Порочкин Дмитрий Борисович, общественный уполномоченный по вопросам охраны труда при уполномоченном по защите прав предпринимателей в г. Москве, Генеральный директор Центра охраны труда «НСС Консалт».
В соответствии с обновлениями в Трудовом Кодексе РФ от 01.03.2022, работодатель может использовать электронный документооборот (далее ЭДО) в охране труда (статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ). В этом случае работодатель при желании принимает решение о переходе на ЭДО, берет согласие о переходе на ЭДО с работника (в случае первого трудоустройства кандидата после 31.12.2021 года, работники автоматически принимаются на ЭДО).
В кадровой документации и документации по охране труда есть ряд исключений – документов, которые нельзя перевести в электронный формат:
- Трудовые книжки;
- Приказ об увольнении;
- Акт о несчастном случае по форме Н-1;
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (журналы инструктажей).
Виды электронных подписей:
*Для работодателя:
- Простая электронная подпись (ПЭП);
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
- Неквалифицированная электронная подпись, которая выпускается на портале Госуслуги или на портале Работа в России (НЭП РВР).
*Для работника:
- Простая электронная подпись (ПЭП);
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
- Неквалифицированная электронная подпись, которая выпускается на портале Госуслуги или на портале Работа в России (НЭП РВР);
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Документы, которые можно подписывать НЭП (кроме работодателя), НЭП РВР, КЭП: Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения в договоры, расторжения договоров, приказ о дисциплинарном взыскании, согласие на перевод, заявление на увольнение. Остальные документы можно подписывать и ПЭП (кроме работодателя).
Из чего состоит электронный документооборот:
- Система ЭДО (программное обеспечение, в котором происходит администрирование ЭДО и верификация ЭЦП, подписание и хранение документов);
- Электронная цифровая подпись;
- Генерация документа (кто создает документ, и все данные документа);
- Личный кабинет сотрудника (место, где сотрудник видит и подписывает документы).
Как использовать ЭДО в охране труда
Что касается программного обеспечения, которое предлагают возможности для ведения документооборота по охране труда, то можно выделить основные:
- 1С: Производственная безопасность. Охрана труда.
- Dva14 (онлайн-помощник специалиста по охране труда).
- КОТ (Электронное рабочее место специалиста по охране труда).
Эти программы дают широкую возможность и множество удобных опций для работы с документами по специальной оценке условий труда, медосмотрам, обучению (в том числе существует возможность проводить дистанционное обучение), вести учет и планировать СИЗ, а также вести личные карточки сотрудников, планировать мероприятия, в том числе по расследованию несчастных случаев и в некоторых случаях формировать отчеты и вести статистику.
Есть и другие универсальные программы (СБИС, Контур.Диадок, HR Link), но они могут только выпустить ЭЦП и согласовывать документы, что для специалистов по охране труда не представляет особого интереса и не учитывают специфику работы.
