Нато Троценко, менеджер по взаимодействию с органами власти OPEN Group.
Сегодня уже очень многие бизнес-процессы переведены в цифровой формат. Электронный документооборот в том или ином виде внедрен уже не только в бизнесе, но и в органах власти всех уровней. Однако кадровая документация до сих пор в большинстве случаев оформляется, подписывается и хранится на бумаге. Почему так сложилось? Что мешает кадровым службам идти в ногу со временем?
По мнению руководителя направления оптимизации и автоматизации бизнес-процессов OPEN Group Анастасии Баженовой, в большей степени продолжение «бумажного» кадрового учета обусловлено психологическими факторами недоверия как работников, так и работодателей к онлайн взаимодействию, страхом перед чем-то новым. Пугают риски потери данных, отказа систем, обмана со стороны недобросовестных работодателей, утечки персональных данных.
Для работника бумага– это осязаемая надежность, её можно потрогать, показать, человек чувствует свою защищенность. Со стороны работодателей, при всех возможных плюсах от электронного документооборота, также существуют определенные сложности, тормозящие его внедрение.
Например, важна техническая оснащенность работодателя и ее соответствие требованиям по хранению как персональных данных работников, так и самих документов кадрового учета. Необходимо обеспечение средствами коммуникации работника – у него должен быть компьютер или смартфон, удовлетворяющие требованиям систем ЭДО, и стабильный Интернет.
Кроме того, работник должен обладать необходимым уровнем компьютерной грамотности, чтобы без труда воспользоваться преимуществами электронного взаимодействия. Из всех указанных факторов вытекают значительные финансовые затраты, которые готова нести не каждая компания.
Тем не менее, всё больше работодателей стремятся упростить свои бизнес-процессы, многие уже перевели в онлайн формат процедуры оформления отпусков, командировок, направления различного рода уведомлений работникам и многие другие активности.
Кроме того, в Трудовом кодексе предусмотрен обмен электронными кадровыми документами, подписанными электронной цифровой подписью (ЭЦП), для такой категории персонала, как дистанционные работники. Однако основные кадровые документы все еще дублируются в бумажном формате.
Необходимость цифровизации кадровых процессов в наше время очевидна. И в марте 2020 года стартовал эксперимент Минтруда по внедрению электронного кадрового документооборота, участником которого является OPEN Group.
Решение о проведении эксперимента оказалось очень своевременным и совпало с периодом самоизоляции и ограничений, связанных с распространением коронавирусной инфекции во всем мире. По оценкам Минтруда России во время пандемии на удаленную работу перешло почти 6 млн человек. И стало понятно, что диджитализация кадрово-административной функции просто необходима и бизнесу, и самим работникам.
Ведь трудовое законодательство до сих пор обязывает работодателей обмениваться с сотрудниками бумажными документами и получать «живую» подпись. Изменения в законе назрели, но какими они должны быть, чтоб применение новых технологий было удобно всем сторонам процесса, должен показать эксперимент с участием крупнейших работодателей страны.
На самом деле инициатива Минтруда России о проведении данного эксперимента возникла задолго до карантина и стала продолжением проекта по переходу на электронные трудовые книжки. О внедрении электронного документооборота говорили уже давно, многие компании на практике под свой страх и риск уже обмениваются с работниками документами в электронном виде в своих информационных системах, но сталкиваются с рядом проблем.
В частности, такие документы как трудовой договор, ученический договор или договор о материальной ответственности по закону должны быть подписаны именно собственноручной «живой» подписью, и даже квалифицированная электронная подпись тут не может быть использована.
Как раз для решения подобных сложностей и запущен эксперимент, в рамках которого компании смогут опробовать использование электронных подписей для этих целей с согласия работников. Причем для эксперимента можно использовать как свою информационную систему, так и портал «Работа в России», который этой осенью получил соответствующий функционал.
Что этот эксперимент может дать бизнесу?
По нашему мнению, это хорошая возможность протестировать технические и организационные возможности полного перехода на ЭДО и по результатам заявить властям о сложностях, недоработках и необходимости тех или иных корректировок в законодательстве. «То, что в целом мы заинтересованы в уходе от бумажного документооборота – это очевидно – говорит Анастасия Баженова,- но вопрос – какой ценой?
Выдача даже соискателям усиленных электронных подписей – задача непростая и недешевая. Насколько это будет оправдано – покажет эксперимент. Возможно, надо будет найти другие форматы идентификации сотрудников, более доступные в том числе небольшим компаниям».
Безусловно этот проект затратен, и не только финансово. Очень много времени требуется работодателям, чтобы подготовиться к пилоту у себя в компании: изначально необходимо собрать с работников согласия на участие в пилоте, затем разработать внутреннюю нормативную документацию, с подготовкой которой все участники эксперимент столкнулись впервые.
Потребовалось привлечение нескольких направлений back-office – кадровой и юридической службы, IT департамента, линейных руководителей. Сложным и трудозатратным процессом стал этап обучения работников работе в системе, правилам пользования ЭЦП. В случае использования собственной информационной системы также тяжело спрогнозировать все возможные риски, которые могут возникнуть при хранении документов и по нарушению их движения от работодателя к работнику и обратно.
При всех возникающих трудностях мы возлагаем большие надежды на данный эксперимент – отмечает Анастасия Баженова. Большая часть персонала нашей компании – это полевые сотрудники по всей России, и подписание с ними документов кадрового учета в электронном формате значительно бы сократило их временные затраты на приезд в офис. Кроме того, значительная экономия будет наблюдаться на почтовых отправках и содержании офисов с представителями back-office в регионах, его можно будет консолидировать в одном городе.
По состоянию на начало IV квартала 2020 года в эксперименте участвует 126 сотрудников компании. С данными сотрудниками тестируется подписание в электронном формате наиболее часто используемыми в кадровом документообороте документов, перевод которых в электронный вид способствует оптимизации ресурсов на кадровое обеспечение, сокращению сроков обмена документами и повышению удобства в работе с ними (направление, ознакомление, подписание) как для сотрудников, так и для кадровых работников компании.
В частности, с помощью ЭЦП в рамках эксперимента в компании подписываются:
- Приказ о приеме на работу;
- Трудовой договор;
- Должностная инструкция;
- Заявление об изменении условий трудового договора;
- Дополнительное соглашение к трудовому договору;
- Приказ о переводе работника на другую работу;
- Приказ об изменении режима труда и отдыха;
- Дополнительное соглашение о полной материальной ответственности и передаче оборудования;
- Акт приема-сдачи оборудования;
- Приказ о расторжении трудового договора.
Как выглядит стандартная процедура подготовки и подписания документов?
Документ подготавливается специалистом отдела кадров в формате pdf и через личный кабинет организации в специализированной информационной системе (собственной либо предоставленной провайдером) производит подписание документа с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и направляет работнику для подписания.
Работник подписывает документ в своем личном кабинете в той же информационной системе с помощью своей УКЭП. Со стороны работника допустимо также использование усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), а также в ряде случаев простой электронной подписи (ПЭП).
Подписанный документ хранится в личном кабинете работника бессрочно. Его можно сохранить и распечатать. В соответствии с локальным нормативным актом предусмотрено также получение документа на бумажном носителе при соответствующем запроса работника.
Для безболезненного перехода на новый формат взаимодействия для работников компании были подготовлены инструкции по оформлению электронных цифровых подписей за счет работодателя и работе в сервисе, проведено обучение работников работе в сервисе, организована онлайн техподдержка.
Эксперимент будет продолжаться до конца марта 2021 года (хотя Минтруд не исключает продления данного срока), по итогам которого будут внесены изменения в законодательство в части применения электронного кадрового документооборота. Как представляется, значительным подспорьем для бизнеса стало бы упрощение процедуры получения физическими лицами усиленных электронных цифровых подписей, необходимых для подписания электронных кадровых документов. Более простое и доступное обеспечение граждан электронными подписями позволило бы сократить и временные, и финансовые затраты работодателей и работников, и определенно смогло бы придать импульс быстрому и безболезненному внедрению кадрового ЭДО в России.
