Евгения Сарварова, аналитик DIRECTUM.
Я – аналитик. И я хочу понять, с какой целью мы создаем такое огромное количество кадровых документов. Возможно, от чего-то давно пора отказаться?
Более года я занимаюсь анализом трудового законодательства. В основном, мои исследования касаются возможности перевода в электронный вид разных кадровых документов: от заявлений на перенос отпуска до авансовых отчетов.
Очень часто при изучении трудового кодекса и других НПА у меня возникал вопрос: для чего в конкретном процессе нужен определенный документ? Предлагаю рассмотреть несколько примеров. Может, вместо того, чтобы переводить их в электронный вид, от них надо отказаться совсем?
Прием на работу
Заявление о приеме на работу.
ТК РФ не требует оформления заявления при выходе на работу в коммерческую организацию. Но многие компании продолжают практиковать оформление заявлений, потому что «так исторически сложилось». Для чего? Если потенциальный кандидат желает работать в компании и его прием согласован, то он несет в компанию пакет документов, в нужный день выходит на работу, подписывает трудовой договор. Если же потенциальный кандидат передумал, то и оформленное заявление не поможет, кандидат просто не выйдет на работу. Заявление о приеме – документ, от которого можно отказаться, не заменяя его ничем.
Приказ о приеме на работу.
Создается на основании трудового договора. Содержит информацию, дублируемую из трудового договора (подразделение, должность и т.д.). Обязательно нужна подпись руководителя организации и ознакомление принимаемого сотрудника под подпись. На основании приказа о приеме делается отметка в личной карточке сотрудника, с которой последний опять должен ознакомиться под подпись. Это то, что требует законодательство.
В чём реальная польза этого документа?
И руководитель, и сотрудник своими подписями закрепляют трудовые отношения в договоре. Сотрудник, имея на руках подписанный с двух сторон экземпляр трудового договора, уже на 100% уверен в том, что его приняли на работу. Лично ему приказ уже не нужен. Некоторые предприятия используют приказ о приеме для инициации работ по подготовке к приему сотрудника. Ответственным сотрудникам необходима официальная бумажка, чтобы, например, создать учетную запись, подготовить пропуск и рабочее место для нового сотрудника.
В таких случаях приказ можно заменить информационной рассылкой внутри предприятия или новостью на портале. Чтобы ответственные сотрудники могли доверять таким рассылкам, необходимо закрепить новый порядок действий специалиста отдела кадров в локальных нормативных документах организации. Такой подход позволит отказаться от создания приказа о приеме, пропадет необходимость ставить свои подписи у руководителя организации и принимаемых сотрудников.
Личная карточка.
Состоит из нескольких разделов. Часть сведений полезны для использования внутри организации, например, паспортные данные, которые нужно использовать при составлении дополнительных соглашений к трудовому договору. Часть сведений нужны для того, чтобы быстро собрать отчетность для Росстата. Данные о занимаемой должности, внутренних переводах сотрудника и т.д. нужны для ПФР. По своей сути личная карточка – это некий «сейф», содержащий основную информацию о работнике. Именно в таком «сборном» состоянии личная карточка используется достаточно редко: при увольнении, при выходе на пенсию.
Другой важный вопрос: требование законодательства ознакамливать сотрудника под подпись с записями в личной карточке о приеме (опять!), переводах на другую работу. Есть мнение, что такой подписью работник подтверждает, что работодатель учел повышение работника. На мой взгляд, тем самым происходит перенос ответственности с работодателя на работника, что некорректно. Также нужно помнить, что при переводе сотрудника к трудовому договору создается дополнительное соглашение, подписываемое руководителем и сотрудником. Получается, что подписи сотрудника в личной карточке избыточны.
Вся информация о сотрудниках в современных компаниях уже хранится в структурированном виде в информационных системах, что позволяет быстро готовить любую отчетность, поэтому от ведения личной карточки как документа можно отказаться.
Перевод сотрудника между подразделениями
В процессе перевода обязательно оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где проставляют свои подписи руководитель и сотрудник. Этот документ может заменить и заявление на перевод, и приказ о переводе.
Заявление на перевод. Ст.72.1 ТК РФ: «Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника». Чаще всего под письменным согласием работодатели понимают форму заявления. Все понимают, что документ формальный, создается исключительно для того, чтобы закрыть требование законодательства. Вместо него в дополнение к допсоглашению можно использовать переписку между работодателем и работником в рамках задач в СЭД, в крайнем случае по электронной почте.
Приказ о переводе. На мой взгляд, это такой же избыточный документ, как и приказ о приеме на работу.
Организация отпусков
График отпусков. Сейчас законодательство требует печатать, подписывать график отпусков руководителем, после чего ознакамливать сотрудников под подпись. В течение года необходимо делать это неоднократно: печать, подписание, ознакомление должно происходить при каждой корректировке графика отпусков. Зачастую работодатели подходят к этому процессу формально и исключительно ради выполнения требований законодательства: составляют, печатают, подписывают график, собирают подписи сотрудников раз в году. Корректируют его только перед проверкой Роструда.
В действительности сформированный и согласованный график отпусков по-крупному решает одну задачу: позволяет спланировать отпуска сотрудников так, чтобы не было пересечений отпусков у работников, решающих одну задачу. Заодно составление графика позволяет проконтролировать соблюдение требований законодательства о длительности отпусков. Мне же, как рядовому сотруднику, важно оперативно получать доступ к информации о том, на какие даты запланирован мой отпуск, на какие даты я могу его перенести в случае необходимости. Организовать доступ к актуальному графику отпусков при условии, что он ведется на бумаге – сложно.
Самым легким вариантом решения задачи видится перевод графика отпусков в электронный вид. Руководитель может подписывать график электронной подписью. Сотрудников можно ознакамливать также в электронном виде. Варианты реализации см. в статье. Актуальный график для просмотра сотрудникамиможно размещать, например, на портале.
Более радикальный вариант решения – отказаться от ведения графика отпусков как документа. Перевести график в структурированный вид – например, набор данных в виде справочника в ИС работодателя.
Это позволит:
● автоматизировать процессы сбора пожеланий от сотрудников по датам отпусков (если такая практика существует на предприятии),
● проконтролировать выполнение требований законодательства о длительности отпусков,
● проконтролировать возможные пересечения отпусков сотрудников,
● быстро формировать график отпусков в виде отчета (да, все-таки документа) для утверждения руководителем и ознакомления сотрудников в электронном виде;
● автоматизировать процесс рассылки уведомлений о приближении отпусков;
● обеспечить оперативный доступ рядовым сотрудникам к данным по их отпускам.
Порядок ведения графика отпусков в электронном виде необходимо закрепить в ЛНА.
Заявление на отпуск.
Многие работодатели перестраховываются и продолжают практику оформления заявлений на отпуск, хотя ТК РФ этого не требует. Обосновано создание и согласование заявлений на перенос отпуска, на основании которого специалист отдела кадров фиксирует изменения в графике отпусков.
Приказ о предоставлении отпуска.
На основе данного документа вносятся изменения в личную карточку, производится начисление отпускных. Структурированные данные по графику отпусков позволяют опять же отказаться от личной карточки, как документа. Начисление отпускных можно производить на основании уведомления о приближении отпуска, с которым сотрудник ознакомился под подпись. Таким образом, приказ о предоставлении отпуска становится ещё одним документом, от которого можно отказаться.
Итого по процессу организации отпусков. Если мы откажемся от ведения заявлений на отпуск и приказов, а график отпусков переведем в структурированный вид, то что останется в качестве доказательства того, что сотрудник уходит в отпуск?
Этим доказательством будет уведомление работника через ИС работодателя о приближении отпуска, в котором, в идеале, сотрудник может оставить пометку о том, что он действительно уходит в отпуск в запланированный срок, либо пометку о том, что будет оформлено заявление на перенос отпуска.
Выше я рассмотрела наиболее часто встречающиеся кадровые документы, от оформления которых можно отказаться совсем либо перевести документы в структурированный вид. Дело за «малым» — внести правки в законодательство.
На что мы можем повлиять?
Да, процесс изменения законодательства длительный. Но уже сейчас работодатели могут:
● проанализировать кадровый документооборот на своих предприятиях;
● отказаться от ведения документов, которые больше не нужны (те же заявления о приеме на работу или на отпуск по графику). Это позволит снизить нагрузку на специалистов по кадрам и рядовых работников;
● перевести часть документов в электронный вид. Например, графики отпусков. «Собирать» их можно в виде справочника, а для соблюдения требований законодательства график отпусков пока можно выводить на печать для подписания и ознакомления. В будущем при внесении изменений в законодательство у работодателя будет готовый инструмент для перехода в электронный вид. От этапа печати документа можно будет быстро отказаться.
У участников эксперимента Минтруда, который планируется провести в 2020 г., возможности ещё шире. Такие компании могут высказать своё мнение не только о возможности перевода отдельных документов в электронный вид, но и о возможности полного отказа от отдельных документов.
Сейчас очень интересно мнение наших читателей. Предлагаю делиться в комментариях примерами «давно никому не нужных» кадровых документов.
