HRlink — платформа кадрового электронного документооборота. С ее помощью можно проводить все операции с кадровыми документами онлайн. Это первая в России разработка в сфере КЭДО, появившаяся в 2020 году, сейчас на счету HRlink уже более 800 клиентов из разных категорий бизнеса. Платформа участвует в государственных проектах: включена в реестр отечественного ПО, является резидентом центра «Сколково».
Расскажем, как перейти на КЭДО с HRlink и какие возможности по работе с кадровыми документами включает в себя платформа.
Функции КЭДО-платформы HRlink
В HRlink можно работать со всеми кадровыми документами, которые законодательство разрешает вести электронно. По закону на бумаге сейчас нужно дублировать только приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда. Остальные кадровые документы клиенты HRlink оформляют электронно в пару кликов.
Рассмотрим функции, которые в этом помогают.
Бесшовная загрузка документов и профилей сотрудников
Всю информацию и документы из внешних источников можно выгрузить из web-интерфейса или по API. Вам не придется переключаться между окнами и программами.
Гибкие маршруты
Маршрут позволяет создать для документа шаблон, состоящий из неограниченного количества участников и этапов. Запуск маршрута автоматически включает передачу документа по цепочке от одного этапа или участника к другому. Кадровый специалист больше не должен бегать с бумагами и контролировать подписание на каждом этапе.
Опция пакетного подписания
Позволяет заверить сразу несколько документов в один клик. Особенно полезно для руководителей, которым регулярно приходят на подпись целые стопки бумаг.
Все виды электронных подписей
В HRlink можно пользоваться четырьмя типами подписей, все они подтверждены 63-ФЗ.
- УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Платная, выдается через удостоверяющий центр (УЦ). Как правило, таких подписей нужно всего 2-3 на всю компанию: для гендиректора и кадрового специалиста.
- УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Также платная и требует идентификации в УЦ. Однако для клиентов HRlink она входит в лицензию и формируется для всех сотрудников в личных кабинетах. Пройти идентификацию для ее получения можно как очно, придя в УЦ, так и онлайн через подтвержденный профиль в Госуслугах.
- ПЭП — простая электронная подпись. Бесплатная, для заверения документа нужно лишь ввести одноразовый пароль из СМС.
- Госуслуги. Позволяет заверить документы через подтвержденную учетную запись ЕСИА.
- Госключ. Подписание через одноименное приложение.
Бесплатные уведомления
Чтобы сроки подписания не срывались, HRlink автоматически напоминает о них через уведомления. Можно выбрать удобный канал: электронная почта, мессенджер, СМС, API.
Работа со всеми видами совместителей
Платформа HRlink позволяет работать с разными категориями совместителей: внешними, внутренними, из разных баз.
Электронное хранилище
Размер архива неограничен, клиенты могут загружать туда любые объемы документов, пока действует лицензия.
Безопасность
У платформы в наличии полный пакет документов по безопасности, а также сертификаты ISO 9001-2015, ISO 14001-201, 54934-2012.
Также безопасность поддерживается технологией SSO и тестами на проникновение с третьей стороны.
Техподдержка
Клиенты могут обращаться в техподдержку по любому вопросу бесплатно неограниченное количество раз. Можно написать на почту, отправить запрос в Telegram или позвонить на горячую линию.
Большой опыт в сфере КЭДО
У HRlink уже более 800 клиентов, и это число растет каждый месяц. Компания регулярно участвует в профильных мероприятиях, публикуется в отраслевых и новостных СМИ: «Коммерсантъ», Forbes, РБК и т. д.
Нет скрытых платежей
Не придется дополнительно оплачивать обновления, доработки, интеграции, уведомления и прочее. Все возможности входят в лицензию.
Возможности для интеграций
В HRlink доступна предустановленная интеграция с 1С:ЗУП, а также интеграции с «Битрикс»,«БОСС-Кадровик», SAP, «Работа в России» и прочими сервисами.
Две версии: облако и on-premise
Облако удобнее, если вы хотите быструю интеграцию с минимумом ресурсозатрат с вашей стороны. А версия on-premise позволит крупным компаниям со строгими требованиями к безопасности хранить всю информацию на внутренних серверах и не привлекать сторонние сервисы.
Модуль приема
Это инструмент, который автоматизирует все операции при приеме сотрудника на работу: двусторонний обмен документами, проверка по различным базам, возможность отследить весь путь кандидата онлайн в реальном времени.
Модуль ЛНА
Автоматизирует работу с локальной нормативной документацией. Все массовые документы оформляются за пару минут онлайн.
Все типы работников
Можно наладить кадровый электронный докуменооборот не только со штатными сотрудниками. В HRlink есть возможность работать также с самозанятыми, ИП, устроенными по договору ГПХ.
Адаптированные версии для всех устройств
Работать в HRlink можно с компьютера, планшета или смартфона. Адаптивная верстка позволяет интерфейсу подстраиваться под любой экран.
Что входит в лицензию HRlink
Чтобы пользоваться платформой HRlink, понадобится лицензия. Как правило она покупается на год, затем ее можно продлить.
В HRlink есть три вида лицензии:
- Базовая.
- Для кадрового сотрудника.
- Для линейного сотрудника.
Лицензиями нужно обеспечить всех, кто будет пользоваться платформой HRlink. В лицензию входят все опции и возможности платформы, дополнительно ничего оплачивать не надо. При этом лицензии переходят от уволившихся сотрудников новым, поэтому даже если у вас высокая текучесть кадров, это не повлияет на стоимость платформы.
Как перейти на кадровый ЭДО с HRlink
В среднем интеграция занимает около месяца, если не учитывать время на тендер, согласование и подписание договора. Переход на КЭДО состоит из трех этапов, на каждом из которых клиента сопровождает персональный менеджер. Команда внедрения HRlink берет на себя основную часть технической работы и обучения сотрудников, чтобы ресурсозатраты со стороны заказчика были минимальными.
- Подготовка и подписание локальной нормативной документации — до двух недель.
- Техническое внедрение HRlink и обучение сотрудников— до 20 дней.
- Разворачивание КЭДО на всю компанию — до трех дней.
Резюме
Платформа кадрового ЭДО HRlink дает своим клиентам следующие возможности:
- Обмен кадровыми документами со всеми категориями сотрудников без бумаги и личных встреч.
- Ускорение кадровых процессов в среднем в два раза.
- Уменьшение нагрузки на КДП благодаря автоматизации рутинных операций.
- Сокращение расходов на бумагу, печать, почту и организацию архивов.
- Усиление HR-бренда компании: быстрый обмен кадровыми документами и оформление сотрудника за один день без бумаги и личных встреч поможет отстроиться от конкурентов на рынке труда.
- Сохранение команды на удаленке. Неважно, в какой точке мира находится кандидат — это не повлияет на обмен документами.
