Выстраивание эффективной удаленной работы с помощью современных инструментов

Екатерина Беляева, ведущий менеджер по маркетингу Mail.ru для бизнеса.

События последних нескольких недель заставили компании пересмотреть работу внутри команд и перевести сотрудников на удаленную работу. Одни компании, практикующие формат частичной удаленной работы, оказались подготовлены к новой реальности. Другие столкнулись с организационными проблемами и полным непониманием, как решать вопросы, которые ранее никогда не возникали.

Перевод сотрудников Mail.ru на удаленную работу не стал болезненным процессом для компании — всё потому, что у нас уже есть опыт взаимодействия друг с другом удаленно как внутри команды, так и с фрилансерами.

В этой статье я хотела бы поделиться советами и конкретными инструментами для выстраивая продуктивной работы — надеюсь, наш опыт окажется полезным как для крупного бизнеса, так и для малого, впервые столкнувшихся с таким форматом работы.

Простые правила для эффективной работы:

1. Залог качественно выполненной работы на удаленке— коммуникация и четкое распределение задач. Важно, чтобы каждый сотрудник в команде понимал фронт своих работ, а также знал, к кому он может обратиться за помощью, если по каким-то причинам не понял задачу или не успевает выполнить ее к сроку. Перед планированием дальнейших работ, лучше еще раз убедитесь в том, что каждый понимает, что от него ждут. Для этого воспользуйтесь одним из сервисов видеозвонков, заранее составив план разговора и обозначив коллегам длительность звонка.
2. Перед тем, как планировать задачи на нужный вам период — на день, неделю или месяц — назначьте ответственного за распределение задач внутри отдела и рабочей группы — такой подход поможет вам лучше понимать, кто за что отвечает, и в случае непредвиденных обстоятельств быстро найти решение для любых вопросов.
3. После распределения задач попросите коллег внести всю информацию в один из сервисов планировщиков, обязательно добавив всех ответственных за контроль и исполнение.
4. После резкого перехода на удаленку, многие работники скучают по офису, ведь там помимо работы у них была личная коммуникация с коллегами. Чтобы не дать им скучать, а также быть в курсе рабочих планов на день, делайте перед началом рабочего дня 15-20 минутные видео-совещания.
5. Чтобы не пропустить все аудио- и видеоконференции с командой и клиентами, попросите сотрудников внести все встречи в календарь, синхронизированный с их почтой.
6. Напоминайте сотрудникам о том, чтобы они не забывали “закрывать” задачи в планировщиках, так как коллеги должны понимать весь объем задач на случай того, если кому-то понадобится помощь.
7. Обсуждайте срочные вопросы с коллегами в корпоративном мессенджере, а с клиентами общайтесь исключительно в почте для того, чтобы не потерять важную информацию.
8. Если в вашей компании нет корпоративного сервера для хранения данных, нужной для работы, или вы не можете дать доступ сотрудникам на их личные компьютеры, подберите сторонний облачный сервис для хранения и передачи важной информации. Обратите внимание, что выбранный сервис должен гарантировать надежную защиту ваших документов без доступа третьих лиц.
9. В конце рабочей недели обязательно проводите конф-коллс коллегами и попросите их рассказать о проделанной работе — что успели, а что нет. Спросите, нужна ли им какая-то помощь от вас или других сотрудников.

Инструменты, которые станут помощниками в вашей удаленной работе:

1. Планировщики задач. Помогают спланировать работу на нужный период времени, закрепить ответственных за задачи и отследить результат. Какие-то инструменты бесплатные, какие-то нет: Trello, Google Задачи, Microsoft To-Do, Things, Notion, Miro, Coggle.
2. Видео-звонки: Myteam, Skype, Zoom, Google Hangouts.
3. Общение внутри команды — мессенджеры для корпоративной работы: Slack, Myteam, HipChat, Kato.
4. Хранение и передача важных данных: GoogleDrive, Облако Mail.ru, Teambox, Dropbox.

Для некоторых компаний еще вчера удаленная работа была чем-то из ряда фантастики. Но рынок меняется, экономика не стоит на месте, поэтому любому бизнесу нужно уметь приспосабливаться к новым реалиям, ине теряя темпа, выстраивать эффективную работу в любых ситуациях.