Как обосновать затраты на автоматизацию подбора: 3 шага к защите проекта

Глобальная нестабильность принесла в российский рекрутмент принципиально новое понимание процесса найма людей. Сегодня в фокусе у HR-команд скорость найма, а HR-аналитика становится неотъемлемой частью рабочего процесса. Сохранять эффективность подбора и высокий темп можно, только оцифровав процесс с помощью CRM-систем. В этой статье подскажем, как HR-директору или рекрутеру донести необходимость перемен и «продать» проект по автоматизации рекрутмента руководству.

Начнём с общих трендов, которые опасно игнорировать.

Тренд №1. Цифровизация HR-процессов помогает удержать рынок

Опыт разных бизнесов в разрезе пандемии и вызовов последнего года показывает, что автоматизацию не следует откладывать, наоборот — важно ставить её в приоритет, ведь это позволит сохранить позиции на рынке. Вот почему:

1. 2022 год снова поменял рынок труда и общение внутри команд, и это требует новых решений. Например, многие процессы перешли (снова) в онлайн — сам рекрутинг, документооборот, согласования на разных уровнях, работа в командах. HR-сервисы позволяют быстро наладить такой переход и перестроить работу.
2. Стоимость труда растёт, и каждая ошибка на этом поле — потери для бизнеса. Поэтому усиливается значимость инструментов для оптимизации рекрутмента, а с ними — роль HR-руководителей как менеджеров изменений.
3. Растёт популярность подхода, что компания — это в первую очередь люди: становится важным, кто в вашей команде, как они взаимодействуют, какие у компании ценности и есть ли у вас целостная корпоративная культура. Чем сильнее команда, тем лучше себя чувствует бизнес.
4. Мир уже  не будет прежним, подбор тоже — сегодня к автоматизированию HR-функции подталкивают и удалёнка, и государство. Вопрос, нужно ли автоматизировать HR-процессы, уже не стоит. Чтобы не оказаться за бортом, бизнесу стоит задаться вопросом — как это сделать быстро?

Сервисы HR- автоматизации есть у hh.ru:  Talantix — для малого, среднего и крупного бизнеса,  Skillaz  —  когда нужно индивидуальное решение.  Talantix помогает оптимизировать процессы подбора, что позволяет закрывать вакансии быстрее, а Skillaz ускоряет подбор и помогает развивать таланты в масштабах корпораций.

Тренд №2. Крупный бизнес уже зарабатывает на преимуществах HR-автоматизации

В сентябре 2022 года служба исследований hh.ru провела опрос на тему автоматизации HR. Каждый четвёртый из опрошенных специалистов отметил, что их HR-команда уже автоматизировала подбор.

В топ-3 по уровню внедрения автоматизации — девелопмент, ИТ и ретейл. Вместе это 30% участников опроса. Чаще всего коллеги автоматизируют:

• коммуникации с кандидатами: уведомления, письма, сообщения — 60% опрошенных
• аналитику и отчётность — 56%
• публикации вакансий — 40%

Все участники опроса заметили, что после внедрения автоматизации всё меняется к лучшему:

• больше времени на новые задачи — 55%
• понимают траты бюджета — 33%
• вакансии закрываются быстрее — 31%

Интересно, что потребность в автоматизации и её проактивное использование — важный рабочий момент в HR-процессах больших компаний со столичным офисом и развитыми представительствами в регионах. Это 39% всех опрошенных. Крупные компании уже «оседлали» тренд и используют технологии в своих интересах. Пора идти вперёд и HR-командам среднего бизнеса.

Где взять аргументы в защиту идеи HR-автоматизации

Никто не будет спорить, что HR-автоматизация — это удобно для рекрутера. Кабинет не завален папками с распечатанными резюме, с кандидатами можно общаться «из одного окна», и не нужно дёргать линейных руководителей: они сами видят напоминание в системе и там же дают обратную связь по кандидату. Но такие перемены всегда страшно инициировать и сложно внедрять. Кажется, что проще ничего не трогать и работать по-старому.

Чтобы помочь вам пройти путём перемен к лучшему, составили простой пошаговый план.

Шаг 1. Рассчитать окупаемость затрат

Многие руководители считают, что проще взять нового человека в HR-команду, чем «тратить время и деньги на внедрение нового ПО». Затраты на автоматизацию нужно обосновать, и тут придётся вооружиться подсчётами и не забыть про сопутствующие выгоды. Вот на что стоит обратить внимание:

• расходы отдела — на зарплату, налоги, рабочие места и даже бумагу
• ресурсы — например, рабочее время рекрутера и нанимающего руководителя, которое тратится на найм одного человека
• сопутствующие выгоды — например, как внедрение автоматизации повлияет на комфорт и мотивацию всех вовлечённых в подбор сотрудников, на качество общения с кандидатами и репутацию работодателя на рынке труда

По другую сторону — стоимость решения: внедрение и ежемесячный тариф для нужного количества сотрудников. В конце можно рассчитать срок окупаемости: через сколько месяцев бизнес выйдет в ноль и начнет получать выгоду благодаря своим инвестициям.

Стоимость использования CRM-системы Talantix — 50 400 рублей в месяц для команды из трёх рекрутеров и всех линейных руководителей, а затраты на рекрутмент «по старинке» — 424 тысячи рублей для той же команды.

Шаг 2. Добавить аргументов

Иногда дело не только и не столько в деньгах, и вы понимаете, что руководителям вашей компании важно получить и другие выгоды. Например, закрыть бизнес-цели или создать сильный бренд в своей нише. В этом случае полезно «подсыпать» аргументов в пользу вашего проекта. Вот несколько подходов, которые помогут их сформулировать:

Аргументация через цели

1. Опишите HR-цели компании. Например:

• нанять Х людей на конкретные позиции, в новую проектную команду или перезапустить отдел
• нарастить штат на Y%
• снизить текучесть на Z%

1. Покажите, как новая система повлияет на реализацию этих целей:

• сократится срок закрытия вакансий
• снизятся временные затраты нанимающих руководителей на подбор
• вырастет эффективность работы рекрутеров без дополнительных затрат на ФОТ

Достижение целей можно проиллюстрировать и нашими кейсами.  Почитайте, как автоматизировали подбор крупные компании и средний бизнес.

1. Укажите риски невыполнения этих целей без цифровизации.
2. Оформите идеи в слайды для презентации.

Аргументация через выгоды

1. Опишите задачи руководителей, которые принимают решение об автоматизации. Покажите, насколько проще им будет контролировать процессы, понимать загрузку команды и сроки подбора.
2. Продемонстрируйте им их личную выгоду от автоматизации: например, они получат репутацию инноваторов в компании.
3. Укажите на все минусы процесса подбора, которые усилятся без внедрения автоматизации.
4. Оформите идеи в слайды для презентации.

Аргументация через лучшие практики других компаний

1. Соберите удачные примеры компаний, которые уже внедрили автоматизацию. Оформите их кейсы в слайды.
2. Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у руководства в отношении этих кейсов. Проведите сессию вопросов и ответов.

Демо возможностей сервиса

1. Попросите компанию — разработчика решения провести онлайн-консультацию для вашей команды и презентовать свой продукт.
2. После презентации обсудите впечатления с коллегами.

Если вам сложно обосновать проект, менеджеры Talantix помогут — наша команда проконсультировала уже больше тысячи компаний по вопросам автоматизации. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся.

Каждый из этих подходов можно использовать по отдельности или вместе, в зависимости от ситуации в компании. Все слайды лучше собрать в одну презентацию и не забыть про понятный и симпатичный дизайн.

Шаг 3. Продать идею HR-автоматизации руководителям

Цифры и железная логика, привязанная к целям бизнеса, — это половина успеха. Вторая половина в том, как всё это презентовать. Поможем подготовиться к защите идеи проекта — ответьте на вопросы шаблона болей и расхожих проблем:

1. Проанализируйте самые частые проблемы/боли, которые возникают у HR-команды, нанимающих руководителей, топ-менеджмента и других ваших коллег, вовлечённых в поиск людей.
2. Покажите, как их можно исправить с помощью новой системы.
3. Опишите, какие шаги нужно для этого выполнить.
4. Продумайте логику вашей речи: проверьте, что самые сильные тезисы прозвучат в начале и будут соответствовать ценностям и задачам ваших слушателей.
5. Подумайте, какие вопросы вам могут задать, заранее подготовьте ответы.

Вооружайтесь цифрами и кейсами и не бойтесь быть открытыми в презентации новых идей. Повышайте эффективность найма и собственную профессиональную репутацию c рекрутинговой CRM-системой Talantix от hh.ru.

Начните демопериод самостоятельно или оставьте заявку, и наши заботливые менеджеры помогут вам с любым вопросом.

Подключить Talantix

0+. Реклама . ООО «Хэдхантер». www.talantix.ru