Оптимизация бюджета найма: увеличить затраты или усилить воронки?

Татьяна Федорова, HR директор федеральной сети боулинг-ресторанов Brooklyn Bowl поделилась как усиление воронки рекрутинга привело к оптимизации бюджета.

В текущих условиях на рынке труда оптимизация бюджета на найм сотрудников становится ключевой задачей. Важно отметить, что цели экономить нет, потому что это, как правило, приводит к негативным последствиям. Именно оптимизация помогает улучшить процессы, уменьшив стоимость. Кажется сказкой? Но это реальность. В статье представлен опыт нашей HR-команды.

Смена рынка кандидатов

В начале 2023 года мы заметили резкий спад откликов на hh.ru, что сигнализировало о меяющемся рынке кандидатов.

Перед нами стоял выбор — увеличивать бюджет и вкладывать в продвижение вакансий на площадках, или усилить воронку найма на каждом этапе и доводить больше кандидатов до собеседования. Мы выбрали второй вариант и приступили к выстраиванию воронки. По каждому этапу мы просчитали текущую конверсию и определили цели.

По итогам аналитики, 4 из 100 кандидатов приходили на стажировку. Была поставлена цель: вырастить показатели в 2 раза, при этом не увеличивая затраты на 1 стажера.

Мы разработали план действий для увеличения конверсии кандидатов на каждом этапе воронки:

1. Лидогенерация

На этом этапе:

• Мы разместили внутри всех наших боулинг-ресторанов рекламу о наборе сотрудников. Были задействованы тейбл-тенты, ТВ.
  

• После пересмотра описания всех вакансий добавили в них деталей, передающих “атмосферу Brooklyn Bowl”. Так кандидат мог сразу видеть наше отличие от остальных компаний.

Ниже пример описания одной из наших вакансий.

• Отдел маркетинга провел работу с социальными сетями: заполнили фотографиями и видео нашей команды, активно призывали к трудоустройству. По моему мнению, операционная деятельность и маркетинг — лучшие друзья любого HR.
  
• Мы протестировали различные сайты по размещению вакансий. До этого у нас был опыт работы только с hh.ru, но, оказалось, есть и другие не менее качественные площадки.
• Пересмотру подверглась и бонусная программа “Приведи друга”. Изучив рынок, мы сделали более конкурентоспособные условия.
• Заявили о себе в колледжах и на ярмарках вакансий. Прямых откликов было немного, но HR-бренд, который создается на базе таких мероприятий, в будущем окупает все вложения.
• Начали взаимодействовать с бывшими работниками. Это оказалась самая “горячая” база — в 2023 году 10% уволенных вернулись к нам.

Мы прозванивали экс-сотрудников, рассказывая об изменениях в заработной плате, приглашали обратно. Для усиления эффекта было принято решение дарить увольняющимся сотрудникам, отработавшим более 1 года мерч (шоппер). В этом решении заключено одновременно две выгоды:

1) сотрудник чувствует лояльность компании и остается с нами, как гость;
2) он носит шоппер, тем самым, привлекая внимание к нашему бренду.

2. Контакт с кандидатом

Для нас основной задачей было научиться грамотно работать с кандидатами. На этом этапе мы подключили CRM-систему, выбрав сервис “СберПодбор”.

Главное преимущество работы с CRM — возможность в 1 клик отправлять кандидатам специальные шаблоны сообщений в мессенджерах. А также, благодаря CRM, мы перестали терять кандидатов.

• Вместе с этим, мы разработали скрипты телефонных звонков и сообщений для взаимодействия с кандидатами.
  
• Мы определили для себя минимальное количество контактов с кандидатом — суммарно 2 звонка и 2 сообщения.
• Использовали опцию “тайного кандидата”. Он подсветил нам, где мы можем стать лучше. В рекрутинге важно время и скорость ответа кандидату. Далее, это продажи. Рекрутер — продажник, только продает он не товар, а возможность найти любимую работу. Поэтому вся команда HR активно прокачивались в продажах.
• Контроль — важная часть. Для своевременной оценки самые важные конверсии мы отслеживали еженедельно: как в общем, так и по каждому отдельному ресторану.

3. 3. Приглашение на собеседование
      • Основным для нас было расширение портрета кандидатов. Для этого мы сначала описали текущие портреты и проанализировали их. После чего предположили, что воронку можно увеличить за счет расширения возрастных границ и графика работы. Полученную в ходе анализа информацию мы довели до управляющих ресторанов и совместно определили новый портрет кандидатов.
      • Кроме того, мы начали еще до собеседования рассказывать про наши преимущества и знакомить соискателей с нашими соцсетями.
   4. 4. Выход на этап собеседования

Наверное, это один из самых сложных этапов. Мы всей командой были сфокусированы на постоянном контакте с кандидатом. Назначали собеседования на самое ближайшее время, неоднократно напоминая о себе, а также налаживали личный контакт. Всегда шли на уступки и перезаписывали кандидатов, если они не успевали приехать в назначенное время.

3. 3. 5. Выход на стажировку

Мы сосредоточились на принципе “собеседование, как продажа”.

Для этого:

3. 3. • Мы разработали последовательность проведения собеседования. Провели обучение с каждым руководителем. Выложили обучающие материалы на общем портале.
      • Запрашивали обратную связь после собеседования у кандидата для понимания как нас воспринимают со стороны
      • Запрашивали обратную связь у руководителей, чтобы выяснить, смог ли раскрыться кандидат.

По итогам проведения всех перечисленных мероприятий (большая часть которых не несла никаких дополнительных расходов) конверсия кандидатов увеличилась в 2 раза.

Как же это отразилось на бюджете?

Стоимость 1 стажера снизилась, несмотря на ухудшение ситуации на рынке труда.

Мы стали привлекать больше стажеров за аналогичный бюджет.

На диаграмме представлена динамика и структура стоимости стажера за 2023-2024 годы.

Следующая иллюстрация подверждает, как при уменьшении откликов на hh.ru мы привлекаем среднемесячно больше стажеров.

Кроме того, для оптимизации бюджета на поиск кандидатов, мы используем различные социальные сети и методы дополнительного стимулирования кандидатов. Все расходы проанализированы и выверены.

Пример расчета стоимости площадок представлен в таблице ниже.

Рекомендация для компаний, которые продвигают рекламу вакансий в социальных сетях: эффективнее использовать ссылку на свой сайт, а не на площадку, где размещены ваши вакансии. Дополнительно стоит использовать UTM-метки. Это позволяет проанализировать источники поступления откликов.

Данный подход взят из маркетинга и успешно применяется HR специалистами.