Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации на основе Профессионального стандарта 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (код B, уровень квалификации — 6), утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н.
С 1 июля 2016 года организации должны будут применять профстандарты, если трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции (ч.1 ст.195.3 ТК РФ в редакции, действующей с 1 июля 2016 г.).
Возможное наименование должности:
Делопроизводитель
Трудовые функции:
Документационное обеспечение деятельности организации:
— организация работы с документами;
— организация текущего хранения документов;
— организация обработки дел для последующего хранения.
Требования к образованию:
Среднее профессиональное образование — программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих
Требования к стажу работы: нет.
Примечание:
Сотрудник, принятый ранее на работу, и не соответствующий требованиям профстандарта для занимаемой им должности, не может быть уволен. В том случае, когда уровень его образования ниже требуемого, ему нужно продолжить образование и разработать индивидуальную программу обучения.
В случае, когда сотрудник отказывается повышать квалификацию или получать дополнительное образование, уволить его можно на основании результатов аттестации. Это можно сделать, если не получено его согласие или у работодателя нет возможности предложить ему вакансию, соответствующую его специальности и квалификации (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).
Отметим, что, если работник добросовестно выполняет свои трудовые обязанности, и тем более прошел аттестацию, увольнять его у работодателя нет никаких оснований.
Скачать Должностная инструкция делопроизводителя 2017 по профстандарту
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «ААА»
_____________ А. А. Иванов
«___»_______________ 2017 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
делопроизводителя
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя ЗАО «ААА» (далее — «Организация»).
1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно (начальнику отдела кадров, руководителю структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров ; иному должностному лицу)________________ организации.
1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам, без предъявления требований к стажу работы.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
— трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
— основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
— законодательство Российской Федерации о персональных данных;
— структуру организации, руководство структурных подразделений;
— современные информационные технологии работы с документами;
— порядок работы с документами;
— схемы документооборота;
— правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
— правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
— типовые сроки исполнения документов;
— принципы работы со сроковой картотекой;
— назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
— правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
— правила документационного обеспечения деятельности организации;
— виды документов, их назначение;
— требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
— правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
— правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
— системы электронного документооборота;
— правила и сроки отправки исходящих документов;
— требования охраны труда;
— нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
— виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
— правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
— порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
— правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
— правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
— критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
— порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
— порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
— правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
— правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
— правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
— правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
— правила передачи дел в архив организации;
— ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.6. Делопроизводитель должен уметь:
— работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
— пользоваться базами данных, в том числе удаленными;
— пользоваться справочно-правовыми системами;
— пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;
— применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
— организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
— осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
— разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;
— использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
— организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
— правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
— систематизировать документы внутри дела;
— обеспечивать сохранность и защиту документов организации;
— пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
— оформлять документы экспертной комиссии;
— оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
— производить хронологически-структурную систематизацию дел;
— осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
— составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
— ……… (другие навыки и умения)
1.7. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на ___________________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
На делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Организация работы с документами.
2.2. Организация текущего хранения документов.
2.3. Организация обработки дел для последующего хранения.
2.4. Составлять установленную отчетность.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций делопроизводителя обязан:
3.1. В рамках трудовой функции организация работы с документами:
— осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;
— осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
— осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;
— производит регистрацию входящих документов;
— осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
— выполняет ведение базы данных документов организации;
— выполняет ведение информационно-справочной работы;
— производит обработку и отправку исходящих документов;
— организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
— осуществляет контроль исполнения документов в организации;
3.2 В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:
— осуществляет разработку номенклатуры дел организации;
— проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
— осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
— производит формирование дел;
— выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;
3.3. В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:
— проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
— составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;
— производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
— производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
— составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;
— осуществляет передачу дел в архив организации;
3.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.5. ……… (другие обязанности)
4. ПРАВА
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию делопроизводителя.
4.6. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Делопроизводитель несет ответственность за:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.
5.5. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности, техники безопасности, норм охраны труда, установленных в Организации.
5.6. За разглашение сведений, содержащих персональные данные сотрудников и конфиденциальную информацию (составляющих коммерческую тайну).
6. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
6.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
6.2. В связи с производственной необходимостью делопроизводитель обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6.3. Оценка работы:
— регулярная — осуществляется непосредственным руководителем в процессе исполнения делопроизводителем трудовых функций;
— __________________________________________________________________________.
(указать порядок и основания для иных видов оценки работы)
7. ПРАВО ПОДПИСИ
7.1. Делопроизводитель для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
8.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
8.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
8.3. ……… (другие заключительные положения).
__________________________ ______________ ______________________
(должность руководителя) (подпись) (Ф.И.О.)
«___»____________ ____ г.
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт _________________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«___»___________ ____ г.
С инструкцией ознакомлен ________________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«___»__________ _____ г.
[Перейти в раздел Кадровое делопроизводство]
