Яндекс Командировки провели исследование* среди сотрудников и HR-специалистов. Оно показало, что большинство работников оплачивают часть расходов в деловых поездках из личных средств, а отчёты и контроль бюджета отнимают много времени у HR. Идеальной обе группы считают командировку, в которой все затраты берёт на себя компания, а оформление и отчетность требуют меньше ручных действий.
Сотрудники тратят личные деньги на командировки
Почти все сотрудники (93%) оплачивают часть затрат самостоятельно, а 74% не хватает суточных. Сверх установленной суммы треть опрошенных тратит на питание, четверть — на такси до аэропорта или вокзала, почти каждый четвёртый — на каршеринг в городе. В результате 40% расходуют на одну поездку более 10 тысяч рублей из личных средств.
Оформление командировок отнимает время
Сложности возникают и при оформлении командировок. Специализированные сервисы используют только 12% компаний: чаще поездки бронируют сами работники — 49%, ассистенты — 26% или тревел-менеджеры — 14%. Путь от заявки до итогового отчёта отнимает время у 76% сотрудников.
Для HR-специалистов наиболее трудоёмкий этап — закрытие командировки: они собирают чеки и авансовые отчёты, а затем переносят расходы в учётную систему, например в 1С. Так, у 29 % опрошенных только на перенос данных о расходах в учётную систему уходит более двух часов. Ещё у 37 % столько же времени требуется на подготовку и оформление закрывающих документов. Трудности со сбором отчётности возникают в 90% случаев, чаще всего (43%) из-за потерянных чеков и посадочных талонов.
Контроль бюджета выстроен не везде
Контроль расходов также остаётся сложной задачей. Видеть каждую трату сотрудника в реальном времени могут только 7% HR-специалистов, а у 37% компаний такой процесс вообще не выстроен. Поэтому о превышении бюджета нередко узнают уже после завершения командировки, когда скорректировать расходы нельзя.
Во многом такая ситуация связана с тем, как в компаниях организованы командировки: многие этапы по-прежнему не автоматизированы и выполняются вручную. Эффективной действующую тревел-политику считают только 37% HR-специалистов, а удобным взаимодействие с сотрудниками по вопросам поездок — 28%.
Какой видят идеальную командировку сотрудники и HR
На этом фоне сотрудники и HR-специалисты сходятся в одном: идеальная командировка предполагает минимум личных затрат и ручных действий. Так, 44% сотрудников считают, что компании должна покрывать все расходы, от трансфера до кофе в отеле. Ещё 36% предпочли бы платить напрямую с корпоративного счёта или через B2B-платформу.
Работники HR чаще всего (47%) говорят о необходимости автоматизировать документооборот, а 34% — не оформлять авансовые отчёты и бумажные чеки. Также внедрить у себя сервис для командировок, где будут собраны все услуги, готовы 53%, более половины (52%) — использовать его для организации деловых встреч и участия в конференциях.
*сервис Яндекс Командировки провёл исследование среди 1000 сотрудников и HR-специалистов в крупнейших городах России (с населением более 1 миллиона человек).
Яндекс Командировки — сервис платформы Яндекс Go для бизнеса. Он помогает предпринимателям в деловой поездке не только организовать проезд и проживание, но и обеспечить необходимые условия в процессе — заказать такси и еду, оформить закрывающие документы для бухгалтерии и другие. Для малого и среднего бизнеса важна возможность решать несколько задач одновременно и экономить, в том числе на услугах сторонних агентств. Яндекс Командировки упрощают документооборот и позволяют контролировать бюджет компании.
