Екатерина Кармак,
специалист по эффективным внутренним коммуникациям.
Трекер. Фасилитатор . Changemanager.
Руководитель компаний « Power of People», проекта Teamonline.
На данный момент реалии современного мира таковы, что большинство предприятий перешло на формат удаленной работы. Для многих компаний и сотрудников в частности это оказалось настоящим стрессом – людям пришлось столкнуться с внештатной ситуацией и работать в непривычных для них условиях.
Конечно же в сложившейся ситуации начинает страдать коммуникация между сотрудниками и продуктивность команды. Это не может не сказываться на предприятии в целом. Поэтому построение эффективных онлайн коммуникаций в команде – основополагающая задача для руководящего состава и поможет им в этом фасилитатор.
Фасилитатор – кто это
Фасилитатор – это специалист, задача которого грамотно построить групповую эффективную онлайн коммуникацию. Иными cловами задача фасилитатора сделать групповую встречу максимально плодотворной и помочь достичь сотрудникам поставленных целей наиболее успешно.
Одна из задач фасилитатора сохранять позитивный настрой группы и концентрированность команды на поставленных целей. Не дать обсуждениям «уйти в сторону» и при этом добиться того, чтобы все участники собрания понимали и вникали в суть происходящего.
Итогом правильных действий фасилитатора станет продуктивная работа команды в позитивной «легкой» атмосфере. Повторюсь это особенно важно при переходе сотрудников на «удаленку».
Дело в том, что в таком формате особенно необходимы собрания, планерки и стратегические сессии, помогающие сотрудникам лучше окунуться в процесс, «собраться» и делать свою работу качественно и получить при этом новые знания.
Задачи фасилитатора при проведении онлайн коммуникаций
Логичен вопрос – почему начальник или руководитель подразделения не может быть фасилитатором при проведении онлайн встреч сотрудников?
Дело в том, что очень сложно совмещать роль беспристрастного направляющего, который не принимает чью-либо сторону и выполнять роль начальника. Лидер должен оставаться лидером, а онлайн очень сложно уделять внимание разноплановым задачам фасилитатора и быть при этом контролирующим руководителем.
Задачи фасилитатора во время встреч онлайн:
- Главная функция фасилитатора, и она же его важнейшая цель, привести людей к результату, помочь им достичь намеченной цели и сделать сам процесс наиболее продуктивным.
- Продумать и выбрать оптимальные для эффективной онлайн коммуникации инструменты вовлечения команды. То, как фасилитатор будет поддерживать интерес к повестке и решаемым задачам и в формате онлайн инструменты должны работать, так как «собрать» людей и вовлечь онлайн сложнее.
- Успевать наблюдать за каждым из участников сессии или собрания. Это необходимо для того, чтобы вовлекать сотрудников, потерявших интерес к происходящему или нить обсуждения. Фасилитатор должен уметь задавать «правильные» вопросы, которые вернут человека в нужное русло.
- Выполнять процедуры чек-ин и чек-аут.
- Уметь грамотно распределять роли между участниками онлайн коммуникации. Должны быть сотрудники, ответственные за ведение протокола собрания, следящие за временем, отведенным на встречу. Важно правильно выделить ведущего, который будет оглашать вопросы, поставленные на повестку дня и т.п.
- Уметь помочь команде настроиться «на одну волну», так как формат онлайн новый для многих компаний. И успешное преодоление данного «барьера» поможет предприятию и сотрудникам выйти на новый уровень.
Из подобных мелочей, казалось бы, незначительных, но на самом деле очень важных строится работа фасилитатора. И результатом качественного ее выполнения будет повышение производительности предприятия, вовлеченность всех сотрудников в работу и достижение поставленных целей.
На что нужно обратить внимание при организации встреч онлайн
При организации онлайн планерок или собраний очень важно обратить внимание на следующие аспекты, тем более, если вы решите организовать подобное мероприятие своими силами.
- Тщательно продумать техническое оснащение онлайн коммуникации. Это значит вы должны выбрать и протестировать платформу для онлайн мероприятия, понимать нюансы ее работы. И, что самое важное, отослать подробные инструкции всем участникам собрания.
- Выбрать заранее инструменты вовлеченности сотрудников и следить за временем собрания. Рекомендованное время мероприятия – не более 1,5 часа (90 минут), так как в таком формате все время находиться в режиме полной концентрации на работе гораздо сложнее и продуктивность сотрудников гораздо ниже по истечению указанного срока.
- Заранее сформулировать план мероприятия, задачи, которые необходимо решить. Лучше, если все будет расписано поминутно. Логично, что скрупулёзно придерживаться такого плана не получится, но и без него не обойтись, если хотите сделать онлайн коммуникацию эффективной.
Примеры эффективных онлайн коммуникаций
Для осуществления наиболее эффективных онлайн коммуникаций с сотрудниками рекомендуется применять вот какие форматы встреч. Скажем так – это необходимый минимум, который сделает при правильном проведении встреч работу не менее результативной, чем если бы персонах находился на рабочих местах.
- Ежедневная 12-20 минутная утренняя планерка, которая помогает сотрудникам сместить фокус в рабочее русло и сформулировать планы на текущий рабочий день. В абонемент включено около 25 таких коротких онлайн собраний.
- Еженедельная встреча по постановке задач на неделю. Это более длительная встреча и проведение ее должно состояться в понедельник- вторник, то есть в начале рабочей недели.
Всего таких встреч должно быть 4 в месяц, но можно и меньше, если сотрудники на местах хорошо справляются с поставленными задачами и работают результативно.
- Еженедельная онлайн встреча по подведению итогов, которая проводится в конце рабочей недели. Она помогает понять, что из намеченного было достигнуто, а какие задачи еще требуют доработки. Таких встреч также должно состояться 4 в месяц.
- Одна стратегическая сессия или один мозговой штурм на выбор. Любой из этих продуктов очень эффективен для роста продуктивности и обучения сотрудников.
Но помните, что если вы хотите достичь настоящего эффекта от онлайн встреч и вовлечь сотрудников в рабочий вопрос с максимальной отдачей и выгодой для компании, то советую воспользоваться услугами фасилитатора на постоянной основе. Или же выделить человека, обладающего лидерскими и организаторскими качествами из вашей действующей команды и выучить его на фасилитатора. Но фасилитатор необходим – его присутствие залог продуктивности онлайн встреч.
