Автор: Мария Ковалева, заместитель главного бухгалтера в Битрикс24.
Зачем автоматизировать командировки
Командировка — это не только поездка сотрудника, но и целая цепочка организационных задач. Нужно согласовать поездку с руководителем, оформить приказ, купить билеты, рассчитать суточные, а после возвращения подготовить авансовый отчет.
В процессе участвуют сотрудники разных подразделений: сам командированный, его руководитель, офис-менеджер, кадровая служба и бухгалтерия. Каждый отвечает за свой этап, а информация и документы должны вовремя переходить от одного участника к другому.
Когда командировок немного, с этим можно справиться вручную. Но при регулярных поездках легко запутаться в приказах, билетах, сроках выплат и отчетных документах. Дополнительные согласования и уточнения затягивают процесс, особенно если поездку нужно организовать срочно.
В Битрикс24 мы создали смарт-процесс «Командировка», который объединяет все этапы поездки — от подачи заявки до оформления авансового отчета.
Особенность решения — синхронизации с личным кабинетом одного из агрегаторов по покупке билетов и бронированию гостиниц и 1С:ЗУП. Приказы и билеты автоматически загружаются в карточку командировки, поэтому участникам процесса не приходится каждый раз заходить в отдельные системы, искать документы и переносить их вручную. Расскажем, как устроен этот процесс и какие задачи он помогает решать.
С чего все началось
Оформление командировки требует участия нескольких сотрудников, зачастую из разных подразделений. У каждого своя зона ответственности:
- Сотрудник — инициирует командировку и указывает ее цель, даты и другие детали поездки.
- Руководитель — подтверждает необходимость командировки и согласовывает ее. В крупных компаниях заявку может последовательно рассматривать несколько руководителей.
- Офис-менеджер — организует поездку: покупает билеты, бронирует гостиницу, при необходимости заказывает трансфер и решает другие организационные вопросы.
- Сотрудник отдела кадров — проверяет даты и условия командировки, следит за соблюдением трудового законодательства и оформляет необходимые приказы и распоряжения.
- Бухгалтер — проверяет данные, рассчитывает суточные, контролирует выплаты и оформляет авансовый отчет.
Когда участники обмениваются информацией по телефону, в переписках и отдельных документах, детали могут теряться, а согласования — затягиваться. Особенно это критично при срочных поездках.
Поэтому мы решили выстроить единый процесс, в котором у каждого участника есть свой этап и понятные задачи. При проектировании смарт-процесса важно было учесть особенности работы всех подразделений и предусмотреть ситуации, которые могут возникнуть при согласовании и организации командировки.
Кто за что отвечает в процессе
Мы распределили этапы смарт-процесса между несколькими командами. У каждого участника своя зона ответственности, а заявка последовательно проходит весь путь — от создания до закрытия командировки.
1. Создание заявки — сотрудник
Сотрудник заполняет карточку смарт-процесса в платформе. В ней указываются город и страна назначения, место отправления, даты начала и окончания поездки, цель командировки и дополнительная информация.
Для целей мы составили закрытый список на основе многолетнего опыта организации поездок. В дополнительном поле можно указать пожелания по перелету и размещению, объяснить необходимость раннего вылета или позднего возвращения, отметить потребность в трансфере и описать другие детали поездки.
В каждом поле есть текстовая подсказка, которая помогает понять, какую информацию нужно указать.
Создать командировку можно и за другого сотрудника. Например, ассистент может оформить поездку руководителя целиком, взяв на себя все организационные вопросы.
2. Согласование — руководитель
Заявка последовательно проходит согласование у руководителей сотрудника — вплоть до руководителя по вертикали. При этом процесс можно настроить гибко. Если один из руководителей сильно загружен, смарт-процесс может пропустить его этап и перейти к следующему.
3. Оформление документов — бухгалтерия
После согласования заявка поступает в бухгалтерию. Здесь уточняют, от имени какой компании сотрудник отправляется в командировку, какую должность он занимает, потребуется ли ему работать в выходной день и какие еще условия необходимо учесть.
На этом этапе оформляют приказ о командировке, а при необходимости — распоряжение о привлечении сотрудника к работе в выходной день.
Интеграция с 1С:ЗУП. Мы настроили синхронизацию с учетной системой 1С:ЗУП: приказ автоматически загружается в карточку командировки.
При этом смарт-процесс через API обращается к определенному месту в системе и получает только нужный документ. Такой подход позволяет ограничить обмен данных необходимой информацией. Теперь, чтобы проверить даты поездки, уточнить ее цель, распечатать приказ или приложить его к авансовому отчету, не нужно отдельно заходить в 1С:ЗУП. Документ доступен прямо в карточке смарт-процесса.
4. Покупка билетов — офис-менеджер
После оформления документов процесс переходит к офис-менеджеру. Он выбирает и оформляет билеты, а также организует другие детали поездки.
На этом этапе могут измениться даты командировки. Например, сотрудник вылетает накануне запланированного мероприятия или возвращается поздно вечером. Поэтому итоговые даты уточняют с учетом купленных билетов.
Интеграция с сервисом для командировок. Мы настроили синхронизацию с личным кабинетом одного из интеграторов, откуда в карточку командировки автоматически загружаются билеты и подтверждения бронирования.
Участникам процесса больше не нужно отдельно заходить в личный кабинет, чтобы найти нужные документы. Сотрудник может в любой момент открыть карточку, проверить детали поездки и распечатать необходимые документы.
5. Расчет и выплата суточных — бухгалтерия
Итоговые даты командировки нужны для расчета суточных — выплат сотруднику за дни поездки. Когда командировок много, бухгалтеру важно не только правильно рассчитать сумму, но и не пропустить срок выплаты. В смарт-процессе мы настроили автоматический расчет суточных по заданным условиям и определение даты выплаты. Бухгалтеру остается проверить корректность расчетов и подтвердить переход к следующему этапу.
Автоматизация выплаты. Мы связали два смарт-процесса — «Командировка» и «Счета». На основании данных о поездках система автоматически создает процесс выплаты суточных, поэтому бухгалтеру не нужно вручную вводить получателя, сумму, дату и компанию, от имени которой проводится выплата.
Система определяет дату выплаты по соответствующему полю в карточке командировки и суммирует суммы по всем поездкам, для которых наступил срок выплаты. Это особенно удобно, когда в один день отправляются несколько сотрудников.
После проверки бухгалтером формируется платежное поручение. Смарт-процесс остается на этой стадии, пока оплата не пройдет через банк. Только после подтверждения выплаты он автоматически переходит дальше.
6. Командировка — контроль поездки
После выплаты суточных процесс переходит на стадию «Командировка» и остается там до завершения поездки. На этом этапе можно в любой момент посмотреть, кто сейчас находится в командировке, куда отправился сотрудник и когда планирует вернуться.
7. Авансовый отчет — закрытие командировки
После возвращения сотрудника бухгалтер оформляет авансовый отчет и отражает необходимые операции в бухгалтерской системе. Когда все операции завершены, бухгалтер переводит смарт-процесс на стадию «Успех». Это означает, что командировка оформлена и закрыта.
Дополнительные возможности
В карточках смарт-процесса есть кнопки, которые помогают управлять командировкой и ускорять работу на отдельных этапах.
Если командировку нужно оформить срочно, можно нажать кнопку «Ускорить». Ответственный за текущий этап получит личное сообщение с напоминанием о необходимости выполнить действие.
Если поездка отменяется, кнопка «Отмена командировки» остановит процесс и отправит уведомление всем заинтересованным сотрудникам.
Предусмотрели и ситуацию, когда приказ или билеты по технической причине не появились в карточке. В этом случае можно нажать кнопку «Приказ» или «Билеты», чтобы обновить информацию и загрузить документы.
Для обсуждения деталей поездки в карточке автоматически создается чат, куда добавляются все участники процесса. В нем можно уточнять детали и согласовывать организационные вопросы. Поскольку вся переписка собрана в одном месте, участникам не приходится дублировать информацию в других каналах.
В результате смарт-процесс превращается из последовательности этапов в единое рабочее пространство. В одной карточке собраны приказ, билеты, подтверждения бронирования и информация о суточных. Не нужно искать документы в разных системах или просить коллег переслать их еще раз — все необходимое доступно в карточке командировки.
Итоги
Мы создали смарт-процесс, который объединяет все этапы командировки: от подачи заявки до оформления авансового отчета. Документы и данные собраны в одной карточке, а участники процесса могут работать каждый на своем этапе, не теряя информацию при передаче заявки.
- Удобство: все в одной карточке. Больше не нужно искать билеты в почте, а приказы — в 1С:ЗУП. Вся информация о поездке доступна на платформе, включая документы, подтверждения бронирования и данные для расчета суточных.
- Скорость: меньше ручной работы. Благодаря синхронизациям с 1С:ЗУП и личным кабинетом одного из интеграторов документы загружаются автоматически. Уведомления и дополнительные кнопки помогают управлять процессом и не задерживать согласования.
- Прозрачность: понятные этапы и ответственность. Сотрудник видит статус командировки, руководители согласуют заявку, офис-менеджер организует поездку, а бухгалтерия контролирует выплаты и оформление документов. Автоматизация расчетов и перенос данных между системами сокращают объем ручной работы и риск ошибок.
В результате участникам не приходится тратить столько времени на поиск документов, уточнение деталей и передачу информации. Организационная часть командировки становится понятнее, а сотрудники могут сосредоточиться на своих основных задачах.
