Александр Рагини, исполнительный директор Школы Бизнеса «Синергия».
«Компания будет работать эффективно и бесперебойно, если в ней правильно отстроена бизнес-система»— на основе книги исполнительного директора Школы Бизнеса «Синергия» Александра Рагини «Как перейти в высшую лигу. 5 шагов, которые изменят ваш бизнес» мы подготовили для вас материал о том, как правильно настраивать бизнес-систему, какие следует сделать шаги и на что обратить внимание.
Александр является экспертом-практиком в области консалтинга, ему и его команде не раз приходилось сталкиваться с ошибками владельцев бизнеса, которые тормозят процесс масштабирования.
В книге описаны самые распространенные из них, а также приводятся практические инструменты и пошаговые инструкции, благодаря которым можно выстроить эффективные бизнес-процессы внутри компании.
Пример:
Не так давно в Uber случился громкий скандал, связанный с похищением базы данных. Один из основателей компании Трэвис Каланик под давлением инвесторов ушел в отставку. У Uber два месяца не было генерального директора, прежде чем назначили нового.
Мой хороший друг Михаил Рейдер на тот момент возглавлял UberEats в России. Я спросил его: «Как компания продолжает работать без руководителя?» Он ответил: «Никто и не заметил. У меня продажи как росли, так и растут».
Итак, Александр подводит нас к мысли, что искусство управленца состоит не в том, чтобы взять на себя основную часть работы и показать остальным, что он все умеет, а в том, чтобы создать эффективную бизнес-систему.
Далее автор выделяет несколько элементов-составляющих бизнес-системы: стратегия, цели, четкие зоны ответственности, KPI, отстроенные бизнес-процессы и корпоративная культура.
При этом основа бизнес-системы — стратегия, под которую настраивается все остальное. Но для интенсивного масштабирования важны все элементы.
Существует ряд признаков качественного стратегического планирования: вы знаете, что происходит и почему; прогнозируете развитие событий на основе фактов; знаете, кем хотите стать в будущем; стратегические цели определены на 3–5 лет и на текущий период; присутствуют стратегические цели, а не только финансовые; структура, культура, процесс, люди соответствуют выбранной стратегии или есть план изменений; все подразделения понимают свой вклад в достижение целей; существует финансовая модель на 3–5 лет с учетом реализации стратегии.
Стратегия должна строиться «снаружи внутрь». Сначала проводится анализ состояния и прогноза внешней среды: что происходит вокруг? Что произойдет в будущем? Какую позицию вы хотите занять? Чего вам для этого не хватает? Как это получить? Затем анализ внутренней среды: какими компетенциями вы обладаете, а какими нет?
Как разработать стратегию
При стратегии вам предстоит спрогнозировать будущее. Для этого вам нужно проанализировать изменения в показателях компании и экстраполировать их.
Важно: смотря только внутрь компании и продолжая текущий тренд на будущее, мы всегда пропускаем важнейшие изменения среды. Поэтому необходимо проанализировать действия и планы конкурентов. Проведите опросы клиентов, чтобы выявить скрытые или нарождающиеся потребности, а также опросите и проанализируйте действия и планы поставщиков. Изучите международный опыт вашей отрасли.
Цели
Следующий после стратегии элемент эффективной бизнес-системы — цели, их постановка и декомпозиция. Декомпозиция — дробление ключевых целей на более мелкие и назначение ответственных за их достижение. Если этого не сделать, может возникнуть несогласованность действий.
Распределите зоны ответственности
Следующий шаг — распределение зон ответственности. Их можно представить в виде шахматной доски. В клетке каждой зоны лежат задачи и функции. Эти клетки также декомпозируются. Департаменты — на отделы, отделы — на функциональные места. В каждой клетке должна быть «голова» конкретного сотрудника. Эта «голова» в зависимости от результата либо увенчается лавровым венком, либо — с плеч долой.
Внедрите KPI
Задача KPI — облегчить жизнь собственнику бизнеса, руководителям и рядовым сотрудникам. Систему KPI уже можно внедрять, когда число сотрудников большедвух-трех, и необходимо внедрять, когда перевалило задесяток.
Благодаря KPI руководитель делегирует полномочия и ответственность на уровень руководителей подразделений и рядовых сотрудников, но тем не менее все контролирует.
Выстраивайте бизнес-процессы
Четко выстроенный бизнес-процесс можно нарисовать в виде простой схемы, которая будет состоять из минимального количества блоков. Многие предприниматели относятся к этому снисходительно, не желая тратить время.
Практика же доказывает, что так вы сможете выявить и устранить потери в цепочке действий. Результаты будут впечатляющими.
Работайте над корпоративной культурой
Корпоративная культура — это определенные, доведенные до всех и принимаемые всеми по умолчанию миссия, принципы и правила поведения. Если эти базовые установки не определены, не прописаны, а существуют только в голове руководителя или на словах, корпоративная культура будет зависеть от случайных факторов.
В этом случае новый амбициозный сотрудник с легкостью изменит атмосферу коллектива, правила поведения под свои стандарты, и не обязательно это пойдет на пользу компании.
Задача руководителя — транслировать коллективу ценности и принципы корпоративной культуры сотрудники должны знакомиться с ними при приеме на работу. Анализ любых ситуаций проходит всегда через призму этих принципов.
