Подготовка выездного корпоратива в распределенной компании начинается задолго до самого события. Организаторам нужно собрать списки участников из всех отделов, купить билеты, забронировать жилье и вовремя передать каждому сотруднику инструкции. Долгое время эта работа держалась на формах и таблицах, которые заполняли и пересылали по цепочке несколько человек. С вайбкодингом компании могут упростить подготовку к мероприятию, потому что простой рабочий инструмент теперь способны собрать сами отделы, которые ведут процесс.
Как служба офисного менеджмента навайбкодила приложение для сбора заявок на зимний корпоратив и что оно изменило в работе организаторов, рассказывают Анна Солонинкина, руководитель службы офисного менеджмента Битрикс24, и Александра Кремлева, офис-менеджер московского офиса Битрикс24.
Заявка на корпоратив проходила через три звена
Сбор данных для корпоратива из года в год строился по одной схеме, в которой участвовали сотрудник, его руководитель и организатор. Организаторы ставили руководителям задачу с таблицей Excel, руководители собирали сведения у своих сотрудников, заполняли таблицу и прикрепляли ее к задаче. Затем организаторы вручную переносили данные из множества таблиц в общую, чтобы уже по ней оформлять билеты и бронировать проживание.
В такой цепочке над одной заявкой работали три человека, и каждый тратил время на пересылку, сверку и перенос сведений из таблицы в таблицу. Служба офисного менеджмента ведет весь процесс, от объявления даты корпоратива до привоза и размещения участников. Поэтому идея убрать из него лишние ручные действия появилась давно, и подготовка к зимнему корпоративу стала поводом ее реализовать.
В новом процессе данные вносит только сам сотрудник
Вместо таблицы организаторы навайбкодили приложение с формой заявки, ссылку на которое руководители каждого отдела отправили в свой чат. Сотрудник указывает фамилию и имя, город вылета и даты прилета, отмечает, нужно ли ему проживание, и вписывает фамилию руководителя. После нажатия кнопки «Отправить» заявка появляется в таблице организаторов, и сотрудник автоматически оказывается в канале, где организаторы публикуют инструкции по билетам, трансферу и размещению.
Таблицу с заявками организаторы открывают по отдельной ссылке с паролем и раз в неделю выгружают ее в Excel, чтобы сгруппировать участников и продолжить работу в привычном формате. Поле с фамилией руководителя нужно, чтобы разбивать заявки по отделам. Сначала организаторы рассматривали отдельное приложение для руководителей, но в итоге решили обойтись одним полем в форме.
Если раньше над каждой заявкой работали сотрудник, руководитель и организатор, то теперь данные вносит только сам сотрудник. Переносить их вручную из таблицы в таблицу больше не нужно, и от руководителя требуется лишь отправить ссылку в чат отдела.
Готовая CRM-форма была недостаточно гибкой
Первой идеей организаторов была CRM-форма, которую можно разослать руководителям для передачи сотрудникам. Ответы тоже попадали бы в таблицу, при этом сводить списки все равно пришлось бы вручную. Кроме того, в CRM-форме нет возможности автоматически добавить участника в канал, и эту часть работы организаторам пришлось бы выполнять отдельно.
Для таких задач подходят платформы для вайбкодинга, встроенные в корпоративный портал, например Коворк/Код в Битрикс24. В данном случае это удобно, потому что после отправки заявки сотрудник сразу оказывается в нужном канале. Собственное приложение к тому же можно оформить под событие, и организаторы сделали форму в атмосферном новогоднем стиле.
Рабочую версию приложения собрали за один рабочий день
Сама разработка заняла меньше времени, чем ожидали организаторы. К этому моменту они прошли внутреннее обучение по вайбкодингу и навайбкодили несколько пробных проектов, в том числе онлайн-игру в крестики-нолики и форму для заказа канцтоваров. Идею приложения для корпоратива подсказала коллега, которая на обучении рассказала, как собрала данные о своей команде через собственное приложение вместо таблицы.
Промпт организаторы составляли заранее и постепенно пополняли его, как список пожеланий: какие данные собирать, что происходит после отправки формы и как она должна выглядеть. Задачу надиктовывали голосом и описывали результат, который нужно получить, не расписывая техническое устройство. Подходящая версия получилась примерно с третьей попытки. После этого организаторы добавили выгрузку таблицы, привязку к каналу, цвета и картинку.
Больше всего времени ушло на визуальную часть, потому что оттенки подбирали под фирменный стиль. Работать над задачей непрерывно при этом не требовалось. Можно поставить задачу, вернуться к своим делам, через полчаса посмотреть результат и попросить правки. В итоге на приложение ушел примерно один рабочий день.
Часть процесса пока остается ручной. Каждый руководитель получает от организаторов список сотрудников своего отдела, которые заполнили форму, и подтверждает его или называет тех, кого не хватает. Им он напоминает о форме сам либо просит об этом организаторов. Автоматических напоминаний в приложении пока нет. Если с кем-то из участников что-то меняется, руководитель пишет организаторам напрямую и, например, просит пока не покупать билеты.
Навайбкодить инструмент под специфическую задачу проще, чем искать
Командам часто нужно нестандартное решение под собственный процесс, и сегодня собрать их может быть быстрее, чем найти подходящий готовый сервис и настроить его под свои задачи. Чтобы первое рабочее приложение получилось без лишних итераций, стоит помнить про несколько ключевых принципов:
- Начать с простых проектов. На них можно освоить платформу до того, как от приложения будет зависеть работа других отделов.
- Заранее собрать требования списком. Тогда первая версия, вероятнее всего, окажется ближе к нужной, и правок понадобится меньше.
- Описывать задачу через ожидаемый результат, в том числе голосом. Технические формулировки для этого не требуются, и на постановку задачи уйдет меньше времени.
- Проверить весь путь данных на коллегах до запуска. После рассылки ссылки менять приложение будет сложнее.
Для заметного эффекта отделу не обязательно запускать большой проект автоматизации. Начать можно с одной рутинной задачи, которая отнимает у команды больше всего времени, и навайбкодить под нее небольшое приложение. Удобнее всего взять процесс, который команда хорошо знает изнутри: в нем проще заметить лишние шаги и сразу проверить результат на коллегах. С каждым следующим проектом команда будет точнее формулировать задачу и заранее понимать, что проверить перед запуском, поэтому новые инструменты будут создаваться быстрее, а ручной работы в процессах отдела постепенно станет меньше.
