Переходим на электронный кадровый документооборот – с чего начать и выгодно ли?

0
463

Принимая сотрудника на работу, компания оформляет около десятка документов. Ежегодно к этому десятку добавляется еще пачка – заявления, дополнительные соглашения к трудовому договору, приказы, табели и прочее. И мало всю эту кипу бумаг правильно оформить, нужны личные подписи сотрудников и правильно организованное хранение. Если штат сотрудников компании – это несколько тысяч человек, и представительства находятся в разных регионах страны и мира, тогда простые кадровые «формальности» превращаются в проблему.

Решением может стать электронный документооборот. Даже в сфере трудовых взаимоотношений сегодня наблюдается тренд к цифровизации.

Активная поддержка оказывается и со стороны государства:

Итак, если компания решилась на цифровизацию…

Первое, что потребуется сделать – на уровне компании признать значимость электронных документов. Позиция руководства в этом случае должна быть четкой – в конкретной области деятельности организация отказывается от бумажных носителей и переходит к цифровым документам, которые равносильны бумажным.

Проще всего для начала отказаться от бумаги в простых процессах делопроизводства – заявки на пропуск, служебные записки и т.п. К этому же перечню можно отнести массовые документы – сведения о рабочем графике смен, письменные уведомления о составе выплат и т.д. Все эти документы не имеют строго определенной формы и не требуют наличия подписи сотрудника.

От бумаги можно отказаться и при ознакомлении сотрудников с локальными нормативными актами, приказами, инструкциями и другими подобными документами. Их можно размещать на внутренних интернет-порталах, отправлять почтой или в корпоративной системе. Даже если ознакомить персонал синформацией нужно под личную подпись, проблем не возникает – для этого достаточно использовать простую электронную подпись (ПЭП).


ПЭП не требует наличия сертификата электронной подписи, то есть не требуется участия удостоверяющего центра, не нужны особые технические и программные средства, при этом в ряде случаев ПЭП признается равносильной собственноручной подписи лица.

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.


Федеральный закон №63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» допускает использование ЭП и приравнивает к собственноручной подписи лица. Опять же внутренняя политика компании должна четко регламентировать порядок использования ЭП, это нужно и сотрудникам – для понимания и правильного применения, и контролирующим инстанциям и судам – чтобы при возникновении споров этот аспект принимался во внимание.


Порядок применения ПЭП в компании должно однозначно пояснять ряд моментов: как получить свой ключ ЭП, в каких случаях (с какими документами) использовать, как именно выглядит процесс подписания документа в системе – какие действия необходимо совершить. Кроме того, важно пояснить зоны ответственности сотрудника, основы и правила безопасного использования ЭП.

Сотрудник должен понимать, что несет личную ответственность за саму ЭП и то, что она приравнивается к личной подписи.


Что касается документов личного характера, например трудового договора, то Трудовой кодекс РФ на сегодняшний день допускает оформление кадровых документов в электронном виде только при взаимодействии с удаленными сотрудниками и с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Однако выпуск сертификата УКЭП – платная услуга, и это становится еще одним сдерживающим фактором.
Несмотря на существующие ограничения, все же частично отказаться от бумаги уже возможно. Если обобщить перечисленные выше факты, то получится небольшой список рекомендаций:

• согласование документов можно полностью перевести в цифровой вид, например запускать процессы в системе электронного документооборота, тогда бумажный документ физически появится только на конечном этапе;
• ознакомиться с инструкциями, нормативными актами и правилами сотрудники могут также в корпоративной системе или на внутреннем интернет-портале, а в качестве личной подписи удобно использовать ПЭП;
• вести справочники кадрового делопроизводства в электронном виде позволяют не только профильные HR-системы, но и другие решения;
• исключить в документообороте компании документы, которые в принципе не нужны – заявления о приеме на работу и отпуск по графику, аналогичные приказы и т.п.
• повышать квалификацию кадровых специалистов нужно в том числе и в области ИТ – знания о современных технологических инструментах помогут правильно формировать требования к внедряемым системам и эффективно взаимодействовать с ними.

Узнать больше о цифровых технологиях в области HR и законодательных аспектах их применения можно будет 20 ноября на конференции DIRECTUMEnterpriseForum 2019. Участников ждут доклады от Сколково, ООО «Локомотивные технологии», Deloitte, ПАО «Сургутнефтегаз», ГК «Р-Фарм» и др. Подробная программа и регистрация на сайте def.directum.ru

В чем выгоды электронного документооборота?

В кадровых процессах участвует в той или иной мере каждый работник, и при большом штате сотрудников нагрузка на HR-службы возрастает. Если компания имеет распределенную структуру с удаленными филиалами, тогда статьи затрат не ограничиваются расходами на печать и хранение.

Экономия на печати документов – наиболее очевидное преимущество перехода на электронный документооборот, однако это не такие уж и значительные расходы. К примеру, если в год компания расходует 50 пачек бумаги (25 000 листов), то при средней стоимости пачки бумаги 250-300 рублей, сумма затрат не превышает и 15 000 рублей. Намного серьезнее вопрос с хранением – некоторые документы по законодательству имеют срок хранения 75 лет, поэтому архивы, в особенности крупных компаний, занимают огромные площади – и это тоже расходы.

Наибольшая статья расходов связана с пересылкой документов. Если компания крупная и имеет филиальную структуру, то электронное взаимодействие окупает себя в короткие сроки.

За год среднестатистический сотрудник подписывает около 20 различных документов, связанных с кадровым делопроизводством (заявления на отпуск, отгул, ознакомление с информацией и технологическими документами под личную подпись и т.д.). Казалось бы, всего не более 15 минут на документ – не более 5 часов в год. Но что, если сотрудников 500 и больше? Это уже, как минимум, 2500 часов. При средней ставке сотрудника 250 руб./час компания уже тратит 625 000 рублей в год, а если работники заняты на производстве (за N минут производится Mтоваров на определенную сумму), то еще сотни тысяч недополученной прибыли. Если же документы необходимо не просто перенести из здания в здание, а организовать доставку документов, например до торговой точки, а потом вернуть их обратно, то затраты будут ещё больше.

Переход на электронный кадровый документооборот сокращает сумму недополученной прибыли – времени на подписание и передачу документов уходит значительно меньше.

***
Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод части документов в электронный вид, автоматизация процессов подготовки и согласования уже сделают процессы эффективнее.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here