Здесь или с собой: кадровые сервисы для сотрудников

0
562
Кадровый ЭДО

Когда речь заходит о переходе на КЭДО и подключении к цифровым процессам работников, больше всего вопросов возникает у компаний со значительным числом внеофисных сотрудников. Это продавцы, кассиры, рабочие — те, чье рабочее место не оборудовано ПК. Скепсис тут вполне понятен: цифровизация – это, конечно, хорошо, но всегда ли можно включить в её контур 100% штата? Давайте разбираться.

И правда, чтобы кадровые процессы были по-настоящему эффективными, они должны стать таковыми для всех. Иначе не считается. Сначала рассмотрим статистику популярных для перевода в цифровой вид кадровых процессов по версии Deloitte (от 2019 г.).

статистика популярных для перевода в цифровой вид кадровых процессов

Некоторые из этих процессов пока не могут быть полностью электронными в силу объективных законодательных причин, но многие так и просятся «в цифру». Например, ознакомление с локальными нормативными актами или инструктажами, отправка разных видов заявлений, оформление командировок и пр. Если выйти за пределы сугубо кадровых задач, частым кейсом будет заказ работником различных справок.

В случае бумажного документооборота, в некоторых компаниях получение справок или подача заявлений напоминает квест: нужно выяснить, что и как сделать, к кому обратиться, и под присмотром специалиста написать текст вручную по образцу. К решению задачи привлекаются руководители, секретари, сотрудники кадровых служб. Возможность самостоятельно в несколько кликов обратиться за определенным корпоративным сервисом решила бы множество проблем и сэкономила компании кучу рабочего времени.

Инструмент коммуникации с работодателем

Чтобы вовлечь работников в цифровое взаимодействие, надо всего лишь… сделать его легким, удобным и приятным.

Инструмент для него должен быть где-то рядом, лучше под рукой. Желательно, чтобы он был доступен в течение рабочего дня или к его окончанию. Чтобы им было легко пользоваться, хорошо бы ему быть очень простым и интуитивно понятным с точки зрения интерфейса, с ясными формулировками и визуализацией. Очевидно, что для работника этот инструмент должен быть бесплатен, а работодателю стоит оценить совокупную стоимость владения им (будет ли это самостоятельная разработка, покупка, во сколько обойдется сопровождение и развитие и пр.).

Стоит учитывать и индивидуальные условия работы: обстановка торгового зала и сталелитейного цеха будет по-разному влиять на выбор. Кроме того, режимность предприятия может накладывать серьезные ограничения на использование тех же мобильных телефонов. Выбирать конкретный вариант решения и устройства (компьютер, смартфон или инфокиоск), на котором кадровые сервисы будут доступны, нужно исходя из всех входных данных.

Инструменты вовлечения работников в цифровое взаимодействие

Веб-доступ сегодня есть практически к любым корпоративным системам, и это уже отправная точка для организации цифровых кадровых сервисов.

Корпоративный портал. Его функции не ограничиваются сугубо кадровыми, а объединяют внутренние коммуникации компании в одну систему.На таких порталах удобно автоматизировать некоторые процессы по отпускам, командировкам, ознакомлению с документами.

Личный кабинет. Есть некоторая схожесть с корпоративным порталом, однако личный кабинет (ЛК) не стремится реализовать функции новостного портала, блога и чего бы то ни было, а ограничивается только кадровыми процессами,а может и включать подписание документов ЭП.

Чат-бот в связке с информационной системой может реализовать функции личного кабинета. В нашей практике были и кейсы с подписанием документов через чат-боты и какими-то простыми сервисами, например, отправкой сообщений о больничном. Разумеется, от выбранной платформы будет зависеть многое.

Мобильное приложение. Может сочетать функции личного кабинета и чат-бота, однако сильно зависит от конкретной реализации и профессионализма исполнителя.

Инфокиоск. Инструмент, ориентированный строго на коллективное использование. Обычно включает максимально упрощенную модель взаимодействия с пользователем. Хорошо подходит для режимных предприятий, запрещающих производственным работникам использовать в цехах смартфоны.

Корпоративные инструменты для заказа/доставки корпоративных сервисов

Все варианты по-своему хороши, выбирать конкретный нужно исходя из потребностей компании и характеристик пользователей.

Вместо вывода

Корпоративные инструменты для заказа/доставки корпоративных сервисов работают на вовлечение сотрудников компании в цифровые процессы — повышают эффективность, сокращают непроизводственные траты времени, расходы на бумагу, ее логистику, снижают нагрузку на кадровые службы. Но не только.

Цифровизация в личной жизни людей сегодня на гораздо более высоком уровне, чем на работе. Поэтому привнесение в профессиональную сферу привычных удобных инструментов сыграет в пользу работодателя и его имиджа в глазах кандидатов и действующих сотрудников. Новые поколения работников высоко ценят личный комфорт, и возможность заказать справку или отправить заявление на отгул с личного смартфона повышает их лояльность по отношению к компании. Заскорузлые бумажные процессы и хождения по кабинетам, напротив, производят на работников удручающее впечатление.

Этой статьей мы завершаем серию материалов о кадровом ЭДО и цифровизации HR-процессов. Мы рассказали об электронном кадровом делопроизводстве, поделились инсайтами участников эксперимента Минтруда — РЖД, МТС и Ак Барс Банка, а также сформулировали, для чего нужен и как работает долговременный архив электронных кадровых документов.

Материал компании Directum.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here