Производительность — ключевой аспект любого бизнеса. Автоматизация рутинной работы и однотипных задач повышает КПД сотрудников. Расскажем, как в период удаленной работы снизить трудозатраты отдела обучения на примере компании «Р-Пресс».
По данным исследования KPMG, 69% респондентов отмечают сложности с вовлечением персонала в корпоративную культуру и адаптацией новых сотрудников. При этом 44% опрошенных назвали онлайн-коммуникации важнейшим инструментом работы на удалёнке.
При дистанционном формате работы потребность сотрудников в коммуникации увеличивается. HR-специалистам становится сложно справляться с объемом удаленных мероприятий, связанных с адаптацией и обучением кадров. Появляется множество однотипных процессов, которые снижают производительность.
Задача: оптимизировать трудозатраты на обучение большого штата аутсорс-специалистов по всей России
С подобной проблемой столкнулась компания «Р-Пресс», оказывающая услуги фармацевтическим организациям в продвижении лекарственных препаратов, БАД и медицинских изделий в России и СНГ.
Обучение в компании изначально было дистанционным — проводить очные тренинги для медицинских представителей во всех регионах России слишком затратно. Со временем доля обучения выросла, увеличилось количество коммуникаций и еженедельных собраний — стало больше параллельных мероприятий.
Организаторы решили перевести часть процессов в формат вебинаров. При выборе вебинарной платформы ориентировались на несколько критериев:
- Возможность делить участников на группы. Работа небольшими группами необходима специалистам для развития навыков переговоров.
- Опросы и тестирование. Помогают отслеживать динамику развития сотрудников: оценить начальный уровень подготовки и проверить знания в конце мероприятия.
- Высокий уровень информационной безопасности. В процессе обучения сотрудники «Р-Пресс» работают с конфиденциальными данными от клиентов. Вопрос безопасности и защиты от взлома особенно важен для представителей фармацевтической отрасли.
- Доступ по всей России. Возможность использовать платформу во всех регионах РФ без подключения VPN.
Решение: организовать онлайн-мероприятия на платформе Webinar
- Начали проводить продуктовые и навыковые тренинги с помощью вебинаров. ООО «Р-Пресс» набирает команды специалистов для работы над проектами фармкомпаний. Процесс начинается с изучения продукта и развития навыков переговоров.
- Организовали эффективную систему коротких межцикловых тренингов с отработкой в подгруппах и тестированием. Поскольку медицинские и фармацевтические компании работают сезонными циклами, межцикловые тренинги помогают получить и обработать обратную связь, а также повысить вовлеченность региональных специалистов, которые работают в одиночку или малыми командами.
- Запустили автовебинары, имитирующие реальную онлайн-встречу со спикером. Вместо прямого эфира участники смотрят видео без привычных элементов управления: пауз, перемотки, таймера. При этому у специалистов есть возможность общаться в чате и задавать вопросы, на которые организаторы могут ответить в конце.
С помощью автовебинаров компании могут значительно сократить финансовые и временные затраты, сохранив интерес и вовлеченность аудитории. Их преимущество перед записями семинаров и вебинаров — запланированные дата и время, напоминания. Событие становится более ценным.
«Р-Пресс» проводит автовебинары для сотрудников, которые не смогли посетить продуктовые тренинги. Ощущение прямого эфира позволяет повысить вовлеченность специалистов и разгрузить тренеров — достаточно подключиться к автовебинару на 15-20 минут, чтобы провести практическую работу с участниками.
Результаты: трудозатраты на организацию обучения снизились на 30%
- На платформе Webinar ежегодно обучают более 100 сотрудников.
- Автовебинары занимают у спикера и модератора 20 минут вместо 2 часов.
Раньше специалисты, пропустившие вебинар, смотрели запись и выполняли тестирование, но результаты были хуже, чем при онлайн-присутствии. После запуска автовебинаров персонал стал более сосредоточен на процессе обучения. Результаты остаются высокими, при этом пропала необходимость подключать к повторным мероприятиям модератора и тренера на 2 часа.
Упростить работу организаторов также помогают другие функции Webinar:
- Облачное хранилище материалов. Webinar предоставляет пространство для хранения загруженных файлов, записей вебинаров, голосований и тестов. Все необходимые для обучения материалы всегда под рукой.
- Автоматическая запись вебинаров. По умолчанию на платформе Webinar записи онлайн-мероприятий автоматически сохраняются в личном кабинете. Их можно отредактировать и выгрузить в удобном формате, чтобы разместить на YouTube-канале и в социальных сетях или организовать базовое обучение для новых специалистов.
- Статистика участников. Позволяет отслеживать время участия в вебинаре и активность по каждому слушателю. На основе статистики организаторы понимают, кого из специалистов следует дополнительно вовлекать в обучение.
Автовебинары помогают снизить затраты ресурсов на организацию обучения, сохранив эффективность.
Формат автовебинаров полезен компаниям, которые проводят повторяющиеся мероприятия или должны четко укладываться в расписание:
- регулярные мероприятия для маркетинга;
- лекции, где не требуется живое общение;
- типовое продуктовое мероприятие для новых партнеров и дилеров;
- вводная встреча для адаптации новых сотрудников;
- повторяющийся теоретический блок учебного занятия или тренинга;
- мероприятие или урок, которые должны пройти по расписанию;
- интерактивная запись вебинара для сотрудников, пропустивших прямой эфир.
