Как организовать работу распределенных команд: кейс IT-компании

0
481
Как организовать работу распределенных команд, кейс IT-компании

Как сделать удаленную работу продуктивнее, сохранить мотивацию сотрудников и корректно отслеживать KPI, если решили не возвращаться в офис после карантина.

Кризис 2020 года показал, что работать удаленно могут почти все компании. Те кто, не смог вовремя адаптироваться и перевести сотрудников на работу из дома –– понесли убытки. После снятия ограничений многие фирмы приняли решение сохранить дистанционный формат, а некоторые –– расширили штат удаленных сотрудников и нанимают больше людей из других городов.

Александр Пряхин, основатель компании Outlines TechАлександр Пряхин, основатель компании Outlines Tech, работал с распределенными командами еще до карантина и за годы выработал свои правила эффективного взаимодействия. Главными советами и лайфхаками делимся в этой статье.

Распределенные команды: преимущества для бизнеса

Распределенная команда работает из разных локаций и взаимодействует удаленно.

Формат, который стал необходимостью в 2020 году. Если в 2019 – многие менеджеры в офисах считали переход на удаленку почти невозможным, то в 2020
– они оперативно освоили Zoom и почти круглосуточный режим работы.

Но у распределенных команд есть и свои плюсы. Работодателям нет необходимости тратить средства на аренду офиса, а сотрудникам –– свое время на дорогу до него. Без привязки к городу рекрутеры и менеджеры быстрее находят специалистов, которые охотнее соглашаются на удаленную работу.

Кроме того, в регионах ожидания по заработной плате у кандидатов меньше, что также помогает бизнесу сократить расходы. Если у вашей команды получится прокачать навыки удаленной работы, построить комфортный график и сократить количество стресса, то освободится много времени, которое раньше тратилось на пробки по дороге домой.

В чем основные трудности

Те, для кого удаленка –– это новый формат, традиционно сталкиваются со сложностями:

  1. Граница между работой и личной жизнью. У новичков в удаленной работе пропадет видимая граница между профессиональными задачами и досугом. К примеру, приглашения в Zoom приходят в девять вечера, а ответить в Slack нужно во время обеда.
  2. Граница между семьей и работой. Свой кабинет дома есть далеко не у всех. Поэтому приходится вырабатывать специальные правила для домашних и объяснять, что онлайн-совещания это тоже важно, и вам иногда необходимы уединение и тишина.
  3. Концентрация на задачах. Когда work-life balance выстроен, домашние относятся с пониманием и не отвлекают, мы начинаем отвлекать себя сами –– включаем сериал или игру в танки, иногда отвечая в мессенджерах. В 2020 году просмотр сериалов в рабочее время увеличился в разы, и для многих людей стало большим вызовом сконцентрироваться на работе.

Руководители же во время дистанционной работы столкнулись с другими проблемами:

  1. Какие сервисы использовать для коммуникации?
  2. Как интегрировать в коллектив и общую работу новых сотрудников?
  3. Как контролировать эффективность, если не видишь коллег?
  4. Конфликт в коллективе или вам просто ответили без смайлика? Дискоммуникация.
  5. Как работать с документами?
  6. Как внедрять новые практики и обучаться?

Лайфхаки для контроля эффективности

Основное решение почти всех проблем прокрастинации сотрудников – сразу нанимать тех, кто готов работать. Потому что даже в офисе есть много приемов для создания вида интенсивной трудовой деятельности.

На удаленке сложно считать часы, зато легко проверить результат. Мы анализируем, сколько сотрудники действительно сделали, а не сколько часов они были онлайн. У нас в команде нет тайм-трекеров, а также видео- и скриншот- записей экранов. Мы верим в то, что свободное распоряжение временем дает рабочий результат, а наши сотрудники достаточно ответственны. Доверительные отношения в коллективе –– тоже важный элемент общей эффективности команды.

Для коммуникаций используем Slack и Zoom. Для каждого проекта или вида деятельности есть свой канал: пишем по делу, без флуда. Обычная практика –– ежедневные митапы в назначенное время: обсуждаем повестку, задачи и текущие проблемы. Для визуального контакта можно включать видео, а в Slack использовать фото на аватарах.

Все срочные вопросы решаются оперативно: письменно или голосом. Иногда эффективнее связаться в Zoom на пять минут и обсудить проблему, чем 20 минут обсуждать ее в чате. Но быть на связи в мессенджере в рабочее время – обязательное условие.

Для контроля процессов, правил и базы знаний используем NotionДля контроля процессов, правил и базы знаний используем Notion.

Для контроля и распределения задач среди разработчиков – таск-трекеры: Jira, Asana, Trello.

Разработчики не тратят время на обсуждения, а сразу приступают к задачам, так как:

  • в «to do» только то, что берем в работу прямо сейчас;
  • приоритетность устанавливается положением в списке и не вызывает вопросов;
  • все дедлайны обозначены отдельно, а постановки прикреплены к задаче.

Как сделать созвоны продуктивнее

У нас в команде есть два вида созвонов: ежедневные запланированные митапы на 15-30 минут и спонтанные звонки.

Ежедневные проходят примерно в одно и то же время. На них мы обсуждаем ключевые статусы и изменения в планах. Если вопрос не касается всей команды, то он обсуждается отдельно, чтобы не тратить время всех сотрудников. В целом команда находится в контексте всех текущих дел за счет постоянного общения в мессенджерах и регулярного обновления таск-трекера.

Спонтанные созвоны создаются за одну секунду ботом, если возникает срочный вопрос. Когда планируем звонки с командами заказчиков, то по электронной почте заранее формируем повестку и ключевые тезисы встречи. Это позволяет сделать обсуждение максимально предметным и не тратить лишнее время.

С проблемой разных часовых поясов справляемся просто: договариваемся об удобном времени звонка с учетом локаций всех участников встречи. Большая разница во времени может быть полезна: например, разработчик в зоне МСК+5 обычно выполняет поставленные в таск-трекере задачи, пока московская команда спит.

Ежедневные митапы и обсуждение актуальных вопросов проходят в часы, когда у разработчика еще не закончился рабочий день, а у тимлида он уже начался. Основная идея – заранее договориться о времени ежедневных звонков, графике присутствия в мессенджерах и форматах решения задач.

Мотивация команды на удаленке

Командный дух поддерживаем нерабочими онлайн-активностями: участвуем в хакатонах, обсуждаем тренды, запускаем стартапы и инициативы внутри компании, пробуя новые технологии. Много шутим и обмениваемся мемами из TikTok.

Мы изначально стараемся собирать близких по духу и мышлению людей в одной команде, и не приемлем токсичность в коллективе. Кроме того, у нас есть канал, в котором регулярно рассказываем о релизах, достижениях и успехах команды.

Коллектив и каждый сотрудник в отдельности видят результат своего труда, имеют возможность поделиться и обсудить его с коллегами, что всегда поднимает настроение и мотивацию даже во время удаленной работы.

 

Удаленная команда статистика
Источник инфографики: evrone.ru

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here