Светлана Мостовская, HR Generalist, ООО «ОКОНТОРГ»:
Бюджетирование один из важнейших инструментов планирования бизнес- процессов. Насколько точно мы сформируем и спланируем бюджет, настолько гибко мы сможем им управлять и экономить.
Процесс бюджетирования в различных компаниях возложен либо на финансовые отделы, либо распределен по подразделениям компании и каждый руководитель составляет бюджет на свой отдел самостоятельно.
Для HR очень важно понимать принципы бюджетирования, так как это во многом может повлиять на развития персонала в целом.
Задачи бюджетирования:
— обеспечение текущего планирования;
— обеспечение координации, кооперации и коммуникации подразделений организации;
— обоснование затрат организации;
— создание базы для оценки и контроля планов организации;
— исполнение требований законов и контрактов;
— повышение эффективности работы организации;
— выявление рисков и снижения их уровня;
— повышение гибкости и приспособляемости к изменениям.
Процесс бюджетирования состоит из нескольких этапов:
1. Формирования
2. Планирования
3. Исполнения
4. Контроля
5. Анализа
Начиная формировать бюджет на следующий год, необходимо проанализировать необходимые нам данные:
— Планируемая прибыль (Годовой оборот);
— План по персоналу на следующий год (для определения статей затрат);
— Бюджет на текущий год, а также анализ его исполнения;
— Статистику по заработной плате по вашему региону и в вашем сегменте, на текущий период и прогноз на следующий год (информацию лучше брать из нескольких источников);
— Список статей затрат (все используемые нами статьи, обязательно согласовываем с финансовым отделом или бухгалтерией, что бы максимально сэкономить на налогообложении);
— Срезы и прогнозы по стоимости планируемых мероприятий на персонал.
! При подготовке, так же необходимо взаимодействие с Административно-хозяйственным отделом, уточняем, какие статьи затрат при формировании бюджета используют они. Очень часто происходит задвоение (например: корпоративные мероприятия и/или подарки сотрудникам, закладываются и отделом Персонала и АХО).
После формирования структуры и определения статей затрат, приступаем к планированию.
! Если вы планируете ФОТ, то формирование бюджета, всегда начинайте с него (в некоторых компаниях ФОТ планирует Финансовый отдел или отдел Компенсаций и Льгот).
! При планировании ФОТа, обязательно учитывайте необходимый уровень индексации заработных плат.
! В январе необходимо учитывать двойную оплату за работу в праздничные дни.
Примерная структура Фонда оплаты труда
После формирования фонда оплаты труда, планируем остальные статьи затрат, начиная с самой приоритетной. Всегда учитываем уровень инфляции, и прогнозы роста цен на будущий год.
Все затраты должны быть обоснованными, поэтому все данные, которые вы используете при составлении бюджета консолидируйте (в виде презентации или сводных таблиц, используйте бенчмаркинги и графики, так как некоторые срезы лучше визуализировать), чтобы при обсуждении и утверждении бюджета, все ваши расходы были подкреплены цифрами и аналитикой.
Заранее рассчитайте по каким статьям вы сможете снизить расходы, а от каких отказаться совсем.
Утвержденный бюджет приводим в исполнение. Исполнение бюджета — обеспечение полного и своевременного поступления всех предусмотренных по бюджету доходов и обеспечение финансирования всех запланированных по бюджету расходов.
! Неисполнение бюджета может привести к сокращению штата и отказу от ранее планируемых мероприятий по персоналу.
! Контроль и анализ исполнения бюджета на регулярной (ежемесячно, ежеквартально) основе поможет нам избежать чрезмерных расходов, своевременно скорректировать затраты и максимально эффективно использовать ресурсы.
Весь процесс бюджетирования обязательно анализировать, это поможет избежать ненужных трат, исключить не эффективные процессы, правильно сэкономить, а возможно и перераспределить затраты, направив их на повышение продуктивности сотрудников.
Для формирования и контроля бюджета, можно использовать как таблицы excel, так и специализированные программы:
• 1С:финансовое планирование
• Navision
• Контур Корпорация. Бюджет холдинга
• SAP R/3
• Галактика
• ПАРУС
• Oracle Financial Analyzer (OFA)
Вариантов существует много и бесплатные в том числе.
Готовиться к формированию бюджета, лучше начинать по итогу третьего квартала, когда уже картина по году видна и можно делать прогнозы.
HR-бюджет и HR-тренды 2021 года.
Если в предыдущие кризисные годы для многих компаний остро стояла задача по оптимизации и сокращении затрат на персонал, то сейчас она отходит на второй план.
В нынешнее время, в связи с с диджитализацией бизнеса, приоритетными задачами компаний становятся: управление удаленными сотрудниками и командами, повышение эффективности персонала, активное привлечение и удержание талантов, повышение вовлеченности.
Переход к диджитализации является новым этапом развития HR-отрасли и выводит работу HR-ов на новый уровень менеджмента, где они должны применять современные digital-инструменты. Вступает в силу новый глобальный тренд — HR Digital.
HR Digital тренды 2021:
- Дистанционные команды.
- HR-автоматизация.
- HR-аналитика.
- HR-маркетинг.
- Smart-рекрутинг.
- Электронное обучение.
Среди ключевых направлений в HR-трендах следует обратить внимание на включение в HR-бюджет на 2021 год таких статей как:
- Инструменты для удаленной работы команды.
- Инвестирование в HR-автоматизацию.
- Инвестирование в развитие HR-аналитики.
- Инвестирование в HR-маркетинг.
Если вы не делали бюджета на отдел, всегда не поздно начать. Вы сможете более глубоко понять процессы в компании, стать более продуктивным и научиться грамотно планировать.
Также в процессе бюджетирования вы познакомитесь со множеством срезов и статистики, что в свою очередь может повлиять на стратегию по персоналу в целом.
