Кадровый ЭДО для всех, но пока по желанию. Разбираем изменения в ТК РФ

0
1130
Кадровый ЭДО
«Прощай, бумага!», - написал бы Хемингуэй, появись КЭДО на полвека раньше

Материал подготовлен совместно с компанией Directum.

Сторонники цифровизации, ликуйте: для оформления кадровых документов в электронном виде больше не осталось юридических преград. 22 ноября 2021 г. вступил в силу 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ», по которому работодатели могут вести ЭДО с сотрудниками без дублирования на бумаге.

В этой статье мы кратко рассмотрим основные моменты поправок к ТК. Для погружения в тему и понимания трендов КЭДО рекомендуем посмотреть доклад известного бизнес-консультанта по трудовому праву Валентины Митрофановой на конференции Directum Enterprise Forum 2021. Заполните форму в конце статьи, чтобы получить запись и презентацию выступления.

Ключевые положения о КЭДО

Главное: электронный документооборот в сфере трудовых отношений пока не является обязательным. Нужен он компании или нет — решает работодатель. Но после второго чтения в Госдуме в закон добавили информацию о том, что последнее слово остается за сотрудниками: нужно получить от них письменное согласие.

Правда, за работниками, написавшими отказ, остается право передумать. При этом с 2022 г. не потребуется получать согласие у соискателей, оформленных после 31.12.2021 г.

Не все кадровые документы можно переводить в электронный вид. На бумаге остаются:

  • приказы (распоряжения) об увольнении;
  • акты о несчастном случае на производстве.

377-ФЗ ничего не говорит про документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Но это не значит, что их обязательно оставлять на бумаге. Еще в июле 2021 г. был принят 311-ФЗ, по которому работодатели имеют право с 1 марта 2022 г. вести электронный документооборот в области охраны труда.

Что понадобится для перехода на КЭДО

«По умолчанию» перейти на КЭДО не получится. Компании, которые приняли такое решение, должны разработать и утвердить локальный нормативный акт (ЛНА). В нем необходимо прописать, какие информационные системы выбраны для электронного документооборота, порядок доступа к ним, в какие сроки планируется перейти на кадровый ЭДО. Также в 377-ФЗ появился пункт о том, что в ЛНА следует указывать не только перечень ЭД, но и те категории работников, которые переходят на электронный документооборот.

Если на предприятии есть профсоюз, то при составлении ЛНА необходимо учитывать его мнение. Всех работников нужно уведомить о переходе на «трудовой» ЭДО в срок, установленный ЛНА.

Выбираем систему

Для ведения КЭДО работодатель вправе использовать собственную информационную систему, если она соответствует требованиям законодательства по подписанию и хранению электронных документов. Второй вариант — выбрать цифровую платформу «Работа в России» с доступом для сотрудников через единый портал госуслуг.

Как хранить ЭД

Электронные приказы и заявления не занимают место на стеллажах и полках, однако их тоже нужно хранить, причем с соблюдением законов архивного дела в РФ. Сроки, на протяжении которых необходимо хранить кадровые ЭД, указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденных Приказом Росархива № 236.

Организация оперативного и архивного хранения юридически значимых кадровых документов – одна из возможностей системы Directum HR Pro. Её можно интегрировать с любыми ERP- и HRM-системами и использовать для КЭДО со всеми сотрудниками, даже если у них нет рабочего места с ПК.

Электронная подпись

Планируете вести КЭДО в собственной информационной системе или на платформе «Работа в России»? Тогда работодателю необходима усиленная квалифицированная электронная подпись, а сотрудникам в некоторых случаях достаточно неквалифицированной. Все расходы, связанные с ЭП, берет на себя предприятие.

КЭДО во время ЧС

377-ФЗ оставляет возможность за работодателем вводить на предприятии обязательный электронный документооборот во время катастроф техногенного или природного характера, а также других ЧС, включая эпидемии. Правда, потом документы все равно придется предоставлять на бумаге.

Но в любом случае это шаг вперед: ранее Трудовой кодекс РФ даже не предусматривал возможность переходить на ЭДО во время ЧС, что стало причиной проблем во время первых локдаунов и нерабочих дней весной 2020 года

Когда применять закон

Закон уже вступил в силу — с момента подписания президентом. Те положения 377-ФЗ, которые касаются взаимодействия корпоративной ИС и платформы «Работа в России» с единым порталом госуслуг, применяются с 1 сентября 2022 г.

А как быть участникам эксперимента Минтруда?

Эксперимент Минтруда завершился 15 ноября 2021 года. В нем участвовали 380 компаний, которые сами выбирали, каким кадровым документам больше не нужна бумажная копия. Эти работодатели могут продолжать использовать ЭДО в сфере трудовых отношений, но до 1 июля 2022 г. они должны дополнить текущие ЛНА в соответствии с новым законом и уведомить сотрудников.

А что на практике? Узнайте про КЭДО из первых рук

В теории все всегда просто. На деле внедрение КЭДО выливается во множество нюансов.  Какие кадровые процессы автоматизировать в первую очередь? Какую информационную систему использовать? Будет ли вообще экономический эффект от этого мероприятия? Ответы на эти вопросы есть в выступлении бизнес-консультанта по трудовому праву Валентины Митрофановой. Вот если бы все законы нам объясняли так доходчиво!

Чтобы получить запись и презентацию выступления эксперта, заполните форму:

Ваше Имя Фамилия (обязательно)

Компания

Примерное количество сотрудников

Телефон (обязательно)

Ваш e-mail (обязательно)

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here