Умный контроль сотрудников. Зачем и как правильно это делать?

2
1836
система контроля работы персонала CleverControl
iSpring

Результаты социологических исследований показывают, что около 70% убытков предприятию причиняет халатное отношение сотрудников к выполнению своих служебных обязанностей. Вывод напрашивается сам собой: для улучшения экономических показателей любой компании необходимо свести к минимуму, а в идеале полностью исключить, негативное влияние персонала на её деятельность.

Как это сделать? Ведь труд офисного работника достаточно специфичен. В течение рабочего дня сотрудники выполняют десятки микроопераций: общаются в корпоративных мессенджерах, обрабатывают потоки поступающей по электронной почте корреспонденции, отвечают на звонки, занимаются поиском нужной информации и т. п.

Большую часть времени они проводят за компьютером. Поэтому работодателям бывает непросто контролировать качество работы и объективно оценивать личную продуктивность каждого из них.

Зачем нужна система контроля работы персонала?

1. Выявление ненадлежащего выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей. Пуская всё на самотёк и не контролируя выполнение поставленных задач, работодатель ставит под угрозу успех собственного бизнеса. Ведь несвоевременное выявление неэффективных работников приводит к сорванным дедлайнам, прогоревшим проектам, неподписанным контрактам, некачественно выполненным заданиям и другим крайне неприятным последствиям.

2. Выявление прокрастинаторов. Независимо от того, почему сотрудник откладывает выполнение поставленных задач на последний момент, он приносит компании вред. Во-первых, срыв сроков сдачи проекта может обернуться для работодателя штрафами, неустойками, конфликтами с деловыми партнёрами и, конечно же, подмоченной репутацией. Во-вторых, если работа делается в последний момент, уже не остаётся времени для проверки, согласования и внесения правок.

3. Контроль при адаптации новичка. Новый сотрудник быстрее включится в рабочие процессы, если ему предварительно объяснят специфику работы, а не предоставят возможность разбираться в этом собственными силами, используя метод проб и ошибок. Руководителю важно знать, как непосредственный начальник общается с новичком. Рассказывает ли ему, как тот справляется с выполнением поставленных задач? В то же время коммуникации должны быть направлены и в обратную сторону. Поэтому работодателю необходимо отслеживать, задаёт ли новый сотрудник вопросы своему куратору и насколько внимательно он относится к полученным замечаниям.
Независимо от специфики работы новичку важно познакомиться с сотрудниками, наладить с ними неформальные отношения и как можно быстрее влиться в коллектив. Если руководитель не будет контролировать этот процесс, новый работник может ограничиться только узким кругом знакомств. В результате, у него проявляется адаптационный стресс, что повышает риск формирования напряжённой психологической обстановки в коллективе.

4. Выявление сотрудников, собирающихся уволиться. Накануне ухода в другую компанию работники стараются использовать нынешнее место работы с максимальной пользой. Они распечатывают резюме на офисном оборудовании, рассылают отклики на объявления о вакансиях с рабочего компьютера и ищут возможность ходить на собеседования в рабочее время. Увольняясь, около половины «перебежчиков» забирают с собой служебные документы, базы контрагентов, а нередко и конфиденциальную информацию. Поэтому очень важно своевременно выявить сотрудника, собирающегося уйти или поступить непорядочно.

5. Выявление нарушителей трудовой дисциплины. По оценкам специалистов, около 20% работников при удобном случае готовы переступить закон. Поэтому одной из ключевых задач грамотного руководителя является контроль персонала и предупреждение негативного воздействия нерадивых сотрудников на работу компании.

Сюда можно отнести:
— нерациональное использование рабочего времени;
— выполнение работ на другого работодателя или «фриланс»;
— нарушение норм корпоративной культуры;
— проявление лояльности к клиентам за вознаграждение с их стороны;
— фальсификация отчётов;
— использование служебного оборудования и баз данных в личных целях;
— финансовые правонарушения.

6. Контроль производительности сотрудников позволяет своевременно определить проблемы при выполнении тех или иных задач. А вовремя предупреждён – значит, надёжно вооружён.

Как лучше организовать контроль сотрудников?

Для контроля работы офисных сотрудников лучше остановить выбор на программных средствах. Условно их можно разделить на 2 типа:

• ПО, контролирующее качество выполнения сотрудником своих служебных обязанностей;
• Программы, предназначенные для обеспечения информационной безопасности.

Выбрать лучший из этих вариантов практически невозможно. Поскольку для эффективной работы компании нужны оба. Поэтому современный рынок информационных технологий предлагает комбинированные решения. Одним из них является программа CleverControl.

Её функционал позволяет получить детальную информацию о деятельности персонала на протяжении рабочего дня. Ведь сам факт нахождения сотрудника в офисе не означает, что всё это время он продуктивно работает, а не серфит в интернете.

система контроля работы персонала CleverControl

CleverControl помогает определить, какой процент рабочего времени работник использовал для решения бизнес-задач, а сколько прокрастинировал на развлекательных сайтах и в социальных сетях. Программа собирает информацию обо всех URL-адресах, отслеживает время и продолжительность посещения веб-ресурсов.

система контроля работы персонала CleverControl контроль посещения сайтов

Программный продукт оснащён набором функций, которые позволяют записывать все нажатия клавиш, клики компьютерной мыши и поисковые запросы в различных программах, приложениях и веб-браузерах. Также CleverControl способен мониторить обмен сообщениями в 20-ти популярных мессенджерах.

Каждый раз, когда меняется URL или активное окно, программа делает скриншот экрана. Помимо этого, с помощью подключённого к компьютеру микрофона она может записывать звуки, а через веб-камеру следить за всеми происходящими в офисе событиями и делать снимки, соответствующие настройкам пользователя.

Сервис не только отслеживает использование программ и приложений, но и фиксирует случаи применения внешних накопителей информации. Программа также контролирует тип документов и количество страниц, отправленных на печать. Это позволяет оптимизировать расходы на обслуживание принтера, выявить случаи нецелевой печати и утечку конфиденциальной информации в виде распечатанных документов.

CleverControl обеспечивает просмотр от 1 до 16 экранов одновременно. На основе собранных данных программа формирует подробные отчёты, которые подаются в виде удобных графиков и диаграмм. Руководитель может посмотреть их в удалённом режиме из любой точки мира.

система контроля работы персонала CleverControl

Организовывая контроль за работой персонала, важно не переусердствовать. В противном случае вы можете утратить атмосферу доверия и рискуете потерять лояльность сотрудников. Поэтому не забудьте поставить их в известность о проведении контроля. Постарайтесь донести до них важность этих мероприятий и заранее оговорите наказание за противоправные действия.

[Посмотреть как работает CleverControl]

Как организовать контроль работы персонала
iSpring

2 КОММЕНТАРИИ

  1. Думаю зачем сейчас никто не задает, так как каждый из нас хочет получать продуктивную работу от сотрудников, и чтоб они действительно занимались работой, а не пили постоянно чаи или сидели в интернете по другим делам. Мы вот себе по этому поводу установили Kickidler, она полностью контролирует все компьютеры, и главное даже запись экрана ведет, в любой момент можно просмотреть чем занимался сотрудник. Такие программы конечно спасают от недобросовестных работников.

  2. Такие системы как правило «перегибают палку» — собирая все что нужно и не нужно. К тому же устанавливаются на каждом устройстве — что оставляет пути для обхода и отключения программы, потенциально замедляет работу. Как альтернатива, есть действенные, но не требующие установки на каждом устройстве системы

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here