Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью?

0
194
Электронный документооборот

Елена Кожемякина, Управляющий партнер юридической фирмы BLSЕлена Кожемякина,Управляющий партнер юридической фирмы BLS.


Цифровизация трудовых отношений должна существенно оптимизировать работу HR. Именно такую цель ставит наше государство, развивая электронный обмен документами. Достаточно вспомнить, электронные трудовые книжки, идущий сейчас эксперимент по обмену e-документами и т.д. Между тем, понятие электронной цифровой подписи существует уже 10 лет, но к ней до сих пор есть немало вопросов. В том числе у HR, которые сталкиваются с этим каждый день.

Разберемся с базовым вопросом, который мы слышим чаще всего. Ответ на него даст понять, кому и в каком виде нужна ЭЦП. Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью?

Итак, действующий закон №63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» предусматривает использование простой и усиленной электронной подписи. Простая – при помощи кодов и паролей позволяет подтвердить факт подписания документа человеком. Это менее защищенный вид, но юридически ПЭП приравнивается к «живой» подписи, если вы это предусмотрите в локальном акте. Усиленная подпись получается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Причем она разделяется на неквалифицированную и квалифицированную, которая считается самой надежной.

Конечно, усиленной подписью, если она есть у вас и у сотрудника можно подписать любой документ. При этом в законодательстве тоже есть требования к тому, какие документы можно подписывать усиленной ЭЦП, а для каких достаточно простой электронной подписи.

Используя усиленную квалифицированную подпись, рекомендуется подписывать следующие документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, дополнительное соглашение, должностную инструкцию. Такой же подписью надо подписывать приказы о приеме и увольнении и соглашения о расторжении договоров. Такой список неслучаен. Усиленная ЭЦП исключить риск изменить текст документа любым другим лицом и определит, вносились ли в него изменения, пока вторая сторона его еще не подписала.

По сути это и есть основное, но важнейшее отличие, так как почти все остальные кадровые документы можно подписывать любыми электронными подписями – в том числе простой ЭЦП. Из практики наших клиентов мы сформировали наиболее популярные кадровые процессы, которые работодатели подписывают простой электронной подписью.

Перечислим основные из них:

  • Отпуска (ежегодны, дополнительные, учебные, предоставление и перенос отпуска и т.д.), а также формирование графика отпусков, замена компенсацией, согласия сотрудников;
  • Командировки (согласование, приказ о направлении и др.);
  • Привлечение к дополнительной работе (в выходные, праздники, сверхурочная работа), с получением согласия сотрудника, выбора компенсации, приказ о привлечении;
  • Ознакомление с локальными актами, приказами, планом работы;
  • Привлечение к дисциплинарной ответственности;
  • Согласие на обработку персональных данных;
  • Уведомления (сокращение штата, изменение условий труда, введение простоя и т.д.);
  • Выплаты (материальная помощь, расчетные листы);
  • Графики работы (вахтовый метод, сменный график, график в служебной поездке);
  • Ознакомление с документами по охране труда (инструкции, приказы, графики, медосмотры).

Кстати, эти документы можно подписывать и с офисными, и с дистанционными работниками. Хотя про вторых напоминает ст. 312.3 ТК РФ. В соответствии с ней, усиленная ЭЦП нужна для трудового, ученического договора, допсоглашения, договора о материальной ответственности и расторжении этих документов. Остальные процедуры можно подписывать простой ЭП.

Оценив, сколько сотрудников работает в офисе и на удаленке, как много документов оформляется, сколько это времени занимает, вы можете рассчитать, какая подпись вам подойдет. Оставаться с «живой» подписью, внедрять простую или усиленную ЭЦП?

По опыту работы, даже простая подпись, экономит до 50% времени HR на подготовку и согласование документов. Что еще важнее, если оформить и организовать ее правильно, риск привлечения к ответственности при использовании ЭЦП стремится к нулю.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here