Порочкин Дмитрий Борисович, общественный уполномоченный по вопросам охраны труда при уполномоченном по защите прав предпринимателей в г. Москве, Генеральный директор Центра охраны труда «НСС Консалт».
Служебная записка — это один способов официального общения внутри организации между коллегами. Служебная записка не является унифицированым документом Общероссийского классификатора управленческой документации, но обладает признаками документа.
Служебная записка должна иметь реквизиты, законченное сообщение. Она может быть в бумажном или электронном формате, в зависимости от правил документооборота компании. Реквизиты, которые должны быть обозначены в служебке указаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Служебные записки хранятся сроком от года до пяти лет в зависимости от темы. Уже эти признаки указывают на то, что служеьную записку можно отнести к разряду документов.
Служебная записка может:
- информировать — приглашать на встречи внутри компании или во вне, сопровождать другой документ, предупреждать о рисках.
- запрашивать дополнительные сведения или уточнять информацию;
- предлагать изменения, вносить рационализаторские предложения;
- решать производственные вопросы между отделами или работниками.
Написать служебную записку может любой работник организации. С ее помощью можно обратиться к любому коллеге или даже целому отделу. В служебной записке можно затронуть любые рабочие моменты.
Так как служебная записка формально не относится к унифицированным документам, то для нее не существует специально разработанной формы. Оформление служебной записки зависит от установленных компанией правил ведения документооборота.
Такие правила отображаются в локальных актах работодателя. Для удобства пользования бланк служебной записки может быть расположен общедоступной электронной папке, в которой лежат бланки по основным темам, по которым составляются служебки.
В этих бланках, уже заранее могут быть проставлены реквизиты для предварительных согласований. Основная часть текста служебки составляется от первого лица в единственном числе.
Далее необходимо написать смысловую часть. Она может состоять из:
- сформулированную просьбу или предложение по поставленному вопросу;
- причины и обстоятельства, побудившие написать служебку.
В тексте необходимо указывать конкретные, выверенные сведения, например:
- размер предлагаемого вознаграждения подчиненному работнику — почему именно такой размер;
- даты и время предполагаемого события, сбора или совещания;
- суммы, требующиеся для каких то нужд или или обоснование этих сумм;
- набор действий, если речь идет о решении какой-то проблемы.
Также нужно подумать кого еще нужно оповестить. Чаще всего это непосредственный руководитель, который может завизировать дополнительно служебку своим согласованием.
Служебку можно регистрировать, но это зависит от правил документооборота компании. Тем не менее регистрация — это гарантия того, что документ не потеряется и на него отреагируют.
