Какие документы по отпускам должны быть в компании?

0
811
Отпуск, график отпусков, Как найти мотивацию после отпуска

Елена Кожемякина, Управляющий партнер юридической фирмы BLSЕлена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.


16 декабря наступил дедлайн по отпускам. До этой даты надо было принять график отпусков на следующий год. Напоминаем, что в график надо включать всех сотрудников, которые есть в штате на день его утверждения. Даже если человек в простое, отстранен от работы, призван на службу или отсутствует по неизвестной причине. А вот вновь принятых сотрудников добавлять в график в первый год необязательно – это ваше право: включать или обойтись заявлениями.

Сейчас же рассмотрим другую сторону вопроса. Как его надо оформить и какие документы по отпускам должны быть в компании, чтобы у инспекторов ГИТ не было лишних вопросов – в ходе проверки, будь то внеплановой или плановой (после снятия моратория).

График отпусков можно составить по унифицированной форме Т-7, на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, или по самостоятельной форме, которую тогда надо утвердить приказом по компании. Главное, чтобы в не была указана очередность отпусков сотрудников.

Если в вашей форме меньше сведений об отпусках, чем в унифицированной (скажем, графа для даты начала есть, но графы для указания количества дней – нет), формально это повод для претензий со стороны ГИТ. Поэтому лучше сверить вашу разработку с общеутвержденной.

Второй важный аспект – срок хранения графика. Хранить его надо 3 года (ст. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Листы ознакомления можно хранить столько же. Другими словами, инспектор может запросить график за прошлый и позапрошлый год.

Чтобы оценить, как у вас соблюдается порядок предоставления отдыха, можно использовать проверочный лист, который применяет ГИТ при выездной проверке. Используйте для этого чек-лист о соблюдении требований по предоставлению времени отдыха (Приложение 7 к Приказу Роструда от 01.02.2022 № 20). Этот лист поможет узнать, соблюдается ли порядок отпусков.

Проверить стоит следующие моменты:

  • предоставлен ли основной отпуск каждый год несовершеннолетним и работникам, трудящимся во вредных и опасных условиях труда (если такие есть);
  • предоставлен ли отпуск 2 года подряд (кроме тех, кому нельзя без отпуска даже один год);
  • выплачивались ли вовремя отпускные;
  • предоставлялся ли отпуск в соответствии с графиком;
  • утвержден ли график вовремя.

Соответственно, для проверки потребуются следующие документы: график отпусков, извещение работника о времени начала отпуска за 2 недели, приказы о предоставлении отпуска, заявления о переносе отпуска, подтверждения своевременной оплаты отпуска. Кстати, проверочный лист поможет определить еще один аспект – соблюдается ли порядок предоставления дополнительных отпусков – тем, кому он положен: даете ли вы его ежегодно, заменяете компенсацией и т.д.

Кроме того, для проверки по отпускам инспектор может запросить другие документы, а именно:

  • правила внутреннего трудового распорядка. По ним изучают, кому надо давать дополнительный отпуск и какова его продолжительность. Например, отпуск за ненормированный рабочий день;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. В них должно содержаться условие о предоставлении дополнительного отпуска, если он полагается;
  • карты специальной оценки условий труда (СОУТ) — о дополнительном оплачиваемом отпуске;
  • приказы о предоставлении основного и дополнительного оплачиваемых отпусков, их переносе;
  • заявления работников: они подтвердят перенос допотпуска из-за несвоевременной оплаты и др.

Таким образом, с утверждением графика отпусков на новый год работа по проекту отнюдь не заканчивается. Поэтому прежде всего стоит провести аудит кадровых документов, где могут упоминаться отпуска. Как видим, актуальность нужна не только по графику, а в течение всего года, чтобы избежать вопросов ГИТ и возможных штрафов.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here