие изменения!

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here