Новая роль нового HR-портала, или We keep IT cool!

0
555
развитие HR-портала

Надежда Бондарева, HR-директор компании LinxdatacenterЦифровизация HR – один из важнейших элементов в общем процессе цифровой трансформации компаний. Надежда Бондарева, руководитель отдела персонала компании Linxdatacenter, рассказывает об удачном опыте запуска внутреннего HR-портала, который всего за год помог серьезно преобразовать работу компании.

Предыстория

Внутренний портал компании – инструмент для организации жизни коллектива, концепцию которого так или иначе рассматривает в своей практике любая компания СМБ-сегмента.

Идея централизации корпоративных коммуникаций в едином узле подкупает: кастомизированный под нужды конкретного коллектива закрытый сайт способен решить много HR-задач. Однако задумать и запустить такое решение в удобном рабочем формате – не одно и то же.

Мы в Linxdatacenter пытались запустить внутренний портал несколько раз – на разных платформах и силами разных команд. Однако ни одна из инициатив успехом не увенчалась. Каждый раз чего-то не хватало: PR-активности в коллективе, актуальной функциональности, общего видения – зачем все это нужно, как правильно запустить и как развивать такой проект.

Сделав выводы из предыдущих неудачных попыток, в 2019 году мы вернулись к проекту HR-портала еще раз. Изучение аналогичных проектов на рынке помогло нам определиться, что и в каком виде должно быть реализовано в таком решении на стартовом этапе, и мы взялись за работу.

Исходя из результатов исследования, мы подобрали ИТ-платформу и представили проект руководству компании. Мгновенного «взлета» не получилось: у компании были более важные задачи, поэтому продуманный и обоснованный проект снова отложили. Но случился 2020 год.

Удачный момент

По понятным причинам реалии работы коллектива поменялись – с точки зрения информационного взаимодействия в компании образовались явные пробелы. С переходом на удаленные и гибридные форматы работы централизованное информирование сотрудников о важных новостях практически закончилось.

Тогда был дан «зеленый свет» развитию HR-портала. В то же время в компании был коллективно утвержден девиз: «We keep IT cool!». Его решили использовать для названия внутреннего портала.

развитие HR-портала

Стартовый набор

Для запуска мы взяли базовую версию готового HR-портала от одного из разработчиков в данном сегменте: на первом этапе создали разделы «Новости», «Вопрос дня», «Календарь событий и мероприятий», а также обучающий раздел для новичков (информация о компании и ее деятельности, памятки по безопасности, общие правила работы и т.д.).

Реализация проекта с утряской всех контрактных моментов с вендором, интеграцией портала с нашим облаком и другими техническими и организационными моментами заняла 2 месяца.

Около месяца из этого времени ушло нанасыщение портала контентом, чтобы не запускать сырой шаблон, а сразу показать товар лицом: с новостями последних недель работы компании, планом мероприятий, календарем и опросами.

Было опасение, что и эта попытка закончится ничем. Помог системный подход: составили график новостей по отделам, когда каждый департамент предоставляет информацию о работе для публикации, расписали запланированные мероприятия (обучения, вебинары, марафоны). Одним словом, озадачили сотрудников.

И результат пришел почти сразу после запуска. Люди стали не только читать контент (соответствующая статистика просмотров ведется в админке портала), но и комментировать публикации, задавать вопросы, обсуждать.

Рост и развитие

Удачный старт вдохновил, и далее мы перевели на портал библиотеку Linxdatacenter: обширная база знаний, терминология, описания решений, продуктов и проектов – вся эта информация теперь доступна на портале. Например, есть разделы обучения по конкретному продукту, платформе или решению, softskills тренинги и проч.

Следующий вызов состоял в необходимости перехода в наших внутренних коммуникациях от электронной почты к прямому общению на портале. Нужно было изменить привычки людей к коммуникации. На портале интегрировали доступ к корпоративным системам, с которыми работают разные отделы, с возможностью общения с коллегами, не покидая портал. Появились кнопки быстрого доступа в CRM, HR, службу клиентской поддержки и другие ИС.

Вскоре запустили функционал фиксации наиболее важных новостей в виде баннеров на главной странице – например, актуальный график работы (полностью удаленный, гибридный, каким отделам обратить особое внимание на изменения и т.д.), различные корпоративные мероприятия.

Новости стали разбавлять интерактивом – например, начали собирать вопросы от сотрудников для собранийс руководством, делиться неофициальными новостями из жизни компании, такими как презентация новых сотрудников, события из жизни коллег.

Популярностью стали пользоваться опросы на самые разные темы, от непосредственно имеющих отношение к деятельности Linxdatacenter, до общих отраслевых и даже глобальных событий с мгновенным отображением результатов.

опросы сотрудников на HR-портале

тестирование сотрудников на HR-портале

Далее на портале появились разделы с планами обучения сотрудников дополнительным навыкам и базовым знаниям. В комплексе вся эта активность стала притягивать трафик на портал, и постепенно сотрудники начали воспринимать портал как ключевой источник информации о событиях в компании и будущих планах.

визиты сотрудников на HR-портал

Материальный стимул и социальный «Пульс»

Из последних нововведений: за активность на портале сотрудникам начисляются баллы – мы ввели программу их обмена через модуль «Каталог призов» на корпоративные подарки с определенной ценой.

корпоративные подарки на hr портале

Еще однимбольшим апдейтом стал запуск сервиса «Пульс» – формат свободной стены для общения сотрудников на любые темы– от поиска дачи на лето до обсуждения погоды и отчетов об отпуске. Своего рода социальная сеть для своих, socialclub – крайне полезный и эффективный инструмент с точки зрения сближения сотрудников из разных локаций и департаментов.

форум на hr портале

Эти две активности серьезно прокачали вовлеченность сотрудников – мы стали замечать эффект ожидания «чего-нибудь новенького» на портале, коллеги регулярно задают вопросы об обновлении функционала и предлагают улучшения.

Выводы и планы

Безусловно, когда возникает такая отдача – появляется энтузиазм для дальнейшего развития проекта. Мы изучаем новые фишки платформы, разделы и их потенциальное применение в нашей практике. Акцент идет в сторону увеличения интерактива. Цель – создание корпоративной площадки для самовыражения сотрудников в неформальном ключе с пользой для рабочего климата в компании.

Портал закреплен за HR-отделом, мы делим роли: один специалист отвечает за новости, второй – за ведение календаря дней рождения сотрудников, третий – за мероприятия и т.д.

Изначально портал разрабатывался с акцентом на обучающий функционал, но практика показала, что социальная функциональность востребована в не меньшей степени и развивается в гораздо большем объеме.

По итогам первого года эксплуатации можно сказать, что HR-портал – эффективный инструмент поддержки единства в условиях территориальной разобщенности и удаленности.

Решение стало реальным помощником по многим направлениям. Появился эффект «а посмотри на портале, там все есть». Масса HR-текучки перетекла в цифровую среду и эффективно управляется в едином хабе.

Следующий этап – разработка дополнительных модулей, например, модульформирования рейтинга сотрудников и отделов через оценку работы от коллег. Он позволит выражать благодарность за вклад в проекты или наоборот, высказывать критику – в рамках общего совершенствования рабочего процесса.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here