КЭДО-платформа HRlink: что это такое и как она работает

0
1068
HRlink — платформа кадрового электронного документооборота.

HRlink — платформа кадрового электронного документооборота. С ее помощью можно проводить все операции с кадровыми документами онлайн. Это первая в России разработка в сфере КЭДО, появившаяся в 2020 году, сейчас на счету HRlink уже более 800 клиентов из разных категорий бизнеса. Платформа участвует в государственных проектах: включена в реестр отечественного ПО, является резидентом центра «Сколково».

Расскажем, как перейти на КЭДО с HRlink и какие возможности по работе с кадровыми документами включает в себя платформа.

Функции КЭДО-платформы HRlink

В HRlink можно работать со всеми кадровыми документами, которые законодательство разрешает вести электронно. По закону на бумаге сейчас нужно дублировать только приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда. Остальные кадровые документы клиенты HRlink оформляют электронно в пару кликов.

Рассмотрим функции, которые в этом помогают.

Бесшовная загрузка документов и профилей сотрудников

Всю информацию и документы из внешних источников можно выгрузить из web-интерфейса или по API. Вам не придется переключаться между окнами и программами.

Гибкие маршруты

Маршрут позволяет создать для документа шаблон, состоящий из неограниченного количества участников и этапов. Запуск маршрута автоматически включает передачу документа по цепочке от одного этапа или участника к другому. Кадровый специалист больше не должен бегать с бумагами и контролировать подписание на каждом этапе.

Кадровый ЕДО, маршруты подписания документов

Опция пакетного подписания

Позволяет заверить сразу несколько документов в один клик. Особенно полезно для руководителей, которым регулярно приходят на подпись целые стопки бумаг.

Все виды электронных подписей

В HRlink можно пользоваться четырьмя типами подписей, все они подтверждены 63-ФЗ.

  • УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Платная, выдается через удостоверяющий центр (УЦ). Как правило, таких подписей нужно всего 2-3 на всю компанию: для гендиректора и кадрового специалиста.
  • УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Также платная и требует идентификации в УЦ. Однако для клиентов HRlink она входит в лицензию и формируется для всех сотрудников в личных кабинетах. Пройти идентификацию для ее получения можно как очно, придя в УЦ, так и онлайн через подтвержденный профиль в Госуслугах.
  • ПЭП — простая электронная подпись. Бесплатная, для заверения документа нужно лишь ввести одноразовый пароль из СМС.
  • Госуслуги. Позволяет заверить документы через подтвержденную учетную запись ЕСИА.
  • Госключ. Подписание через одноименное приложение.

В HRlink можно пользоваться четырьмя типами подписей

Бесплатные уведомления

Чтобы сроки подписания не срывались, HRlink автоматически напоминает о них через уведомления. Можно выбрать удобный канал: электронная почта, мессенджер, СМС, API.

Работа со всеми видами совместителей

Платформа HRlink позволяет работать с разными категориями совместителей: внешними, внутренними, из разных баз.

Электронное хранилище

Размер архива неограничен, клиенты могут загружать туда любые объемы документов, пока действует лицензия.

Безопасность

У платформы в наличии полный пакет документов по безопасности, а также сертификаты ISO 9001-2015, ISO 14001-201, 54934-2012.

Также безопасность поддерживается технологией SSO и тестами на проникновение с третьей стороны.

КЭДО пакет документов по безопасности

Техподдержка

Клиенты могут обращаться в техподдержку по любому вопросу бесплатно неограниченное количество раз. Можно написать на почту, отправить запрос в Telegram или позвонить на горячую линию.

Большой опыт в сфере КЭДО

У HRlink уже более 800 клиентов, и это число растет каждый месяц. Компания регулярно участвует в профильных мероприятиях, публикуется в отраслевых и новостных СМИ: «Коммерсантъ», Forbes, РБК и т. д.

Нет скрытых платежей

Не придется дополнительно оплачивать обновления, доработки, интеграции, уведомления и прочее. Все возможности входят в лицензию.

Возможности для интеграций

В HRlink доступна предустановленная интеграция с 1С:ЗУП, а также интеграции с «Битрикс»,«БОСС-Кадровик», SAP, «Работа в России» и прочими сервисами.

Две версии: облако и on-premise

Облако удобнее, если вы хотите быструю интеграцию с минимумом ресурсозатрат с вашей стороны. А версия on-premise позволит крупным компаниям со строгими требованиями к безопасности хранить всю информацию на внутренних серверах и не привлекать сторонние сервисы.

Модуль приема

Это инструмент, который автоматизирует все операции при приеме сотрудника на работу: двусторонний обмен документами, проверка по различным базам, возможность отследить весь путь кандидата онлайн в реальном времени.

Модуль ЛНА

Автоматизирует работу с локальной нормативной документацией. Все массовые документы оформляются за пару минут онлайн.

Все типы работников

Можно наладить кадровый электронный докуменооборот не только со штатными сотрудниками. В HRlink есть возможность работать также с самозанятыми, ИП, устроенными по договору ГПХ.

Адаптированные версии для всех устройств

Работать в HRlink можно с компьютера, планшета или смартфона. Адаптивная верстка позволяет интерфейсу подстраиваться под любой экран.

Что входит в лицензию HRlink

Чтобы пользоваться платформой HRlink, понадобится лицензия. Как правило она покупается на год, затем ее можно продлить.

В HRlink есть три вида лицензии:

  • Базовая.
  • Для кадрового сотрудника.
  • Для линейного сотрудника.

Лицензиями нужно обеспечить всех, кто будет пользоваться платформой HRlink. В лицензию входят все опции и возможности платформы, дополнительно ничего оплачивать не надо. При этом лицензии переходят от уволившихся сотрудников новым, поэтому даже если у вас высокая текучесть кадров, это не повлияет на стоимость платформы.

Как перейти на кадровый ЭДО с HRlink

В среднем интеграция занимает около месяца, если не учитывать время на тендер, согласование и подписание договора. Переход на КЭДО состоит из трех этапов, на каждом из которых клиента сопровождает персональный менеджер. Команда внедрения HRlink берет на себя основную часть технической работы и обучения сотрудников, чтобы ресурсозатраты со стороны заказчика были минимальными.

  • Подготовка и подписание локальной нормативной документации — до двух недель.
  • Техническое внедрение HRlink и обучение сотрудников— до 20 дней.
  • Разворачивание КЭДО на всю компанию — до трех дней.

Резюме

Платформа кадрового ЭДО HRlink дает своим клиентам следующие возможности:

  • Обмен кадровыми документами со всеми категориями сотрудников без бумаги и личных встреч.
  • Ускорение кадровых процессов в среднем в два раза.
  • Уменьшение нагрузки на КДП благодаря автоматизации рутинных операций.
  • Сокращение расходов на бумагу, печать, почту и организацию архивов.
  • Усиление HR-бренда компании: быстрый обмен кадровыми документами и оформление сотрудника за один день без бумаги и личных встреч поможет отстроиться от конкурентов на рынке труда.
  • Сохранение команды на удаленке. Неважно, в какой точке мира находится кандидат — это не повлияет на обмен документами.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here