Срок применения должностных инструкций

Порочкин Дмитрий Борисович, общественный уполномоченный по вопросам охраны труда при уполномоченном по защите прав предпринимателей в г. Москве, Генеральный директор Центра охраны труда «НСС Консалт».

---

Одним из документов, с которым новый работник должен ознакомиться при трудоустройстве является должностная инструкция. Это документ должен содержать в себе подробную информацию о том, что должен делать работник чтобы исправно получать заработную плату. Единственного чего не содержит этот документ это срок его действия.

Срок действия должностной инструкции (ДИ) – вопрос, вызывающий немало дискуссий среди работодателей. Законодательство РФ, в отличие от некоторых других стран, не устанавливает жестких временных рамок для действия ДИ. Трудовой кодекс РФ, а именно часть 2 статья 57 позволяет прописать все трудовые функции и обязанности сотрудника непосредственно в трудовом договоре, фактически не требуя наличия отдельной ДИ.  Исключение составляют государственные органы, для которых разработка и использование должностных инструкций обязательны в соответствии со статьей 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Несмотря на не обязательность разрабатывать должностные инструкции, на практике подавляющее большинство коммерческих организаций используют ДИ, поскольку они упрощают управление персоналом, четко фиксируют круг обязанностей каждого сотрудника, предупреждают разночтения и споры, а также облегчают оценку эффективности работы. Отсутствие законодательной регламентации срока действия ДИ порождает необходимость самостоятельного определения этого параметра работодателем.

По факту работодатели применяют различные подходы. Одни устанавливают срок действия ДИ в самой инструкции (например, 5 лет), другие обновляют ее по мере необходимости, третьи вообще не указывают срок, предпочитая пересматривать  документ в случае существенных изменений в деятельности организации или на рабочем месте сотрудника.

Важно понимать, что часто используемая формулировка «по мере необходимости» – понятие достаточно расплывчатое. Она не отражает конкретный срок действия документа и, что важнее ситуации, при наступлении которых должностная инструкция правится или заменяется на новую. Оптимальным решением будет закрепление критериев необходимости пересмотра ДИ в локальном нормативном акте организации (например, в положении о ведении делопроизводства).

Эти критерии могут включать:

1. Изменения в законодательстве — новые законы или подзаконные акты, затрагивающие деятельность организации или конкретной должности;
2. Изменения в организационной структуре — реорганизация, смена руководства, введение новых подразделений или изменение функционала существующих;
3. Изменение технологии работы — внедрение нового оборудования, программного обеспечения, изменение производственных процессов;
4. Изменение требований к квалификации сотрудника — появление новых требований к знаниям, умениям и навыкам, необходимым для эффективного выполнения работы;
5. Результаты аттестации персонала — выявленные в ходе аттестации недостатки в работе сотрудника или необходимость корректировки его функционала;
6. Систематические нарушения сотрудником своих должностных обязанностей — если сотрудник регулярно не справляется со своими обязанностями, это может потребовать пересмотра ДИ для уточнения требований или корректировки круга обязанностей;
7. Введение новых должностей или изменение существующих — создание новых должностей или существенное изменение функционала существующих должностей влечет за собой необходимость обновления соответствующих ДИ.

Независимо от выбранного подхода, регулярный пересмотр ДИ крайне важен для  поддержания актуальности и эффективности работы. Затягивание с обновлением может привести к несоответствию ДИ реальным обязанностям сотрудника, усложнению  контроля за его работой и, в конечном итоге, к конфликтам и трудовым спорам, которые как правило разрешаются только в судебном порядке.

Процедура внесения изменений в ДИ также требует внимания. Если ДИ является самостоятельным документом, изменения оформляются путем подготовки новой редакции и утверждения ее руководителем организации. Если ДИ является приложением к трудовому договору, необходимо провести заключение дополнительного соглашения к трудовому договору  с сотрудником. Это обязательное условие, даже если изменения в ДИ незначительны. Дополнительное соглашение должно быть подписано обеими сторонами и содержать информацию об изменениях, внесенных в ДИ, с указанием конкретных пунктов и формулировок.

Важно довести изменения, касающихся должностной инструкции до сведения сотрудника  под роспись. Это подтверждает ознакомление сотрудника с обновленной версией ДИ и  исключает возможные споры в будущем о незнании его обязанностей. При этом необходимо обеспечить юридическую грамотность всех документов, чтобы избежать  нарушения трудового законодательства.

Хотя законодательство не регулирует сроки действия и порядок обновления ДИ,  работодатель несет ответственность за актуальность и соответствие этого документа действительности. Разумный подход к разработке и обновлению ДИ является ключом к  эффективному управлению персоналом и предотвращению возникновения трудовых  споров. Поэтому разработка внутреннего положения о  ведении делопроизводства, включающего положения по работе с ДИ, а именно критерии обновления и процедуру  оформления изменений является целесообразной и рекомендуется к внедрению во всех  организациях, использующих ДИ.