Ярослава Заруева,
профессиональный консультант в области управления персоналом, трудовых отношений и трудового права, организационного развития.
Создатель онлайн-курса «Эффективный HR».
Ведущая профессиональной группы «HRанитель»
Сайт: www.zarueva.ru
Работник сообщил работодателю об изменении своих личных данных. Что следует делать работодателю?
В процессе взаимодействия с работником работодатель обрабатывает данные, которые предоставляет ему работник для оформления трудовых отношений и произведения различных операций по администрированию трудовых отношений и его трудовой деятельности. Предоставляемые работодателю данные самим работником согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ являются «персональными данными»:
Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
Вся документация в рамках кадрового делопроизводства и многие бухгалтерские документы по расчетам с персоналом содержат персональные данные работников. И эта информация должна быть актуальна, т.е. персональные данные работников должны соответствовать всем данным подлинников документов, имеющихся у работника.
В жизни каждого человека происходят различные события, мы переезжаем (меняем адрес регистрации или фактического места жительства), меняем паспорта ( по достижении возраста, при утере, при смене фамилии по замужеству или иной причине и т.п.). Все эти изменения должны отражаться в документации работодателя по каждому из штатных работников компании для возможности полной идентификации работника.
Случаи изменения персональных данных сотрудника:
— смена имени, фамилии, отчества сотрудника (при изменении актов гражданского состояния — заключении или расторжении брака или смене ФИО по личным обстоятельствам);
— изменение паспортных данных (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта);
— изменение адреса прописки или фактического адреса сотрудника;
— сведение об образовании(поступление или окончание образовательного учреждения).
— изменение семейного положения;
— изменение состояния здоровья (ограничения по здоровью).
Какие документы работодателя содержат персональные данные работников?
Персональные данные работника содержатся в следующих документах работодателя:
— трудовой книжке;
— личной карточке работника (Т2);
— трудовом договоре;
— лицевом счете работника;
— иных кадровых и бухгалтерских документах, содержащих персональные данные работника.
Что следует делать работодателю?
В соответствии с п. 1 «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
В соответствии с п. 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Согласно п. 26 Правил изменение данных записей производится работодателем по последнему месту работы.
Законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника. Однако такие изменения, по мнению некоторых экспертов, рекомендуется отражать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Каков порядок внесения изменений в кадровые документы?
В ситуации, когда изменяются персональные данные работника, НЕОБХОДИМО издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные. Все изменения вносятся только на основании приказа.
Первым шагом внесения изменений становится заявление работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные этого работника. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг.
Непосредственно с личным заявлением работнику необходимо предъявить работодателю подлинники документов, которые подтверждают измененные персональные данные работника.
Вторым шагом следует издание приказа.
Наименование приказа может звучать следующим образом — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника». Конечно, допустимы иные формулировки, но необходимо помнить, что данный приказ будет основанием для внесения изменений в документы работника, содержащие персональные данные, поэтому стоит отразить эту цель непосредственно в наименовании приказа.
Формулировки в приказе.
Распространенная ошибка, которую допускает работодатель, это формулировка вроде «С такого-то числа считать Иванову А.И. Филипповой А.И. в связи с регистрацией брака…»
Это неграмотно с юридической точки зрения. Филипповой Иванова считается на основании свидетельства о регистрации ее брака, например, а не на основании приказа работодателя.
Еще одной распространенной ошибкой в формулировках приказа является формулировка – «С такого-то числа внести изменения в персональные данные работника….».
Изменение персональных данных физического лица, коим является ваш работник, закреплено как полномочие специальных государственных органов, но никак не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных физического лица, выданных специальными государственными органами вашему работнику.
В отношении необходимости заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника в связи с изменением персональных данных работника существует два мнения, которые высказывают эксперты.
Первая: Не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных.
Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия.
Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям.
Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…».
Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя.
Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.
Однако существует и другая точка зрения. Считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.
Пока мною не встречалась информация о том, что ГИТ штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.
При составлении дополнительного соглашения можно использовать следующую формулировку: «В связи с изменением персональных данных работника стороны определили, что трудовой договор заключен с (Ф.И.О. работника) в соответствии с паспортом серии ____ № ________, выдан __.__._____ ОВД ___________района г. ______________».
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов в установленном порядке.
С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, обязательно знакомят под роспись всех заинтересованных лиц:
— непосредственно самого работника,
— соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии работодателя.
Далее, на основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными работниками работодателя по работе с персональными данными работника.
Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.
Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:
— изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;
— указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;
— одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;
— ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Некоторые эксперты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.
На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.
Изменение сведений о работнике в личной карточке (Т2) работника.
Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку Т2.
Например, работница вышла замуж и изменила фамилию.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию на бумажном носители личной карточки Т2.
Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения.
Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же ответственный работник заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.
Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».
Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки Т2 из электронной системы данных работодателя с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений.
При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены страниц.
В случае заключения дополнительного соглашения к действующему трудовому договору работника об изменении персональных данных, дополнительное соглашение оформляется совершенно аналогичным образом, как и иные дополнительные соглашения к трудовым договорам сторон трудового договора.
Аналогичные рекомендации по внесению изменений в документы работника, оформляемые работодателем, можно дать по поводу изменения и других сведений о работнике.
