Как провести тренинг по эффективному планированию внутри компании

0
5620
Как провести тренинг по эффективному планированию внутри компании

Любой управленец или собственник бизнеса горит мечтой о том, чтобы каждый сотрудник выполнял плановые показатели, а в идеале перевыполнял. Методы достижения этих идеалов выбирают разные: усиление контроля, введение штрафных санкций за не результат, угрозы увольнения или понижения заработной платы.

Как бы радикальны небыли методы – все это лишь борьба с последствиями, появляющимися из-за неумения использовать свое время правильно. «Как это возможно? Ведь достаточно делать правильно важные вещи! Это же элементарно и каждый уважающий себя человек должен это понимать» — подумает ряд сознательных руководителей.

И будет прав! Можно ждать, когда попадется такой сотрудник, а можно сделать его самостоятельно и это принесет результат намного быстрее.

Цель тренинга

Сформировать умение эффективно распределять рабочее время для достижения максимального результата.

Аудитория

Линейные руководители группой до 20 человек.

Формат

Тренинг проходит при помощи чередования небольших кусков теории и практики. Такой формат помогает сразу закреплять понимание материала и формировать умение быстро.

Результат: менеджеры после обучения готовы использовать все инструменты:
— знают как делать;
— умеют использовать;
— хотят применять.

Выгоды от проведения мероприятия
• Менеджеры выполняют задачи в срок и не берут работу на дом;
• Стабильное выполнение и перевыполнение планов командой;
• Коллектив не испытывает усталости от работы, а значит, не выгорает: работает долгосрочно и согоньком.

Заказать бесплатную консультацию по организации и проведению тренингов по личной эффективности, тимбилдингу, коммуникациям, менеджменту, продажам для персонала

Ваше Nickname (обязательно)

Ваш e-mail (обязательно)

Ваш телефон

Сообщение

Подготовка к тренингу

Участники заранее выполняют задание:
— подготовить список всех задач, решаемых во время работы;
— подготовить перечень задач, которые систематически не успевает сделать;
— выделить из этого списка задачи, выполняемые в нерабочее время (дома или задержавшись на работе).

Ведущий готовит образец рабочего расписания для каждого участника.

Брифинг

Цель: дать заряд эмоций и мотивацию на изучение темы.

Составляющие:

1. На этом этапе эффективно работает погружение в проблему. Ведущий просит закрыть глаза и представить один из самых напряженных рабочих дней. Вспомнить перечень выполненных дел, оценить их результат и свое состояние в течение дня. Далее предлагает сконцентрироваться на последних рабочих минутах: как себя чувствовали, было ли удовлетворение, испытывали ли желание возвращаться на работу?

2. Образная связь: хотят ли они повторения подобных дней?

3. Объединения в целях: тренинг позволит таким дням не повторяться. Ведь время — это единственный ресурс, который нельзя вернуть или пережить заново. Это самая большая ценность, теряя время – человек теряет свою жизнь.

Блок теории «Определение приоритетов по матрице Эйзенхауэра»

Цель: дать четкое понимание и разграничение важных-срочных, важных-несрочных, неважных-несрочных и неважных срочных дел.
Результат: сотрудники понимают, что существуют пожиратели времени и большинство из них это любимые дела, но не приносящие результата.

Блок практики «Взгляни на задачи по-новому»

Задание:

1. Расписать заготовленный список дел по матрице Эйзенхауэра.

2. Иметь четкое обоснование, почему каждое дело относится к выбранному квадрату.

3. Время выполнения 20 минут.

Обратная связь после задания:
— в каком квадрате оказались дела, приносящие больше всего удовольствия?

— в каком квадрате дела, выполнение которых постоянно переносится?

— в каком квадрате задачи, выполняемые на дому?

— какие выводы можно сделать после распределения приоритетов?

Необязательно выяснять у каждого, выбирается ряд сотрудников из желающих и наиболее тихих.Ведущий оценивает соотнесение дел с квадратами, и корректирует ошибки, объясняя причины.

Блок теории «Правила при планировании»

Цель: дать эффективные принципы планирования и обозначить ключевые факторы успеха.
Результат: сотрудник понимает, как пользоваться инструментом.

Ключевые моменты, необходимые к объяснению:

• Умение найти время на решение внезапно возникшей проблемы.
• Необходимость документирования потраченноговремени (как и на что оно было потрачено).
• «Задачи-лягушки» -что это и как их «есть».
• Сведение плана действий воедино. Дробление на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные дела.
• Регулярность — системность — последовательность.
• Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объем задач, который можно реально выполнить.

Блок практики «Примени правила, начни эффективную работу»

Задание: Распределить все задачи по недельному рабочему расписанию, при этом:

1. Выделить время на ежедневную «лягушку».

2. Зафиксировать все задачи, время выполнения которых не перенести.

3. Начинать с важных-срочных и важных-несрочных дел.

4. Оставить резерв времени на ежедневное планирование.

5. Время выполнение задачи 20 минут.

Обратная связь после задания:
— что вызывало больше всего затруднений и как справлялись?
— все ли задачи вместились в расписание?
— есть ли у каждого время, не занятое «жесткими делами» — 20% от всего рабочего дня?

Блок теории «Все успеть невозможно, привлекай помощников — делегируй»

Цель: дать понимание технологии и необходимость делегирования.
Результат: менеджеры не стремятся сделать всю работу самостоятельно и умеют распределять задачи между сотрудниками.

Ключевые моменты:
— что такое делегирование
— правила делегирования
— что можно делегировать

Блок практики «Вычеркни то, что могут делать другие»

Задание:
1. Выписать все дела, которые не вместились в рабочее расписание на неделю.

2. Выписать дела, не относящиеся к важным, но требующие выполнения.

3. Выписать дела, которые освободят 20% от каждого рабочего дня и могут быть выполнены подчиненными или коллегами.

4. Определить сотрудников, которые справятся с этими задачами, используя правила делегирования.

5. Внести в расписание время передачи этих дел.

Обратная связь после задания:
— какие ощущения возникают при осознании, что дела предстоит передать другим людям?
Задача ведущего отработать опасения и негатив.

Блок теории «Проведение планерок сотрудникам»

Цель: дать технологию планирования, научить эффективному планированию подчиненных.
Результат: менеджеры проводят планерки и умеют этот делать качественно.
Ключевые моменты:
— технология планирования;
— правила успеха при планировании людей.

Блок практики «Проведение планерки»

Задание:

1. Группа разбивается на тройки:
-сотрудник (цель оценить ощущения планируемого, ясность выставленных целей и приоритетов);
-менеджер (цель провести планерку: выставить цели и приоритеты на день, найти время на все важные дела);
-супервизор (цель оценить применение технологии).

2. Каждый из участников должен примерить все 3 роли.

3. После отработок дается обратная связь: плюсы и минусы от сотрудника и супервизора.

Обратная связь после практики:
— каждая группа рассказывает об инсайтах, возникших при отработках;
— отмечают допущенные ошибки и их последствия.

Дебрифинг

Цель: мотивация на применение.

Ведущий подводит итог дня и спрашивает участников:
1. Чему научились за тренинг?
2. От чего получили удовольствие?
3. Что хотелось бы дополнительно обдумать?

Задание после тренинга
• Провести обучение сотрудникам по планированию и приоритетам – обозначить крайние сроки выполнения этой задачи.
• Внести не сносимым делом в свои рабочие расписания планерки с каждым сотрудником после обучения.

Автор: Marina Hidge
Email: hige27@mail.ru

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here