Практическое руководство для HR-специалиста по управлению персоналом на удалёнке

0
845
5 шагов успешной автоматизации HR процессов

Бобкова Юлия, HR-специалист, компания Кодеры.


Вот уже вторая неделя удалённой работы. Процессы подбора персонала приостановились, коммуникация между сотрудниками нарушена, а режиму вынужденной самоизоляции нет конца.

Я hr-менеджер компании разработчиков на аутсорсе, и я поделюсь своим опытом управления удалёнными сотрудниками, и расскажу, как мои знания помогли мне быстро сориентироваться в экстренной ситуации.

На дворе XXI век и практически на каждую задачу есть свой рабочий инструмент. Я расскажу о том, какие 5 проблем при переходе офиса на карантин помогла мне решить база знаний WikiWorks.

база знаний WikiWorks

Первая проблема – разрозненность информации

-А где у нас шаблоны тестирования?
-Спроси у Тани.

Знакомый диалог? А ведь каждый сотрудник должен сам знать, где взять тот или иной рабочий документ, где получить ответ на вопрос и не отвлекать коллег.

Именно поэтому нужна корпоративная библиотека. Нет, это не отдельный кабинет с книжными шкафами, в которых стоят учебники по маркетингу и продажам. Это единый информационный портал, где каждый сотрудник может найти необходимые документы, регламенты, контакты, шаблоны и всё необходимое. Скорее всего, что-то подобное в компании хранится у вас на Гугл. Диске в общей папке, но структуры там нет, а настройки доступа к отдельным документам непрозрачны.

WikiWorks — это структурированная база знаний; не просто совокупность всех документов компании, это наглядная корпоративная библиотека с удобной структурой и навигацией.

Доступ к отдельным её документам или целым разделам можно выставлять выборочно для отдельных сотрудников, отделов компании или для всей организации в целом. Вы можете всегда проверить и отредактировать настройки доступа. Это поможет избежать путаницы, ведь зачем отделу продаж вникать в документы отдела маркетинга, но отдельную статью о лидогенерации и руководстве по работе с crm всё же стоит почитать обоим отделам.

Быстрый доступ к любой информации в эпоху карантина – настоящее спасение.

Вторая проблема – нарушенная коммуникация

Нарушение привычной рабочей коммуникации кажется не самой страшной проблемой: ведь, если не можешь обсудить вопросы лично в переговорной, то напиши в чат или позвони по телефону или видео-связи. На самом деле, этот вопрос нужно тщательнее урегулировать.

Во-первых, нужно подобрать единый для всех корпоративный мессенджер, а во-вторых, целый корпоративный новостной портал.

Третья проблема – контроль за изучением материалов

Если в офисе общую информацию вы всегда можете объявить на собраниях, то при домашней форме работы проконтролировать, что вас услышали и поняли, намного сложнее. У WikiWorks под каждым документом или статьёй есть лайки и комментарии, это увеличивает вовлеченность участников платформы, а модули тестирования помогут понять, насколько внимательно сотрудник изучил новый регламент.

Есть также кнопка «Изучено». Ее нажатие означает, что сотрудник ознакомился с материалом. Кнопка сбрасывается, когда обновляется материал. Без нажатия этой кнопки по всем назначенным материалам платформа не откроет доступ к тестированию.

Четвертая проблема – нарушен командный дух

Согласитесь, эффективность работников компании заметно упала. И это не значит, что коллеги не умеют работать из дома. Это может означать, что они напуганы ситуацией в мире и не могут собраться с мыслями, боятся увольнения из-за кризиса. В таких условиях важно поддерживать командный дух, выкладывать позитивные новости, вдвое больше работать над тимбилдингом на удалёнке, как бы парадоксально это ни звучало.

Понять ситуацию и поддержать руководство – дело каждого. Именно поэтому важно ежедневно вести корпоративную колонку новостей.

  • Во-первых, это отвлекает от негативного инфополя в интернете.
  • Во-вторых, это вовлекает в корпоративную культуру, заставляет чувствовать себя в безопасности в надёжной компании и не отвлекаться на тревожные мысли.
  • В-третьих, это рассказывает коллегам о векторе развития компании в сложные времена, задаёт боевой настрой.
  • Ну и, конечно, своевременно держит в курсе всех изменений внутри компании.

У WikiWorks есть проработанный дашборд, где реализована новостная лента, отображающая события и изменения в материалах, а также блок виджетов, где сотрудник получает персональную информацию по статусам материалов и тестированию.

Такие новости, как приветствие нового сотрудника или пополнение базы знаний появляются в ленте новостей автоматически, что экономит рабочее время и не позволяет ничего забыть.

Пятая проблема – финансовая мотивация

Скажу сразу, нашей компании это не коснулось, но некоторые организации (особенно это затронуло сферы туризма и услуг) на время карантина пошли на крайние антикризисные меры.

Чтобы сохранить коллектив, не потерять бизнес и ценных сотрудников, руководители компании временно перевели работников на МРОТ. Если в компании работает дружный и лояльный коллектив, то его участники с пониманием относятся к вынужденным мерам. Тем более, что в противном случае, они окажутся без работы, а найти новую во время карантина кажется практически невозможным.

Конечно, при такой системе сохраняется схема оплаты fix+kpi. И если сотрудник продолжает приносить в компанию деньги даже в такое сложное время, то он получает свой процент со сделок.

Также административные кадры, особенно эффективно помогающие справиться со сложностями карантина, получают премии. Чтобы система мотивации была прозрачной, на WikiWorks разработан специальный модуль премий и штрафов. При помощи такого функционала персонал будет видеть, какую сумму он получит в этом месяце. Прозрачность системы оплаты труда всегда вызывает положительный отклик.

Приятные бонусы

Скажем так, когда я переводила компанию на WikiWorks и адаптировала персонал к новой платформе, то не отметила для себя этого плюса. Но сейчас в сложившейся ситуации понимаю ценность: регистрация на платформе очень быстрая – доступы автоматически приходят на почту сотруднику, которого внесли в структуру компании.

Работа с сервисом интуитивно понятная и не требует долгого руководства и обучения, времени на видео-уроки. Коллективу потребовалось пару дней, чтобы привыкнуть к новому рабочему инструменту. А время на сегодня – ценный ресурс.

Как и многие другие сервисы WikiWorks поддерживает переход на удалёнку и предоставляет бесплатное пользование всеми модулями до конца мая.

база знаний WikiWorks.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here