10 страхов эйчара о переходе на цифровой документооборот

0
227
о переходе на цифровой документооборот

Дмитрий Махлин, директор по развитию бизнеса HRlinkВ России начинается переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Многие компании изучают возможность полностью отказаться от бумажных документов, связанных с работой. У них возникает много вопросов и опасений. Дмитрий Махлин, директор по развитию бизнеса HRlink, рассказывает, чего боятся HR-специалисты, и насколько обоснованы их страхи.


375 компаний, включая крупнейших работодателей России, уже ведут кадровое делопроизводство в электронном виде в рамках эксперимента Минтруда. Он стартовал в 2020 году, был признан успешным и продлен до 15 ноября 2021 года. К этому времени должен появиться закон, разрешающий всем компаниям перейти на кадровый электронный документооборот. Законопроект о внесении изменений в Трудовой Кодекс принят в первом чтении в июне 2021 года.

Сейчас компании могут вести около 80% документов только в электронном виде. Но они обязаны дублировать на бумаге акты, связанные с приемом на работу и увольнением, изменением условий трудового договора, дисциплинарным взысканием и материальной ответственностью. Новый закон разрешит вести весь кадровый документооборот без бумаги, а также даст возможность сотрудникам использовать неквалифицированную электронную подпись для подписания официальных документов.

КЭДО должен упростить жизнь HR-специалистам, работникам и руководителям компаний. Однако, как все новое, он вызывает беспокойство будущих пользователей, в первую очередь, сотрудников отдела кадров. Расскажу, какие вопросы они задают чаще всего, и попытаюсь развеять необоснованные страхи.

  1. Электронный документ может потеряться — бумага надежнее

Многим кажется, что важный документ должен быть непременно распечатан — только так можно удостовериться в его реальном существовании и юридической значимости. Он хранится в архиве и никуда не денется. А электронный документ — это что-то несерьезное, он может исчезнуть или потеряться.

Бумага для большинства людей привычнее. Но мир на огромной скорости движется в сторону цифровизации всего. Вспомним бухгалтерию — уже много лет в документообороте с налоговой и поставщиками не используется бумага. Мы перестаем пользоваться наличными деньгами: доля безналичных платежей в России на конец 2020 года составляла 70,3%. Более того, мы отказываемся от получения банковских карт — они становятся виртуальными. Скоро главный документ человека — паспорт — станет цифровым.

Электронный документ хранится по тем же правилам, что и бумажный. Только это хранилище не сгорит, и его невозможно затопить. Доступ к нему ограничен, а значит, украсть цифровой документ сложнее, чем распечатанный. Сами документы имеют копии на разных серверах — в случае сбоев или потери их легко восстановить. Кроме этого, бумагу можно забыть положить в архив, а цифровой аналог поступает туда автоматически.

  1. Сотрудники не разберутся с цифровыми документами

Цифровая грамотность персонала, особенно в регионах, вызывает сомнения отдела кадров. Главный вопрос — смогут ли продавцы магазинов, курьеры, рабочие разобраться с системой КЭДО. Среди них есть пожилые люди, а также иностранцы, плохо владеющие русским языком. У некоторых кнопочные телефоны, и, конечно, нет компьютеров и ноутбуков.

При этом более 75% россиян регулярно пользуются онлайн-переводами, подсчитали в Центробанке. Подписать кадровый документ — не сложнее, чем перевести деньги в системе быстрых платежей. Это можно сделать с помощью смс даже с кнопочного телефона. Промышленные предприятия решают эту проблему, устанавливая инфокиоски: каждый сотрудник может войти в личный кабинет с помощью логина и пароля, просмотреть и подписать документы электронной подписью.

О том, насколько удобна система КЭДО, нужно позаботиться на этапе выбора поставщика решения. В хорошем цифровом сервисе для совершения целевого действия нужно сделать минимальное количество кликов, а их последовательность интуитивно понятна.

  1. Электронную подпись украдут мошенники

Часто сталкиваюсь со страхом, касающимся сохранности электронной подписи (ЭП). Например, у сотрудника ее украдут и продадут от его имени квартиру.

Во-первых, сотрудники используют неквалифицированную или простую цифровую подпись. С ней невозможно купить квартиру, машину или совершить другую потенциально-рискованную операцию. Все случаи мошенничества, которые известны сегодня, были совершены с использованием квалифицированной ЭП.

Во-вторых, неквалифицированную подпись, которая используется в КЭДО, невозможно украсть, потому что она облачная и хранится в удостоверяющем центре.

  1. Отдел кадров сократят

Внедрят роботов, а людей уволят — общий страх, связанный с цифровизацией различных процессов в бизнесе. Возможно, компании не придется расширять HR-департамент при росте бизнеса. Но вряд ли система кадрового электронного документооборота сделает менее востребованными HR-специалистов.

Зато они смогут решать более творческие и интеллектуальные задачи, на которые всегда не хватает времени из-за огромного документооборота. Например, больше общаться с сотрудниками вживую, совершенствовать процессы подбора персонала, оттачивать юридические аспекты трудовых отношений в компании.

  1. Не понятно, как действовать во время проверки

Беспокойство вызывает вопрос, как предоставить необходимые документы во время проверки контролирующими органами. Кажется, что сейчас все просто — нужно пойти в архив и собрать все в папочку. На самом деле с электронными документами еще проще.

Нужно скачать электронный архив, который запросили контролирующие органы. Он представляет собой таблицу Excel. Из него можно извлечь любые документы, требующиеся для проверки. При необходимости можно распечатать документ, заверить его печатью, и он будет иметь такую же юридическую силу.

  1. Скромная судебная практика

Взаимоотношения работника и работодателя иногда приводят стороны в суд. В 2020 году было рассмотрено 230 тыс. трудовых споров. В основном это дела о взыскании заработной платы и компенсаций, возмещении ущерба и восстановлении на работе.

Действительно, всеобъемлющей судебной практики по компаниям, где трудовые отношения переведены в цифру, еще нет. Однако, она начинает формироваться. По данным последнего исследования Deloitte, 17% компаний уже используют кадровый электронный документооборот.

Стоит отметить, что суд признает юридическую силу электронных документов и электронных способов связи. Это касается ознакомления с локальными нормативным актами и инструкциями по безопасности, служебных записок и заявлений на отпуск. Есть кейс, когда суд признал легитимным переданное сотрудником по электронной почте заявление об увольнении.

Кроме этого, есть обширная практика по электронному документообороту в целом, включая бухгалтерский. ЭДО используется более 10 лет — этот опыт может быть перенесен на трудовые отношения.

  1. Внедрение КЭДО — технически сложный проект

Есть несколько способов реализовать КЭДО в компании, два из которых — действительно сложные. Закон разрешает использовать собственную информационную систему, внедрить готовое решение или построить процесс на базе портала «Работа в России».

Создание собственной системы — дорогой и долгий процесс, который могут позволит себе только крупнейшие компании с собственным отделом разработки и поддержки. В этом случае придется самостоятельно настраивать возможность получения различных подписей, интегрироваться с порталом «Работа в России» и собственной учетной системой, организовать центр компетенций по поддержке пользователей, создать личные кабинеты для сотрудников.

Чтобы построить процесс напрямую на портале «Работа в России», необходимо иметь ИТ-специалистов, которые займутся внедрением и интеграцией с корпоративными системами, обучением и поддержкой пользователей.

Наиболее простой вариант — выбрать готовое решение. Как правило, они уже интегрированы с порталом «Работа в России», дают возможность подключать разные электронные подписи, предоставляют поддержку пользователей. Обычно подключение такой системы занимает одну-две недели — вместе с обучением сотрудников и подготовкой нормативной базы. Например, в компании Aviasales, где работает 200 человек, КЭДО с помощью сервиса HRlink запущен с нуля за две недели.

Внедрение готового решения — это организационная работа, в нем практически нет ИТ-составляющей. Кстати, большинство компаний, участвующих в эксперименте Минтруда, выбрали сторонний сервис КЭДО.

  1. Внедрение безбумажного HR-документооборота — это дорого

Внедрение системы КЭДО требует определенных затрат. Но при ближайшем рассмотрении безбумажный документооборот оказывается в 2 раза выгоднее.

Мы подсчитали затраты на работу с бумажными документами в 40 компаниях разного масштаба. В среднем на печать документов, оплату почтовых отправлений и услуг курьеров, хранение архива компании тратят 2 тыс. рублей в год на одного сотрудника. Стоимость сервиса КЭДО, работа с которым строится в формате подписки, в среднем составляет 1 тыс. рублей в год на одного сотрудника. В эту стоимость входит выпуск электронных подписей, техподдержка.

  1. Сотрудники будут саботировать электронные документы

Действительно, работники старшего поколения, жители регионов могут сопротивляться введению КЭДО. Достаточно вспомнить электронные трудовые книжки, против которых до сих пор есть предубеждение.

Нужно уделить особое внимание мотивации персонала и разъяснительной работе: рассказывать о преимуществах цифровых документов, безопасности данных и политике государства в сфере цифровизации в целом. Стоит привлечь лидеров мнений и подключить их к реализации проекта. Не нужно действовать директивно. Подготовить «почву» важно аккуратно и заранее.

В консервативных коллективах имеет смысл перевести в цифровой вид сначала какой-то один процесс (например, заявления на отпуск), а затем постепенно расширять проект на все трудовые отношения.

  1. Сотрудник не захочет подписывать документ — как его заставить?

Специалисты отдела кадров опасаются, что введение электронного документооборота ничего не изменит: придется так же бегать за сотрудниками и заставлять подписывать документы. Только теперь не с бумагой в руках, а как минимум со смартфоном.

Эта проблема решается тщательным подходом к формулировке нормативного акта о переходе на КЭДО. Там нужно прописать все возможные сценарии и алгоритм действий как работодателя, так и сотрудников. Работодатель должен сделать все необходимое, чтобы сотрудник имел возможность подписать документ. Сотрудник обязан это сделать в установленные в нормативном акте сроки. Например, можно прописать, что если документ просмотрен, считается, что сотрудник с ним ознакомлен, даже если он его не подписал.


Кадровый электронный документооборот только кажется страшным и непривычным. Все процессы остаются прежними, меняется только формат документов: вместо бумаги — экран смартфона или компьютера, вместо ручки — электронная подпись. Перевод трудовых отношений в цифру — это неминуемое будущее. И уже сейчас можно использовать преимущества, которое дает автоматизация документооборота: снижение рутинной нагрузки на отдел кадров, ускорение процессов найма, упрощение взаимодействия с работодателем.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here