Положение об организации подбора персонала. Образец 2021 года.

Пример положения об организации подбора персонала в Компании.

Данное положение очень важно для внедрения единого стандарта подбора персонала в Компании, в которым описаны процедуры подачи заявок от подразделений, описание инструментов и источников поиска кандидатов, процедур собеседования и оценки кандидатов, сроков поиска, отчетности и ответственности сторон.

Внимание примерная форма!

Скачать образец положения об организации подбора персонала >>>

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «_________»
______________ ФИО
«___» ___________ 2021 г.

Положение об организации подбора персонала в Компании

1. ОБШИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОНЯТИЙ
3. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА
4. ПОРЯДОК ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА
5. ОТЧЕНОСТЬ
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

1 ОБШИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Настоящее Положение определяет единые стандарты подбора персонала в Компании.
1.2 Данным Положением, должны руководствоваться лица, которые участвуют в процессе подбора персонала во всех подразделениях Компании.
1.3 Основной целью подбора персонала является своевременное и максимально эффективное удовлетворение потребности Компании в обеспечении человеческими ресурсами.
1.4 Основными задачами системы подбора являются:
— поиск и отбор кандидатов, максимально соответствующих требованиям к должности;
— формирование и постоянное пополнение базы внешнего резерва кандидатов;
— анализ эффективности мероприятий по подбору, с последующей корректировкой при необходимости.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОНЯТИЙ
2.1 Подбор персонала – процесс привлечения кандидатов соответствующей квалификации для замещения определенной должности.
2.2 Заявка – стандартизированная форма, которая фиксирует потребность в персонале.
2.3 Инициатор заявки – лицо, подающее заявку на подбор персонала (чаще всего руководитель подразделения, в которое осуществляется подбор).
2.4 Исполнитель – лицо ответственное за поиск и подбор персонала.
2.5 Кандидат / претендент на замещение вакантной должности – лицо, участвующее в конкурсе на замещение вакантной должности.
2.6 Компетенция – поведенческая характеристика, необходимая сотруднику для успешного выполнения рабочих функций, отражающая необходимые стандарты поведения
2.7 Знание – обладание проверенной информацией, которая используется при выполнении работы.
2.8 Навык – знание и умение, необходимые для выполнения работы на определенной должности для достижения результата.
2.9 Компетентность – совокупность компетенций необходимых для эффективной деятельности.
2.10 Профиль должности — описание компетенций, опыта и анкетных данных, необходимых для выполнения определенной работы в организации на определенной должности.
2.11 Стоп — лист – перечень компаний (корпораций, организаций и т.д.), из которых не рассматривают кандидатов на вакансию/Ф.И.О. кандидатов, которые по каким-либо причинам не рассматриваются на определенную вакансию.
2.12 Предложение работы (Job-оффер) – в письменной форме, которое закрепляет за работодателем готовность принять на работу сотрудника, в нем указывается позиция, оклад и срок выхода на работу, могут быть указаны размеры материального поощрения и наличие/отсутствие социального пакета.

3. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА
3.1 Основными принципами подбора персонала являются:
— осуществление подбора только на должности, существующие в штатном расписании подразделения при наличии штатной единицы;
— осуществление подбора только при наличии заявки, профиля и должностной инструкции;
— осуществление подбора на конкурсной основе;
— преимущественное право на замещение вакансий сотрудниками предприятия (Кадровый резерв) при условии соответствия требованиям, указанным в заявке/профиле должности;
— закрытие вакансий на основании утвержденных плановых сроков, которые зависят от уровня должности вакантной позиции;
— соответствие кандидата на замещение вакантной должности критериям должности, которые указаны в профиле должности;
— распределение ответственности за закрытие вакансий на основании принадлежности к подразделению.
3.2 Лицами ответственными за подбор персонала, являются специалист по подбору и адаптации персонала, а также менеджеры по персоналу, которым руководитель Службы персонала передал данные полномочия.

4. ПОРЯДОК ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА
Процесс подбора персонала включает в себя следующие этапы:
— подготовительный этап;
— поиск кандидатов;
— предварительный отбор кандидатов;
— окончательный отбор кандидатов;
— сроки закрытия заявки;
— прекращение поиска кандидатов.
4.1 Подготовительный этап
4.1.1 Основанием для открытия вакантной должности может быть:
— увольнение сотрудника, ранее занимавшего данную должность;
— плановая замена сотрудника занимающего должность;
— перевод сотрудника на другую должность;
— введение в штатное расписание новой штатной единицы.
4.1.2 Требования к кандидату формируются на основании утвержденного профиля должности, утвержденной должностной инструкции по Ф2, и согласованной заявки на подбор персонала.
4.1.3 Руководитель подразделения, в котором открылась вакантная должность, заполняет стандартную форму — Заявка на подбор персонала (приложение 1), создает служебную записку, в которой необходимо выбрать образец заявки на подбор — заполняет поля (приложение 2), прикладывает профиль должности и должностную инструкцию (Ф2) и отправляет одновременно по сценарию на ознакомление лицу, ответственному за подбор персонала.
4.1.4 Процесс согласования Заявки всеми ответственными лицами контролирует и несет ответственность инициатор заявки на подбор.
4.1.5 После согласования заявки всеми ответственными лицами подбор персонала осуществляется на основе Алгоритма подбора персонала (приложение 3).
4.1.6 Если для инициатора заявки на подбор вакансия не является срочной (в исключительных случаях), то она не ограничивается утвержденным сроком закрытия.
4.1.7 Днем принятия заявки в работу является дата заполнения стандартного бланка и его передачи в службу персонала, которая отмечается подписью руководителя Службы персонала.
4.1.8 Исполнитель фиксирует дату подачи заявки в регистрационном журнале базы 1С (приложение 4) и приступает к поиску кандидатов на замещение данной вакантной должности.
4.1.9 Исполнитель осуществляет закрытие вакансий в порядке очередности поступления Заявок на поиск персонала от инициаторов, согласно установленным срокам закрытия вакансий.
4.1.10 Инициатор заявки на подбор персонала, после согласования заявки обязан проверить наличие, оснащенность и комплектацию рабочего места нового сотрудника. В случае необходимости, обеспечить наличие, оснащенность и комплектацию рабочего места за 3 дня до выхода сотрудника на работу с обозначенным испытательным сроком.
4.2 Поиск кандидатов
4.2.1 Исполнитель проводит переговоры с инициатором, с целью определения для себя взаимодействия по Заявке. Уточняет график встреч и готовность руководителя принимать участие в предварительном просмотре резюме потенциальных кандидатов на данную вакансию. Инициатор может отклонить резюме кандидата на замещение вакантной должности с обязательным комментарием причины.
4.2.2 В случае, если инициатор имеет перечень компаний/кандидатов, из которых/ которые не могут рассматриваться на данную вакансию, то он может сформировать «стоп-лист» для исполнителя, который предоставляется в виде списка.
4.2.3 Ответственный за подбор персонала организует поиск кандидатов, используя различные источники, зависящие от уровня и требований, предъявляемых к вакантной должности. Главными критериями при выборе источника поиска кандидатов являются: эффективность источника и стоимость его использования.
4.2.4 Возможные источники поиска:
— размещение вакансии на корпоративном портале в разделе «Вакансии»
— использование баз данных резюме / контактов кандидатов.
Выявление претендентов на замещение вакансии из числа уже имеющихся кандидатов из внешнего резерва в базе (электронной/1С);
— информация от соискателей о других специалистах;
— информация о потенциальных кандидатах от сотрудников, представителей партнеров, конкурентов и др.;
— использование специализированных сайтов сети Интернет, например таких, как:
а) hh.ru
б) rabota.ru
в) zarplata.ru
г) avito.ru и.др.
— использование печатных/теле/видео источников. Размещение объявлений в СМИ.;
— распространение листовок на улицах, в магазинах, общественном транспорте;
— вузы и профильные учебные заведения;
— заявки в кадровые агентства, центры занятости;
— участие в «ярмарках вакансий», выставках, презентациях;
— использование социальных сетей, например таких, как:
а) www.linkedin.com;
б) vk.com;
в) facebook.com;
— прямой поиск соискателей.
Осуществляется посредством поиска информации о компаниях и потенциальных кандидатах; сбора рекомендаций; установления контакта с интересующими кандидатами.
4.2.5 Информация, предоставляемая на рынок труда для привлечения кандидатов, должна содержать следующие сведения:
— специфика организации;
— характеристика должности (описание круга задач, возможность карьерного роста и т.д.);
— профиль требований к кандидату (набор необходимых профессиональных, личностных, корпоративных и управленческих компетенций, опыт и др.);
— особенности условий труда.
4.2.6 Исполнитель анализирует эффективность использования того или иного источника поиска кандидатов на конкретную должность. Если источник неэффективен, его необходимо заменить.
4.2.7 Исполнитель на постоянной основе формирует, пополняет и использует базу 1С «Управление персоналом» резюме кандидатов из внешнего резерва (приложение 6).

4.3 Предварительный отбор кандидатов
4.3.1 Исполнитель осуществляет тщательный отбор поступивших резюме, на соответствие требованиям указанных в профиле, должностной инструкции и заявке.
4.3.2 При первичном телефонном общении с кандидатами, заинтересованными в вакансиях, исполнитель выявляет соответствие формальным требованиям и степени заинтересованности кандидата (возраст, уровень притязаний, желаемые условия труда и т.д.).
4.3.3 В случае выявления соответствия первичным требованиям по итогам телефонного интервью, происходит приглашение кандидатов на собеседование. Если у кандидата нет развернутого резюме, ему необходимо заполнить анкету. Цель собеседования: определить степень соответствия кандидата предполагаемой должности, получить информацию о личностных качествах, мотивах и целях кандидата. Также необходимо проверить кандидатов на соответствие корпоративным компетенциям.
4.3.4 Стандарт проведения собеседования включает в себя следующие этапы:
— установление контакта (приветствие кандидата, создание благоприятной атмосферы – 5 мин.);
— интервью с кандидатом (30-40 мин.);
— вопросы кандидата (информация о компании, презентация вакансии 5-7 мин.);
— завершение собеседования (договоренность о дальнейших действиях).
4.3.5 После прохождения собеседования, кандидатам необходимо оговорить конкретный срок, когда они могут узнать ответ о результате прохождения собеседования.
4.3.6 При не соответствии Кандидата должности сделать предложение о другой вакансии более подходящей Кандидату, при наличии других вакансий или оставить резюме в Кадровый резерв Компании.
4.3.7 Проводить собеседование с кандидатом необходимо таким образом, что даже в случае не соответствии Кандидата должности, у Кандидата должно остаться положительное впечатление о Компании.

4.4 Окончательный отбор кандидатов
4.4.1 Прошедшие предварительный отбор 2 — 3 наиболее вероятные претенденты на замещение вакантной должности, рекомендуются к собеседованию с инициатором заявки. Лицо, ответственное за подбор, предоставляет резюме кандидатов со своими комментариями. После согласования кандидатур, исполнитель уточняет у инициатора удобное время для встречи и приглашает кандидатов на повторное собеседование. Цель данного собеседования – оценка профессиональных навыков кандидатов.
4.4.2 Инициатор заявки на подбор персонала в течение одного дня обязан предоставить ответ в виде комментариев, по каждому кандидату, с которым состоялась встреча.
4.4.3 Отобранный кандидат направляется на прохождение собеседования с руководителем Службы персонала.
4.4.4 В случае, если руководитель Службы персонала согласовал отобранного кандидата, кандидата направляют на прохождение собеседования с сотрудником департамента безопасности. Для этого исполнителю необходимо предоставить на кандидата следующий пакет документов:
— анкета;
— резюме;
— ксерокопия паспорта;
— копия ИНН;
— копия диплома.
4.4.5 Специалист департамента безопасности (ДБ) обязан в 3 (трех) дневный срок сделать заключение о кандидате, и предоставить информацию в письменном виде.
4.4.6 Сотрудник ДБ имеет право отказать кандидату в трудоустройстве в следующих случаях:
— наличие уголовной или административной ответственности у кандидата либо у ближайших родственников (муж/жена, отец, мать, брат, сестра, мачеха, отчим, опекуны, сын, дочь, гражданский муж/жена), в зависимости от степени тяжести и характера проступка /преступления;
— предоставление заведомо ложной информации о себе либо о ближайших родственниках (муж/жена, отец, мать, брат, сестра, мачеха, отчим, опекуны, сын, дочь, гражданский муж/жена);
— получение негативной информации с предыдущих мест работы, решение об отказе в трудоустройстве принимается коллегиально с непосредственным руководителем кандидата и ответственными лицами;
— наличие кредитных или иных не выполненных финансовых обязательств;
— выявление связи кандидата с силовыми структурами, в зависимости от специфики служебных обязанностей в Компании;
— если ближайшие родственники работают в компаниях, которые являются прямыми конкурентами Корпорации, решение об отказе в трудоустройстве принимается коллегиально с непосредственным руководителем кандидата и ответственными лицами;
— если кандидат попадает под прямое или непосредственное подчинение ближайшего родственника (муж/жена, отец, мать, брат, сестра, мачеха, отчим, опекуны, сын, дочь, гражданский муж/жена), либо сам будет прямым или непосредственным руководителем ближайшего родственника.
4.4.7 По запросу руководителя Службы персонала, в случае принятия отрицательного решения по кандидату, специалист СБ обязан сообщить причину отказа.
4.4.8 При положительном заключении департамента безопасности, при необходимости, заключительный этап собеседования и принятие решения о приеме на работу может осуществляется Генеральным директором.
4.4.9 При согласовании кандидатуры в случаи необходимости, кандидату делается предложение о работе с разъяснением условий оплаты и труда и совместно с ним определяется дата его выхода на работу.
4.4.10 Для кандидатов 1 — 3 уровня управления должности рекомендовано составление письменного предложения о работе, который отправляет исполнитель на электронный адрес от лица руководителя либо вручается ему лично.
4.4.11 Ответственность за составление предложения о работе для кандидатов 1-3 уровня управления должности несет инициатор заявки на подбор.
4.4.12 Для кандидатов 4 — 7 уровня управления должности рекомендуется делать устное предложение о работе, которое может звучать следующим образом, пример:
«Мы рады предложить Вам данную вакансию, ждем Вас в понедельник (другой день) в 9:00 (либо другое время). Хотим поблагодарить Вас за то, что вы остановили выбор на нашей компании. В первый рабочий день, Вам необходимо иметь с собой следующий пакет документов: паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовая книжка, диплом об образовании, 2 фотографии 3х4».
4.4.13 В случае, если между днем договоренности и фактической датой выхода сотрудника на работу продолжительность периода больше 1 (одной) недели, исполнитель должен поддерживать связь в телефонном режиме с периодичностью 1 (один) раз в неделю. Если период от 1 (одного) месяца и более — рекомендуется созваниваться не реже 2 (двух) раз в месяц.
4.4.14 После принятия окончательного решения по кандидатуре на должность, все кандидаты которые встретились с исполнителем на должности 1 (первого) уровня управления должности, и по которым приняты отрицательные решения, должны получить вежливый отказ о приеме на работу, пример:
«Большое спасибо за потраченное Вами время. На сегодняшний момент наши задачи, не смогут эффективно задействовать Ваш потенциал. В случае, если мы сможем предложить для Вас достойную вакансию, Наши специалисты обязательно с Вами свяжутся и предложат достойную позицию».
4.4.15 После принятия окончательного решения, кандидаты на должности 2 — 6 уровней управления должности которые встретились с исполнителем, и по которым приняты отрицательные решения, должны получить вежливый отказ о приеме на работу.
Исполнителю рекомендуется оставлять свою визитную карточку с контактным номером телефона и определить четко оговоренный промежуток времени, позвонив по которому в установленное время, кандидат может узнать принятое решение по его кандидатуре.
Пример:
а) «Большое спасибо за Ваш интерес, проявленный к нашей открытой вакансии. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам это предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме, и, возможно, вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность»;
б) «Большое спасибо за потраченное Вами время. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Ваше резюме будет сохранено в нашей базе данных и, возможно, мы вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность».
4.4.16 Информацию о не принятых на работу кандидатах в день принятия решения о закрытии вакансии исполнитель заносит в базу данных кандидатов 1С с подробной информацией о каждом кандидате и результатах контактов.
4.4.17 В день выхода нового сотрудника на работу его оформление проводится согласно Положению о порядке приема, перевода, увольнения сотрудников Компании.
4.5 Сроки закрытия заявки на подбор
4.5.1 После получения Заявки, исполнитель обязан провести подбор кандидатов в сроки, установленные настоящим Положением, в зависимости от уровня должности подбираемого персонала для работы в Корпорации.

4.5.2 Исполнитель имеет возможность инициировать пересмотр заявки на подбор, с корректировкой сроков закрытия, в случае, если: количество предоставляемых финальных кандидатов превышает 5 человек (при условии, что они все соответствуют критериям профиля и Заявки) и ни один из них не был выбран (без аргументированной причины отказа).
Исполнитель имеет возможность инициировать пересмотр сроков закрытия соответственно количеству дней, в которые руководитель (инициатор заявки на подбор) отсутствовал, в случае, если:
— руководитель (инициатор заявки на подбор) находился в командировке, более 5 дней;
— руководитель (инициатор заявки на подбор) находился в отпуске;
— руководитель (инициатор заявки на подбор) отсутствовал на рабочем месте по болезни, более 5 дней;
— руководитель (инициатор заявки на подбор) отсутствовал на рабочем месте без пояснения причин, более 5 дней.
Для этого исполнитель должен составить служебную записку, с обоснованием причины продления срока закрытия вакансии. Служебную записку в обязательном порядке должны согласовать:
— руководитель структурного подразделения, в котором открыта вакансия;
— руководитель службы персонала.
4.5.3 В случае, когда кандидат по поданной заказчиком Заявке подобран, утвержден и приступил к выполнению своих обязанностей в установленный срок, но впоследствии по каким-то причинам отказался от работы на предприятии, то дата исполнения Заявки по подбору кандидата фиксируется повторно со дня наступления событий, и процесс подбора повторяется по пунктам 4.1.9-4.4.16.
4.5.4 В случае, если в течение работы по заявке инициатор меняет основные требования (опыт работы, наличие специальных знаний и навыков) либо допускает ошибку в основных требованиях, то заявка аннулируется и составляется новая с учетом изменившихся требований, соответственно исполнителю устанавливаются новые сроки закрытия вакансий согласно ее уровню.
4.5.5 В случае, если от даты подачи заявки, прошла половина установленного срока на закрытие вакансии и исполнитель не предоставил на рассмотрение инициатору ни одного кандидата, то инициатор имеет право подать запрос в виде служебной записки на имя руководителя исполнителя, с целью провести анализ причины ее неисполнения.
4.6 Прекращение поиска кандидатов
4.6.1 В случае, если необходимость в подборе теряет актуальность, инициатор заявки, немедленно сообщает об этом руководителю исполнителя (с указанием причины) для прекращения работы над данной Заявкой в виде служебной.

5. ОТЧЕТНОСТЬ
5.1 С целью оперативного обмена информацией, лицо, ответственное за подбор направляет следующую отчетность на согласование руководителю Службы персонала.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1 Инициатор заявки на подбор несет ответственность за:
— предоставление всей необходимой информации и корректности заполнения Заявки на подбор;
— проверку профессиональных качеств кандидатов;
— соблюдение процесса подбора персонала согласно данному Положению;
— принятие решения о найме кандидата на работу;
— подготовку Предложения работы;
— своевременную подготовку оборудованного рабочего места.
6.2 Исполнитель несет ответственность за:
— соблюдение стандартов подбора персонала регламентирующего данным положением;
— качество предоставляемых кандидатов (требования в заявке должны совпадать с профессиональными и личностными качествами кандидата);
— соблюдение сроков на закрытие вакансий;
— своевременное предоставление отчетов перечисленных в разделе 5.
6.3 Начальник отдела подбора и развития несет ответственность за:
— организацию и управление процессом подбора в рамках Управляющей компании;
— предоставление сводных отчетов перечисленных в разделе 5.
6.4 Руководитель службы персонала
— организацию и контроль процесса подбора в разрезе должностей.
6.5 Специалист департамента безопасности несет ответственность за:
— своевременную и качественную проверку биографических данных кандидатов;
— предоставление информации о причинах отказа по кандидатам, в случае запроса директора департамента управления персоналом.

Приложения и формы содержатся в образце для скачивания.