Электронный документооборот и охрана труда

0
307
охрана труда

Порочкин Дмитрий Борисович -общественный уполномоченный по вопросам охраны труда при уполномоченном по защите прав предпринимателей в г.МосквеПорочкин Дмитрий Борисович, общественный уполномоченный по вопросам охраны труда при уполномоченном по защите прав предпринимателей в г. Москве, Генеральный директор Центра охраны труда «НСС Консалт».


В соответствии с обновлениями в Трудовом Кодексе РФ от 01.03.2022, работодатель может использовать электронный документооборот (далее ЭДО) в охране труда (статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ). В этом случае работодатель при желании принимает решение о переходе на ЭДО, берет согласие о переходе на ЭДО с работника (в случае первого трудоустройства кандидата после 31.12.2021 года, работники автоматически принимаются на ЭДО).

В кадровой документации и документации по охране труда есть ряд исключений – документов, которые нельзя перевести в электронный формат:

  • Трудовые книжки;
  • Приказ об увольнении;
  • Акт о несчастном случае по форме Н-1;
  • Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (журналы инструктажей).

Виды электронных подписей:

*Для работодателя:

  1. Простая электронная подпись (ПЭП);
  2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
  3. Неквалифицированная электронная подпись, которая выпускается на портале Госуслуги или на портале Работа в России (НЭП РВР).

*Для работника:

  1. Простая электронная подпись (ПЭП);
  2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
  3. Неквалифицированная электронная подпись, которая выпускается на портале Госуслуги или на портале Работа в России (НЭП РВР);
  4. Квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Документы, которые можно подписывать НЭП (кроме работодателя), НЭП РВР, КЭП: Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения в договоры, расторжения договоров, приказ о дисциплинарном взыскании, согласие на перевод, заявление на увольнение. Остальные документы можно подписывать и ПЭП (кроме работодателя).

Из чего состоит электронный документооборот:

  • Система ЭДО (программное обеспечение, в котором происходит администрирование ЭДО и верификация ЭЦП, подписание и хранение документов);
  • Электронная цифровая подпись;
  • Генерация документа (кто создает документ, и все данные документа);
  • Личный кабинет сотрудника (место, где сотрудник видит и подписывает документы).

Как использовать ЭДО в охране труда

Что касается программных обеспечений, которые предлагают возможности для ведения документооборота по охране труда, то можно выделить основные:

  • 1С: Производственная безопасность. Охрана труда
  • Dva14 (онлайн-помощник специалиста по охране труда)
  • КОТ (Электронное рабочее место специалиста по охране труда)

Эти программы дают широкую возможность и множество удобных опций для работы с документами по специальной оценке условий труда, медосмотрам, обучению (в том числе существует возможность проводить дистанционное обучение), вести учет и планировать СИЗ, а также вести личные карточки сотрудников, планировать мероприятия, в том числе по расследованию несчастных случаев и в некоторых случаях формировать отчеты и вести статистику.

Есть и другие универсальные программы (СБИС, Контур.Диадок, HR Link), но они могут только выпустить ЭЦП и согласовывать документы, что для специалистов по охране труда не представляет особого интереса и не учитывают специфику работы.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here