Кейс – пошаговый алгоритм: «Выстраиваем систему подбора и адаптации персонала с «0»

0
9618
Бизнес для рекрутеров: подбор личных помощников руководителя. История успеха.

бизнес –технолог и HR-экспертНовосёлова Анастасия Геннадьевна, бизнес –технолог и HR-эксперт.


Пошаговый алгоритм: Построение системы подбора и адаптации персонала с «0»

Компании — клиенты: малый и/или средний бизнес (с численностью персонала от 15 до 100 человек)

Проект: выстраивание процесса подбора, адаптации и прохождения испытательного срока сотрудников с «0» / подбор и обучение HR – координатора для дальнейшего исполнения роли «оператор процесса».

Результат: через 4 месяца компания получает:

  • подготовленного и обученногоHR-координатора, организующего и отвечающего за процесс закрытия вакансий компании (экономия в 2 раза на оплате труда);
  • систему подбора и найма сотрудников, которой может пользоваться даже начинающий HR;
  • работающая систему прогнозируемого закрытия вакансий компании по минимальной цене;
  • снижение стоимости привлечения кандидатов и издержек на подбор персонала;
  • повышение в 2 раза скорости и качества закрытия вакансий;
  • снижение количества ошибок и минимизацию рисков при подборе;
  • простые работающие инструменты, позволяющие успешно закрывать вакансии от массовых до эксклюзивных;
  • увеличение в 2 раза скорости выхода новых сотрудников на максимальную эффективность;
  • качественную систему адаптации новых сотрудников;
  • полный пакет документов для оформления трудовых отношений, минимизирующий правовые и организационные риски компании;
  • автоматизацию процессов подбора и адаптации персонала, снижение ручного труда и бюрократизации;
  • систему KPI и мониторинга для контроля эффективности подбора и адаптации сотрудников;
  • полное документирование и описание системы.

Кратко:

  • компания испытывает постоянную потребность в персонале, в работе и поиске ежемесячно находится от 5 до 15 вакансий;
  • у компании есть планы на дальнейшее расширение бизнеса, для этого нужны сотрудники;
  • компания не может позволить себе нанять в штат дорогостоящего опытного HR-менеджера, но хочет получить качественные результативные процессы подбора, найма, адаптации и прохождения кандидатами испытательного срока;
  • компания хочет нанимать хороших кандидатов, но не готова платить кадровым агентствам.

Решение:
HR консультант за 4 месяца строит систему и передает ее в работу HR-координатору (недорогому специалисту) в штате компании.

  1. Найм и обучение внешним консультантом HR координатора начального уровня (недорогого).
  2. Последовательное построение и документирование HR-консультантом основных элементов системы подбора, адаптации персонала, прохождения испытательного срока и администрирования трудовых отношений, адаптированных под компанию.
  3. Обучение HR координатора инструментам и алгоритмам работы.
  4. Настройка системы мониторинга и KPI процессов HR
    Экономия для компании (на зарплате HRи на затратах на подбор / адаптацию) от 200 000 руб. / месяц

Реализация hr-проекта:

HR консультант за 4 месяца:

  • выстраивает элементы системы подбора, адаптации и прохождения испытательного срока кандидатов под потребности компании и документирует эту систему;
  • находит и обучает начинающего специалиста (HR-координатора) работе в этой системе;
  • настраивает работу системы и оставляет полностью работающую автоматизированную систему, в которой может работать любой начинающий исполнитель.
План и последовательность шаговФормат результата
1.Выявление потребностей в персонале Разработка календарного плана подбора персонала / оптимизация потребностей компании в персонале.

 

1.1.Анализ и систематизация вакансий компанииСистематизация групп вакансий компании в текущем моменте и на перспективу
1.2.Оптимизация потребностей компании в персоналеСоздание оптимальной оргструктуры и разработка листа необходимого минимума персонала
1.3.Создание плана подбора персоналаПомесячный план закрытия вакансий компании, связанный с финансовым и коммерческим планированием компании
2Настройка подбора и запуск работы исполнителя процессов подбора и адаптации персонала (HR-координатора)
2.1.Разработка профиля должности и условий работы (мотивации) HR-координатораПрофиль должности (требования / функции / условия работы / мотивация) / предложение для целевой аудитории кандидатов
2.2.Запуск и настройка подбораСоставление и размещение объявлений о вакансии
2.3.Настройка процесса отбора кандидатовРазработка и передача инструментов / алгоритма / шаблонов обработки откликов и отбора кандидатов
2.4.Сопровождение процесса отбора кандидатов и принятия решения по финалистуПроведение собеседований с кандидатами финалистами / проведение переговоров с финальным кандидатом по JobOffer
2.5.Настройка работы HR-координатораОрганизация и документирование рабочего процесса HR менеджера / постановка системы контроля и мониторинга эффективности работы.

Постановка задач на испытательный срок.

2.6.Обучение HR-координатораОбучение HR менеджера работе в системе подбора и адаптации персонала (наставничество / контроль / передача инструментов и технологии работы)
2.7.Курирование HR – консультантом процесса адаптации HR-координатора в период испытательного срока (3 месяца)

 

Ведение еженедельных спринтов по постановке задач и контролю выполнения.
3Разработка системы подбора персонала «под ключ»: от выявления потребностей до закрытия вакансии
3.1.Анализ имеющихся элементов системы подбора и адаптации персонала, выявление эффективных и работающих практик и элементов для изменения / оптимизацииMmap с анализом имеющихся элементов  / дорожной картой внедрения системы по подбору и адаптации персонала
3.2.Разработка бизнес – процесса подбора и наймаДокументированная блок – схема бизнес — процесса (шаги / контрольные точки / ответственные / взаимодействие участников) в инфографике с описанием

 

3.3.Разработка унифицированных профилей должностей (под текущие и перспективные потребности компании) — описание / требования / обязанности / условия работыДокументированные профили должностей / инструкция по их составлению / чек-лист
3.4.Разработка и упаковка предложение для целевой аудитории кандидатовРаспаковка и формулирование преимуществ работы в компании
3.5.Разработка продающих объявления для размещения на площадках привлечения кандидатовГотовые объявления для размещения в формате, используемом сервисами по привлечению и поиску кандидатов / инструкция по составлению объявлений

 

3.6.Анализ и выявление эффективных сервисов и площадок для поиска и привлечения кандидатовСписок рекомендуемых сервисов по подбору персонала и регламента их использования (опции / стоимость / варианты оптимизации расходов)
3.7.Формирование и внедрение привлекательного имиджа и HR бренда работодателя компании в интернетСписок / содержание элементов для мониторинга и размещения информации, поддерживающий положительный HR имидж работодателя / чек — лист
3.8.Запуск размещения вакансийИнструкция по размещению вакансий на различных сервисах и A/B тестированию объявлений / чек- лист
3.9.Разработка алгоритма активного поиска кандидатовИнструкция и описание алгоритма активного поиска кандидатов / чек-лист
3.10.Разработка алгоритма и регламента обработки откликов и взаимодействия с кандидатами (скрипты телефонного и очного интервью, шаблоны и регламент переписки с кандидатами, организации интервью и этапов отбора)Инструкция + описание алгоритма / разработанные скрипты и шаблоны / чек — листы
3.11.Разработка инструментов поэтапного отбора кандидатов (тестирования, диагностика, проверка безопасности)Описание инструментов отбора с инструкцией по использованию / чек- лист
3.12.Разработка алгоритма согласования финальных кандидатов и формирования предложения о выходе на работуИнструкция и шаблоны финализации кандидата на JobOffer / чек-лист
3.13.Автоматизация подбора и показателей эффективности подбора — KPIs (ведения базы кандидатов, автоматизации учета) – подбор инструмента автоматизацииПодбор и список возможных сервисов для автоматизации и визуализации процесса подбора
3.14.Разработка алгоритма бюджетирования и управления затратами на подбор персоналаШаблон и инструкция по планированию и бюджетированию затрат на подбор
3.15.Разработка и внедрения мониторинга и контроля KPI процесса подбораВнедрение показателей и системы сбора данных для мониторинга, анализа и контроля показателей эффективности подбора
3.16.Обучение участников бизнес – процесса подбора и привлечения кандидатов работе по процессуВнедрение бизнес – процесса в работу
3.17.Презентация системы, размещение в информационных системах компании с настройками доступаСистема подбора персонала полностью документирована (блок – схема+ описание + инструкции + чек – листы) готова к использованию
4Разработка системы адаптации и прохождения испытательного срока «под ключ»: быстрый выход новых сотрудников на эффективность
4.1.Разработка бизнес – процесса адаптации персонала и прохождения испытательного срокаДокументированная блок – схема бизнес — процесса (шаги / контрольные точки / ответственные / взаимодействие участников) в инфографике с описанием

 

4.2.Разработка и внедрение процесса подготовки выхода нового сотрудникаИнструкция по подготовке выхода нового сотрудника / чек- лист

 

4.3.Оформление трудовых отношений ведение кадровой документации по приему и испытательному сроку сотрудниковИнструкция по ведению кадровой документации / шаблоны документов в образцами заполнения / чек — лист
4.4.Разработка процедуры постановки задач, мониторинга и контроля прохождения испытательного срокаШаблон и инструкция по разработке и постановке задач на испытательный срок / процессу мониторинга и контроля успешности прохождения испытательного срока

Рекомендации по оформлению кадровой документации нового сотрудника

4.5.Разработка Welcome – пакета и процесса обучения и проверки знаний новых сотрудниковДокументирование и систематизация информации для обучения и проверки знаний новых сотрудников / инструкция по организации адаптации / чек — лист
4.6.Обучение участников процесса адаптации новых сотрудников (работников Компании) практическому применению процессаПроведение обучения работников Компании использованию инструкций и инструментов адаптации и контроля прохождения испытательного срока нового сотрудника
4.7.Разработка алгоритма завершения адаптации и испытательного срокаИнструкция по подведению итогов испытательного срока / документированию процессов завершения испытательного срока
4.8.Презентация системы, размещение в информационных системах компании с настройками доступаСистема адаптации и прохождение испытательного срока персонала полностью документирована (блок – схема+ описание + инструкции + чек – листы) готова к использованию

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here