Системы контроля рабочего времени персонала на ПК: мнения российских компаний «за» и «против»

0
908
Системы контроля за персоналом, контроля рабочего времени персонала на ПК

В условиях усиливающейся конкуренции российские работодатели все больше озабоченны повышением эффективности своего персонала. Для этого разрабатываются программы мотивации или внедряют систему штрафов, проводят мероприятия для повышения лояльности, внедряют обучение и развитие персонала и т.п., а также, набирающую популярность в компаниях — внедрение систем контроля рабочего времени сотрудников. Причем акцент смещается в сторону контроля за работой офисного персонала.

Автоматизированные системы контроля действий сотрудников

Автоматизированные системы контроля действий и рабочего времени позволяют компаниям контролировать работу офисных сотрудников за компьютером (производить сбор, хранение и анализ данных на компьютере).

Системы контроля за действиями сотрудников на ПК позволяют:

— мониторинг в режиме реального времени;
— активность в Интернете на веб-сайтах;
— активность в программах;
— запись нажатия клавиш — кейлоггер;
— интернет-мессенджеры, skype;
— активность в социальных сетях;
— мониторинг поисковых систем;
— мониторинг внешних носителей информации;
— контроль использования принтера.

Анализ данных систем контроля сотрудников позволяет выявлять:

1. Ненадлежащее выполнение сотрудниками своих должностных обязанностей.
2. Неэффективных сотрудников и прокрастинаторов.
3. Предотвращать утечку информации и регистрировать факты разглашения коммерческой тайны или факты утечки корпоративных, персональных данных.
4. Сотрудников, собирающихся уволиться.
5. Нарушение и нарушителей трудовой дисциплины.
6. Контроль за производительностью сотрудников.

Практика применения автоматизированных систем контроля за действиями сотрудников в России пока находится на низком уровне. По оценкам участников рынка, примерно от 10 до 15% российских компаний применяют автоматизированные системы контроля. В заграничных компаниях, по разным оценкам, этот показатель достигает уровня 60-70%.

Разработчики систем уверяют в том, что использование технологий мониторинга сотрудников может серьезно увеличить производительность труда в компаниях. Бизнес в этом отношении разделился на два лагеря: внедрение контроля приводит к росту эффективности персонала и напротив, снижает эффективность и мотивацию.

Мы узнали у нескольких российских компаний о том, что они думают о контроле за действиями сотрудников. Какая система управления персоналом приносит больше всего пользы бизнесу — контроль за действиями сотрудников, отношения на доверии или гибкие решения. Мнения поступили очень разные.

 

«ЗА» внедрение систем контроля персонала:

 

Владимир Шлыков, генеральный директор "id:Result"Владимир Шлыков, генеральный директор «id:Result».

«При обычном росте оборота в год на 25%, после внедрения системы удаленного контроля рост составил 48%»

У меня небольшое маркетинговое агентство. В штате в разное время от 5 до 7 человек. Все работают удаленно. Такая форма работы была выбрана осознано, так как имеет ряд преимуществ, как для сотрудников, так и для компании. Спустя 1,5 года использования 2-х факторной системы контроля, однозначно уверен в ее необходимости. Причем и для компаний, работающих в офисах.

Первоначально никаких систем контроля у нас не было. Был таск-менеджер, в котором ставились задачи и сотрудники сами указывали затраченное на эти задачи время. Не всегда все задачи делались в срок и быстро. Беседы на тему того, что это плохо и для компании и для сотрудников, не имели никакого успеха.

В результате было принято решение на все компьютеры поставить одно из популярных десктопных решений. Программа в указанные рабочие часы контролирует запущенные программы, открытые окна браузера, активность пользователя. Как результат, выяснилось, что практически каждый в рабочее время занимался фрилансом. Ущерб для предприятия очевиден.

Не смотря на то, что программу ставили сами сотрудники и им было объяснено зачем это делается, поменять отношение к работе уже не получилось. Люди изначально шли с установкой, что раз это «удаленка», то можно будет работать в пол силы. Всех пришлось уволить.

Новые кандидаты сразу предупреждались о контроле за их работой. Часть кандидатов это отпугнуло. Те, кто согласились в основном выполняют свои обязанности хорошо. Нашлись и такие, которые искали способы систему обмануть, но не вышло.

Таким образом, для людей ответственных, которые готовы работать, подобные системы не являются демотиватором и в то же время эти системы помогают как выявить недобросовестных среди действующих сотрудников, так и избежать приема таковых на работу. В итоге получаем эффективно работающую команду.

Ну и самое интересное. При обычном росте оборота в год на 25%, после внедрения системы удаленного контроля рост составил 48%. Уверен, отчасти из-за повышения эффективности труда, которого не удавалось добиться беседами и бонусами.

 

Алексей Николаев, Заместитель генерального директора «Центр 23 век»Алексей Николаев, Заместитель генерального директора «Центр 23 век», автор книги «Мобильная связь на пути к 6G»

«Не стоит смешивать две принципиально разные цели подобной слежки: обеспечение информационной безопасности и обеспечение эффективности сотрудников»

Первый модуль должен быть «по-умолчанию» в любой компании. Все опасные деяния пользователя (использование для конфиденциальных данных бесплатных «облаков», копирование на внешние носители коммерческих тайн и т.п.) должны автоматически пресекаться. Это даже не обсуждается. Громкие скандалы с утечкой данных случаются уже почти каждый месяц.

Что касается слежки за КПД, то в России — это пустая трата денег. У нас слишком большой советский опыт работы по И.Б.Д. (Имитация Бурной Деятельности). Его неоднократно высмеивали сатирики-классики.

А любое подобное ограничение мы часто воспринимаем, как личное оскорбление и прилагаем неимоверные усилия, чтобы его обойти, даже если нам это не нужно. В результате ресурсы начинают теряться еще и на «окопную войну» «работодатель — сотрудник». На мой взгляд, подобные системы — это роспись работодателя в неспособности мотивировать своих сотрудников на работу. а значит в не профессионализме.

 

Михайленко Евгений Владиславович, директор Ассоциации экспертов системного менеджмента "МихиКо"Михайленко Евгений Владиславович, директор Ассоциации экспертов системного менеджмента «МихиКо», К.Ю.Н., автор бестселлеров «Архитектура высокоэффективного бизнеса», «Антикоучинг», «Пособие карьериста»

« …Показатели отклонения их ключевых параметров от заданных. Вот эти отклонения и являются индикатором ситуации»

Что касается технических средств контроля, то здесь имеет значение даже не непосредственный контроль за действиями сотрудников, а показатели отклонения их ключевых параметров от заданных. Вот эти отклонения и являются индикатором ситуации.

Святое правило руководителя – поручать исполнение задач тому, кто способен с ними справиться. Способность справиться с задачей проистекает из двух посылок (если задача исполнима в принципе):

1. Персональные способности исполнителя;
2. Наличие у исполнителя соответствующих ресурсов, в том числе, административно-распорядительных.

Если Вы ставите задачи без учета этих двух факторов, Вы попусту тратите время, свое и подчиненных.

В случае, если задача подразумевает участие нескольких исполнителей, и Вы, разумеется, назначили из них ответственного исполнителя, без особой нужды в том, старайтесь не влезать во взаимоотношения ответственного исполнителя и других исполнителей. Избегайте «руководства через голову». Не следует непосредственно руководить подчиненными Ваших подчиненных. Во-первых, тем Вы будете подрывать авторитет Ваших подчиненных, ответственных за задачи, а во-вторых, Вы сами утонете в текучке и не сможете из массы лишней для Вас информации разглядеть действительно важную, а к руководителю должна попадать только такая информация. Умейте делегировать несущественные для Вашего уровня технические вопросы исполнителям.

Выражаясь фигурально — не стойте за спиной исполнителя. Хотите, чтобы от Вас было много пользы — не мешайте! Контролировать нужно не людей, а исполнение задач, а для этого Вы и назначаете ответственных исполнителей, которые, в свою очередь, отчитываются перед Вами по заданным Вами параметрам в заданных Вами контрольных точках.

Старайтесь отслеживать моменты, когда сотрудники начинают пытаться манипулировать Вами и осуществить так называемое «обратное делегирование». Такие манипуляции довольно несложно распознать.

Перечислю для примера некоторые из них:
1. Апелляция к экспертизе («Вы знаете лучше», «никто, кроме Вас с этим не справится», «только у Вас есть подобный навык»).

2. «Взятие измором»:
— сотрудник каждый раз сдает задачу с существенными недоделками в надежде на то, что Вы в конце концов плюнете и сделаете все сами;
— сотрудник начинает заваливать Вас бесконечным количеством вопросов, относящихся к задаче, и Вы понимаете, что проще самому сделать, чем ответить на все эти бесконечные вопросы.

3. Имитация занятости. Сотрудник пытается создать у вас иллюзию, что у него не хватит времени на выполнение данной задачи:

— имитация бурной деятельности. Сотрудник создает вокруг себя бесконечное количество совещаний, готовит массу презентаций, графиков, планов, при этом конкретного результата работы нет.

— имитация сильной загруженности. Сотрудник постоянно занят, все время что-то делает, сидит на работе до ночи, жалуется, что «он один тащит весь отдел на себе, остальные прохлаждаются, передайте эту задачу тем бездельникам», тогда как в реальности задач у него совсем немного.

 

Обобщим положительные моменты внедрения системы контроля за действиями сотрудников.

Аргументы «ЗА»:

1. Умный контроль — это основа правильного управления персоналом.
2. Выявление массовых «пожирателей времени» у сотрудников.
3. Выявление неэффективных сотрудников, «лентяев», прокрастинаторов.
4. Контроль не ради контроля, а выявление и корректировка параметров выходящих за границы допустимых. Эти отклонения являются индикатором ситуации.
5. Обеспечение информационной безопасности.
6. Контроль за удаленными сотрудниками.
7. Дисциплинирует персонал. Осознание сотрудниками, что их деятельность мониторится, вынуждает быть эффективнее, планировать свою работу.
8. Обнаружить процессы, которые можно выполнять эффективнее, скорректировать их и повысить производительность труда.

«ПРОТИВ» внедрения систем контроля персонала:

Александр Лещинский, генеральный директор компании EffectiffАлександр Лещинский, генеральный директор компании Effectiff и проекта Cloud Interpreter

«По моему опыту, контролировать сотрудников нужно. Но я против тотального контроля, когда это превращается в преследование»

По моему опыту, контролировать сотрудников нужно. Но я против тотального контроля, когда это превращается в преследование. Такие методы могут только испортить рабочие отношения.

Тотальный контроль не имеет смысла по двум причинам. Во-первых, он не дает человеку полноценно раскрыться. Во-вторых, занимает слишком много времени. И это не все минусы контроля.

Не всегда приятно узнавать о человеке какие-то факты и после этого продолжать с ним сотрудничать. Тут работает поговорка «Меньше знаешь – лучше спишь».
Кроме того, при жестком контроле сотрудники занимают оборонительную позицию, становятся тревожными и тратят много энергии на то, чтобы «защищаться».

На моей практике был такой случай. Менеджер вдруг перестал показывать нужные для компании результаты. Это продолжалось два месяца подряд. Естественно, на него упало пристальное внимание. Сотрудник говорил, что делает все, что в его силах и постоянно думал о том, что его прослушивают, читают переписку с клиентами. Все этого его сильно демотивировало.

В результате он пришел ко мне и сказал, что от тотального контроля у него вообще пропадает желание стараться и приходить на работу. Мы выбрали более мягкую тактику, ослабили контроль и действительно после этого результаты сотрудника пошли в гору. Мы увидели его старания. Сейчас этот менеджер в нашем топе, а ведь тогда он чуть было не уволился!

В целом я убедился, что можно и нужно контролировать только исполнение поставленных задач. Не более. Если сотрудник не приносит результатов, значит, у него нет работы. Либо его нужно поменять. Я скорее уволю человека, чем буду контролировать его каждый шаг.

 

Анастасия Ильичева, операционный директор employer брендингового агентства «makelove»Анастасия Ильичева, операционный директор employer брендингового агентства «makelove»

«Если это представители творческих профессий, то забудьте о жестком контроле»

Чтобы осуществлять контроль активности сотрудников, нужен подходящий инструмент. В банках, например, используют биометрические системы, которые не только позволяют контролировать посещаемость, но и отвечают за безопасность: в определенные помещения можно попасть только по отпечатку пальца.

Некоторые работодатели доходят до абсурда: устанавливают камеры и прослушки в офисах, делают скриншоты рабочего стола, проверяют менеджеров и секретарей на детекторе лжи. При этом каждый сотрудник в курсе данных мер, несмотря на то что они внедряются под грифом «секретно». Такой тотальный контроль выглядит мелочно и служит для сотрудников поводом стройными рядами покидать компанию.

Как же найти золотую середину? В первую очередь проанализируйте, какие сотрудники составляют основу вашего коллектива. Если это представители творческих профессий, то забудьте о жестком контроле.

Для дизайнеров уместно организовать дополнительные лекции по искусству и архитектуре, зону отдыха с занимательной литературой, и возможность реализовываться в рамках рабочей зоны: пусть разрисуют стены, наклеят любимые стикеры и даже включат музыку.

Все иначе будет с IT-коллективом: создайте тишину и покой в рабочей зоне, ведите коммуникацию только с помощью мессенджеров, разрешайте иногда поработать из дома.
Мы в makelove пошли еще дальше: у каждого сотрудника есть ключ от офиса, дающий возможность доступа 24 часа в сутки. На рабочих столах можно найти любой предмет – от маски Дарта Вейдера до бутылки прекрасно выдержанного коньяка. Над головой нашего SMM-менеджера висит указатель улицы, родом из Украины, а за спиной коммерческого директора – плакат с розовым пони.

В то же время мы понимаем, что подобный уровень свободы приемлем только тогда, когда эффективность бизнеса напрямую зависит от его креативности. Получая свободу, сотрудник должен четко понимать, что она неотделима от дополнительной ответственности и самостоятельности, поэтому мы четко отслеживаем результаты работы и соблюдение сроков реализации проектов.

 

Максимова Маргарита, руководитель отделения по персоналу и коммуникациям ООО «Ремарк»

«Давайте направлять наше внимание на вовлеченность Сотрудников в компании, и тогда бизнес в России и уровень сервиса будет расти!»

Я «Против» именного такого контроля. Во-первых, 100% наших Сотрудников работают в интернете: программы поставщиков, сайты поставщиков, сайты клиентов, мониторинг тех и других, поиск идей, новой продукции, мероприятий и новых клиентов, продвижение, пиар и партнерство.

Мы занимаемся брендированием корпоративных сувениров и подарков, а в этой области прогресс не стоит на месте. Социальные сети это один из вариантов «касания» клиента, получить данные о нем и его компании, и уже подготовленным идти на контакт с ним.

У нас конечно же есть система контроля, но она связана с планами каждого Сотрудника, поставленными квотами (план продаж, объем выработки, баллами по проверочным спискам и т. д.) и достижением поставленного результата. Это наиболее эффективный инструмент для контроля.

Советую не смотреть в эту сторону, смотрите шире. Например, ответьте на «почему Ваши сотрудники сидят в сетях в личных целях?» Ответов на данный вопрос может быть несколько: объем работы меньше, чем Сотрудников, с него не спрашивают результат (а зачем тогда напрягаться?), ему не интересно или скучно заниматься данной деятельностью, или он не знает как это делать и т. п.

Давайте направлять наше внимание на вовлеченность Сотрудников в компании, и тогда бизнес в России и уровень сервиса будет расти!

 

Екатерина Немешева, менеджер по персоналу "ВЕНЕТА СИСТЕМ"Екатерина Немешева, менеджер по персоналу «ВЕНЕТА СИСТЕМ»

«По своему опыту могу сказать, что тотальный контроль за сотрудниками не мотивирует и не ведет к росту эффективности»

По своему опыту могу сказать, что тотальный контроль за сотрудниками не мотивирует и не ведет к росту эффективности. В моей практике был опыт, когда работодатель ввел жесткие ограничения.

За сотрудниками велся мониторинг их деятельности за рабочим компьютером: следили на какие сайты заходят, что там делают. Требовали писать объяснительные. Лояльные сотрудники смирились с этими ограничениями, но на их производительности это никак не сказалось. Многие ушли. Больше всего сотрудников уволилось из отдела продаж.

У нас в компании был момент, когда на несколько месяцев мы отключили социальные сети, но меньше пользоваться ими сотрудники не стали — перешли в телефоны. Поэтому бесполезные блокировки быстро отменили.

Не вижу ничего плохого в том, чтобы отвлечься на 10 минут. Все сотрудники знают свои задачи, четко планируют рабочий день. Если они справляются с заданием, то и ограничений не требуется. Плохого сотрудника можно вычислить не потому, сколько времени он уделяет личным делам, а по производительности и качеству его работы.

 

Борис Альхимович, управляющий директор event-агентства Redday

«Мой многолетний опыт показывает, что система поощрений приносит гораздо лучший результат, чем политика запретов»

По моему мнению, система активной слежки за сотрудниками, также, как и политика запретов, крайне не продуктивна, а количество наказаний за их нарушение обратно пропорционально уровню производительности труда.

Вообще это прямой индикатор, говорящий о слабости корпоративной культуры, и, как следствие, низкой мотивации сотрудников, которая не может не отражаться на их эффективности. Компания, в которой приходится следить за каждым шагов персонала, ограничивать их и принуждать, заведомо проигрывает структуре, где работникам предоставляется относительная творческая свобода. Об этом свидетельствую определенные финансовые показатели.

К примеру, очень часто мы можем наблюдать такую картину, когда сотрудники приходят на работу отбывать повинность, исправно отсиживая положенные 8 часов и соблюдая приличия, предусмотренные ТК РФ и правилами внутреннего распорядка, при это эффективность таких сотрудников крайне низка. Здесь играет роль банальный человеческий фактор, если работник не видит к себе человеческого отношения — у него нет мотивации стараться, выполняя трудовые обязанности. Дополнительная система контроля может лишь усугубить положение.

Мой многолетний опыт показывает, что система поощрений приносит гораздо лучший результат, чем политика запретов. Особенно страшна подобная система для современных молодых компаний, образовавшихся в последние 10-15 лет, т. к. в наше время у многих сотрудников месенджеры, социальные сети, форумы, блоги и т.д. – рабочие инструменты, через которые они поддерживают деловые контакты.

Если запрет на пользование социальными сетями является единственным инструментом, который может заставить сотрудника работать, то стоит задуматься о квалификации и эффективности управленческого состава, который отдает львиную долю рабочего времени не решению задач компании, а контролю системы контроля за каждым шагом рядовых сотрудников.

 

Отрицательные моменты внедрения системы контроля за действиями сотрудников.

Аргументы «ПРОТИВ»:
1. Общая деморализация персонала и снижение вовлеченности.
2. Снижение эффективности сотрудников, из-за психологического давления.
3. Внедрение не сказывается на эффективность персонала, персонал ищет пути обхода или обмана системы контроля.
4. Неприменимость для творческого персонала.
5. Повышенная текучесть персонала и угроза потерять ключевых сотрудников.
6. Дополнительные расходы, которые можно пустить на разработку программ мотивации.

Обобщая комментарии компаний «за» и «против», можно сформировать рекомендации для компаний, решающих о целесообразности внедрения систем контроля.

При принятии решения о внедрении вы должны обратить внимание:

1. Контроль — не панацея от проблем в бизнесе. Персонал не всегда виноват.
2. Согласуется ли ваша специфика бизнеса и специфика отрасли с системой контроля.
3. Согласуется ли ваша корпоративная культура и психологическая атмосфера в офисе с введением контроля. Не пострадает ли от этого.
4. Какой вид контроля персонала вы выберите — тотальный или несколько элементов.
5. Как внедрить контроль, чтобы он не стал демотивирующим фактором для вашего персонала.
6. Если установлены ограничения, значит должна быть разработана адекватная система предупреждения при нарушении.
7. Персонал должен быть поставлен в известность, что за ними следят.

«Ничего личного, это просто бизнес»

Применение специализированных программ, обеспечивающих контроль над действиями работников, не противоречит действующему законодательству.

Но юристы предупреждают, что в этом вопросе нужно проявить повышенную бдительность и не нарушить трудовое законодательство и право сотрудника на частную жизнь.

Вести мониторинг работы персонала можно, но при соблюдении определенных условий:

— сотрудники должны быть письменно извещены, что применяется система контроля. Работодатель должен учитывать все риски установления незаконной слежки за сотрудниками. По ст. 21 ТК РФ сотрудник имеет право располагать достоверной развёрнутой информацией обо всех нюансах условий труда.

— система контроля должна быть связана только с выполнением сотрудником трудовых функций и обязанностей и не должна затрагивать личную жизнь сотрудника. Ответственность за возможное раскрытие содержания личных сообщений (персональной информации), в первую очередь, ложится на самого сотрудника, если он ведёт переписку со служебного почтового ящика или пользуется другим оборудованием, принадлежащим компании.

— использовать информацию о личных контактах и переписке персонала в объёме, необходимом лишь для установки факта нарушения правил трудового распорядка.

Внедрять или нет системы контроля за сотрудниками, каждая компания должна решать самостоятельно, многое зависит от специфики бизнеса и отрасли, уровня эффективности и лояльности персонала, корпоративной культуры и атмосферы в офисе.

[Посмотреть как работает CleverControl]

Как организовать контроль работы персонала

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here