Зачем контролировать общение сотрудников в чатах и мессенджерах?

Елена Кожемякина,
Управляющий партнер юридической фирмы BLS

Правила внутренних коммуникаций в корпоративных чатах и мессенджерах

Основное общение сегодня перешло в чаты: это удобно, ведь поддержать диалог можно в любой момент. Но в мессенджеры перешла не только дружба, но и рабочие отношения. Руководитель создает чат с сотрудниками отдела. У менеджеров по продажам свой чат, у бухгалтерии – свой, у руководителей – свой. Но рабочие ли это чаты?

Сложность в том, что это уже социальное явление, которого нельзя избегать. Мессенджеры стали частью корпоративной культуры, срослись с личным общением. Когда ведется обычный диалог на общие темы, – ни работники, ни руководители не воспринимают чат как официальную зону общения. Об этом вспоминают только при конфликте, когда начинаются разбирательства. А ведь по сути, когда в чате появляется объединение сотрудников и начальника, он уже выступает в интересах и от имени компании. А значит, пора регулировать это общение.

Между тем, это сих пор не регулируется законом. Но де-факто многие рабочие вопросы уже давно обсуждаются в мессенджерах. Вспомним те же внутренние видео-совещания, конференц-коллы между сотрудниками.

Все это происходит в рабочее время и касается рабочих вопросов, а значит, требует рамок и стандартов. Правила внутренних коммуникаций, дресс-код, деловой этикет работодатели уже давно регулируются локальными документами, а вот стандарта, который был описывал корпоративное общение в мессенджерах, я еще не видела ни разу.

Приведу пример. Начальник создал чат для отдела, но сразу он и его заместитель невзлюбили одну сотрудницу. Они писали о ней гадости, а затем в чате стала появляться грубость и оскорбления. Девушка не выдержала и пожаловалась в HR-отдел. Директор по персоналу пришла в ужас, увидев переписку в чате, и инициировала увольнение начальника отдела. Он же не согласился, указав, что общение в мессенджере не регулируется ТК РФ и переписку в чате нельзя расценивать как нарушение дисциплины. В итоге дело велось в рамках гражданского иска между людьми.

Прежде всего, правила общения в чатах надо зафиксировать, например, как отдельный локальный нормативный акт.

Сотрудники должны понимать, что можно и нельзя делать в мессенджере. Разрабатывая документ, лучше составить список задач, которые вы хотите решить. Но управлять этим процессом надо именно вам. А значит, стоит подумать о том, чтобы самим инициировать создание чатов и управлять ими. Например, разделить чаты по темам, проектам, разные группы сотрудников объединять в разных мессенджерах.

В любом случае надо прописать условия организации и ведения чатов. В этом помогут ответы на такие вопросы: кто имеет право создать корпоративный чат, какой документ инициирует его запуск, кто будет модерировать информацию, не допускать размещение коммерческой тайны и персональных данных?

Отдельно надо учесть сам процесс общения: формальный или неформальный язык, размещение смайлов, публикация личной информации и объявлений и т.д. Понимая, сколько времени мы «сидим в телефонах», лучше установить частоту просмотра чатов, соотнести это с рабочим графиков сотрудников.

Надо, конечно, помнить и о правилах выхода из чата, исключения при увольнении и закрытии самих групп. И здесь хочу напомнить об одном часто упускаемом моменте: проблему не всегда можно решить лишь закрытием чата – ведь история переписки сохранится в телефонах коллег.

В любом случае, создав управляемую систему организации и работы корпоративных чатов, вы сможете избежать рисков серьезных конфликтов в коллективе. А за нарушения правил общения сможете привлекать к дисциплинарной ответственности также, как и за неисполнение должностных обязанностей.