С 1 июля 2018 года устанавливаются новые требованиям к копиям трудовых книжек и первичке.

0
4679
оформление нового сотрудника на работу

С 1 июля 2018 года вступает в силу гост Р 7.0.97-2016. В соответствии с приказом Роструда от 25 мая 2017 года, в копии трудовой книжки и других документов, которые выдаются персоналу по их требованию для представления в различные организации, следует указывать фактический адрес нахождения оригинала документа.

1 июля 2018 года начинает действовать приказ Роструда от 25 мая 2017 г. № 435-ст, изменивший правила, по которым организации-работодатели заверяют копии. Фактически этим документом чиновники вводят в работу кадровиков новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Работодателям обязаны ставить в копиях трудовых книжек и других первичных документов работников, направляемых в сторонние учреждения и компании, отметку о том, где хранится оригинал. Также меняется формулировка заверения копии документа, которая остается внутри организации.

Требования к делопроизводству по новому ГОСТу

По новому ГОСТу представитель организации, которому требуется копия документа, должен заверить ее не просто словом «Верно», а указать в записи свою должность, расшифровку подписи и дату заверения копии. Это касается заверения так называемых внутренних копий деловой документации. Например, в ситуации, когда отдел по кадрам копирует документы для структурных подразделений компании.

Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа, например, той же трудовой книжки. При этом в записи или штампе должно быть указано не только наименование организации или ФИО гражданина, но и фактический адрес.

Выглядеть такая запись может, например, так:
“Верно. Подлинник документа хранится в ООО “ААА” по адресу: город Москва, проспект Мира, дом 1, оф. 11 в деле № 111 за 2018 год. Инспектор по кадрам подпись Иванова /Иванова А.А./ 1.06.2018

Эту запись свой личной подписью должен заверить уполномоченный сотрудник. Подпись должна обязательно быть с расшифровкой. Кроме того, если организация-работодатель использует круглую печать, то на записи необходим ее оттиск.

Роструд даже уже выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.

Ответственность за нарушение правил делопроизводства

Руководители компаний несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства. Поэтому именно им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа.
Его размер составляет от 300 до 500 рублей на должностных лиц.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here