Не все совещания одинаковые – они и не должны быть такими. Чем менее напряженная обстановка, тем продуктивней пройдет собрание: поощрять работников за раскрытие их индивидуальности, талантов и идей – верный способ получить максимальную отдачу.
Одиннадцать американских предпринимателей из Совета молодых предпринимателей поделятся своим опытом проведения вдохновляющих совещаний в максимально комфортной обстановке.
1. Начните и закончите совещание шуткой
В начале совещания мы разряжаем обстановку – обычно это смешные цитаты или анекдоты от нашего технического директора. А в конце члены команды делятся смешными ситуациями или необычными продажами, случившимися за неделю.
Данный метод укрепляет дух товарищества и способствует тому, что атмосфера на протяжении всего совещания остается неформальной, благодаря чему все работники максимально вовлечены в процесс и готовы к эффективной работе. – Блэр Томас, First American Merchant.
2. Займитесь дыхательной гимнастикой
Перед началом собрания мы всегда делаем пятиминутную дыхательную гимнастику. Это помогает всем успокоиться, очистить разум и настроиться на нужный лад. Кроме того у нас ограничена максимальная длительность совещания и специально для этого заведен будильник.
Как только будильник прозвенит, совещание закончено. Без исключений. Это позволяет всем максимально удерживать внимание на теме встречи. – Марсела ДеВиво, Homeselfe.
3. Возьмите M&Ms
Конечно же, совещание должно быть достаточно содержательным, чтобы все присутствующие могли сохранять внимание. Но если вы затрагиваете глубоко технические данные, философия M&Ms спасет ваши совещания, благодаря технике активного слушания.
Дайте каждому участнику по пачке M&Ms. Когда звучит определенное понятие, каждый съедает по одной конфете. Можно даже разделить темы по цветам. – Николь Муньос, Start Ranking Now.
4. Охарактеризуйте себя одним словом
В начале каждого совещания мы описываем себя всего одним словом. Это быстрое забавное упражнение задает темп дальнейшей встречи. Позже, после того как сказаны все «хорошие новости» и затронуты все основополагающие ценности организации, мы обсуждаем эти характеристики более детально.
Такой немногословный старт позволяет каждому почувствовать свою причастность к происходящему. Мы привносим больше «человеческого» в совещания. – Дэвид Томас, Cyberclick.
5. Больше зелени
Когда мы сталкиваемся со сложной не поддающейся решению задачей, вся наша команда отправляется на комнатную зеленую лужайку. Это помогает сотрудникам отвлечься от офисной атмосферы, размяться и вести обсуждение в более непринужденном тоне. – Чак Кон, Varsity Tutors.
6. Устраивайте внеплановые проверки
Недавно я заметил несколько тестов, которые руководители подразделений проводят среди своих подчиненных. Подобные проверки – от простых «выкрикивайте ответ, если его знаете» до формализованных экзаменов с использованием таблиц и схем – помогают поддерживать квалификацию работников и дают им возможность лучше усвоить необходимые навыки.
Кроме того, так проще всего выявить пробелы в знаниях и подготовить соответствующую программу обучения. – Дэвид Цикарелли, Voices.com.
7. Устройте викторину
Во время встречи я устраиваю викторину, содержащую вопросы на отвлеченные темы, которые уже обсуждались (например, «Как зовут кота Тома?»). Первый правильно ответивший получает подарочную карту. Вы удивитесь, насколько повышается концентрация людей, когда речь заходит о десятидолларовой подарочной карте iTunes. – Зак Биндер, Ranklab.
8. Добавьте юмора
Большинство совещаний слишком серьезны и бесчеловечны. В конце концов, это же бизнес, верно? Нет. Как максимально долго удержать внимание окружающих? Заставить их смеяться. Добавьте юмора в свой доклад. Не бойтесь комментировать. Согласно одному исследованию «юмористические вставки вызывают позитивную коммуникацию» Так что не бойтесь при случае обронить пару-тройку шуток. – Робби Берсум, Bull & Beard.
9. Предложите делать записи
На собраниях мы обычно раздаем ручки и бумагу, чтобы люди чувствовали себя вынужденными делать записи. Мы заметили, что такая стратегия позволяет не только документировать события и соответственно достигать лучших результатов; она также улучшает концентрацию, отвлекая работников от сотовых телефонов и прочих раздражающих факторов. – Пратхам Миттал, VenturePact.
10. Добавьте музыку
Когда совещание затягивается, и я практически физически чувствую, что работники полезли проверять обновления в соцсетях, то заставляю их петь то, что написано в их ленте. Звучит ужасно, но это смешно и помогает оставаться в строю. – Джоел Баттерли, InGenius Prep.
11. Перенесите совещание на свежий воздух
Бывают такие дни, когда находиться в конференц-зале – преступление. Никто не хочет сидеть в офисе. В один удивительный солнечный день я решил, что пора попробовать перенести совещание на улицу. Теперь в хорошую погоду мы часто проводим встречи на свежем воздухе. Все любят вырваться из офисного плена, поэтому эти совещания все ждут с особым трепетом. – Дрю Хендрикс, Buttercup.
По материалам inc.com
