Адаптация персонала в удаленном формате.

0
630
работа по адаптации персонала

Елена Храмова, руководитель направления по подбору и адаптации Coleman Group.Елена Храмова, руководитель направления по подбору и адаптации Coleman Group.


Сложности процесса адаптации персонала в удаленном формате.

Вхождение нового сотрудника в компанию – всегда сложный процесс, независимо от формата. В первые дни работы новичок получает много новой информации, принимает дела, знакомится с функционалом, коллегами, корпоративной культурой компании. Удаленный формат добавляет сложностей в коммуникациях: есть опасения, что сотрудник может не наладить контакт с командой, не вольется в коллектив и не прочувствует ценности организации.

Если в режиме очной работы, в офисе, мы можем отследить настрой нового сотрудника и его эмоциональное состояние, то на «удаленке» это сложно, так как она сильно ограничивает личное взаимодействие.

Работая над адаптацией в удалённом формате, мы сделали фокус на построение коммуникации внутри отделов, удобную онлайн-передачу дел, а все этапы, которые проходили очно, мы преобразовали в видеоформат, общение в мессенджерах и созвоны.

Адаптация нового сотрудника — это не изолированное однодневное мероприятие, а процесс, который начинается с момента получения оффера и продолжается в течение нескольких месяцев, предполагая погружение работника в новую среду: понимание им правил поведения, взаимодействия в коллективе, принятие корпоративных норм, установку отношений с коллегами и партнерами.

Работа начинается еще до выхода сотрудника в компанию и разбита на несколько этапов:

  1. Приветственное письмо накануне выхода, первичное знакомство с корпоративной культурой, дресс-кодом.
    План первого рабочего дня с таймингом.
    Ссылки и данные для удаленного подключения.
  2.  В день выхода — оформление и подписание документов онлайн.
    Онлайн-подключения для знакомства с корпоративной культурой компании “Добро пожаловать”.
    Заочно знакомим с руководящим составом компании и контактными лицами.
  3. Помощь с техническим подключением.
  4. Знакомство с наставником и коллективом. Дистанционная передача дел.
  5. Добавление на корпоративные платформы, в группы, чаты.
  6. Коммуникация первый месяц каждую неделю, далее периодичность можно изменить. Анкеты опросники и обязательное условие — созвоны и общение в мессенджерах.
    Важно определить частоту коммуникаций с руководителем, наставником, HR и установить периодичность встреч.

С какими сложностями удалось столкнуться в удаленном формате?

На первых этапах были технические сложности с подключением и полностью дистанционной передачей дел, но этот блок был настроен быстро, так как мы адаптировали имеющиеся шаблоны документов.
К слову, четко прописанная структура передачи дел и шаблоны документов — это важно в любом формате входа в компанию.

Возникали проблемные моменты с самодисциплиной сотрудников и тайм-менеджментом. Сейчас в каждом подразделении руководитель и наставник сами выстраивают план взаимодействия, контроля сотрудника, загрузки и отчетности.

Задача HR — поддерживать коммуникацию и выстраивать доверительные отношения с новыми сотрудниками, задавать нужный вектор общения, чтобы коллега не боялся задавать вопросы и просить помощи у команды. В новой для себя обстановке многие люди стесняются спрашивать о рядовых моментах. Кто-то боится показаться навязчивым, не сообразительным, а кому-то некомфортно обращаться за помощью.

Важно донести до нового сотрудника, что задавать вопросы это — нормально, человек не может прийти в новую структуру и все знать. Хорошо, когда сотрудник заинтересован в скорейшем освоении функционала и активно вовлечен в рабочий процесс.

Процесс адаптации проходит обоюдно: организация оценивает сотрудника, а сотрудник организацию. На поиски подходящего специалиста, особенно высококвалифицированного, тратится много времени, поэтому каждый работодатель заинтересован в том, чтобы человек как можно быстрее начал работать с максимальной эффективностью и приносить пользу.

Важно понимать, что длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока. Она может занимать до четырех месяцев и более. Ускорить ее поможет разработанный план, прикрепление наставника, выстроенная система обучения.

По итогам за 2021г, более 85 % принятых в Coleman Group сотрудников успешно прошли адаптацию и это показатель того, что со сложностями мы успешно справились и контролируем их.

Что влияет на успешную адаптацию.

По итогам 2021 г.  85 % наших сотрудников успешно прошли адаптацию, соответственно оставшиеся 15% покинули компанию.
Мы получаем обратную связь от руководителя и проводим Exit интервью с работниками, поэтому есть понимание, почему 15% не прошли испытательный срок.

Причин, по которым новый сотрудник не прошел адаптацию много и не всегда руководитель и HR может на них влиять. Удаленный формат также оставляет некий отпечаток.

Что влияет на успешную адаптацию:

  • Открытость компании к выходу нового сотрудника в коллектив.
  • Корпоративная культура – насколько она открыта, логично выстроена, есть ли готовые алгоритмы интеграции.
  • Психологический климат в коллективе: в доброжелательной обстановке адаптация проходит быстрее.
  • Четкий план передачи дел и вхождения в должность. Грамотное распределение задач и загрузки нового сотрудника.
  • Должность и ответственность работника.
  • Соответствие навыков и профессиональных компетенций занимаемой должности.
  • Мотивация нового сотрудника: как он настроен на рабочий процесс и может организовать работу.
  • Личностные особенности новичка – эмоциональный интеллект, коммуникативные навыки, образование, квалификация.

Сложности процесса адаптации и причины по которым 15% сотрудников не прошли испытательный срок:

    • Низкая мотивация на работу.
      Когда изначально для себя сотрудник рассматривал предложение как временный вариант.
      К сожалению, такая практика существует, когда принимая оффер, кандидат скрывает истинные мотивы, рассматривая предложение как подработку, ожидая других вариантов.
    • Сложный участок и переоценка возможностей.
      Не всегда подробный рассказ о работе и ее объемах дает четкую картину. Даже имея схожий опыт, сотрудник может не справиться с многозадачностью или не влиться в нужный ритм, тем более в дистанционном формате.
  • Организация и планирование рабочего времени.
    Самая главная «ловушка» удаленной работы, которая непременно негативно скажется на рабочем процессе – это возможность уделять больше времени себе и домашним делам.  Важно, чтобы сотрудник соблюдал дисциплину и планировал рабочий день на «удаленке», а со стороны руководителя и наставника обязателен контроль и реперные точки для отчета по выполненным задачам.
  • Мнимое желание работать на удаленке.
    Такой опыт тоже был в нашей практике, когда человек пришел на полностью удаленный график впервые и эмоционально не смог без «живых» коммуникаций и коллектива.

Таким образом, адаптация сотрудников, особенно в условиях удаленной работы – это всегда сложный процесс, при организации которого нужно учесть большое количество моментов: от технических возможностей и грамотного планирования до личностных качеств работника и корпоративных особенностей компании.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here