Эксперимент Минтруда по кадровому ЭДО: рассказы очевидцев

0
1055
электронный кадровый документооборот

Благодарим экспертов компаний РЖД, МТС и Ак Барс Банк
за помощь в создании этого материала.

Про эксперимент наслышаны многие. Его участники могут вести кадровые документы в электронном виде, совсем не дублировать их на бумаге и при этом оставаться в правовом поле. И касается это даже самых чувствительных документов: трудовых договоров, договоров материальной ответственности и др.

Итогом проекта, который завершится летом 2021-го года, станет изменение трудового законодательства, в соответствии с которыми любая компания безо всяких экспериментов сможет вести полностью электронный кадровый документооборот.

Тот опыт, что сейчас получают участники эксперимента, напрямую повлияет на законотворческий процесс — тем ценно мнение компаний, присоединившихся к инициативе. О нем мы и хотим рассказать в этой статье.

Ситуация «до»

Многие компании, особенно крупные, задолго до инициатив государства в той или иной степени автоматизировали кадровые процессы. Самый типичный пример — создание и согласование документов в электронном виде, и подписание уже распечатанного бумажного экземпляра.

Ак Барс Банк, к примеру, принял участие в эксперименте практически с «чистого листа»:
«Главное, что у нас было, это стратегия компании по цифровизации бизнеса и ключевых процессов и, соответственно, поддержка руководства, — рассказывает Наталия Евдокимова, директор департамента управления эффективностью деятельности Ак Барс Банка, — но даже если бы эксперимент не состоялся, мы бы все равно внедряли электронный кадровый документооборот и электронные подписи в рамках действующего законодательства. Поэтому весь подготовительный этап мы посвятили изучению ИТ-решений и просчету экономической эффективности».

Для других эксперимент стал если не драйвером перевода кадрового документооборота в цифру, то неплохим стимулом к этому.

«Поскольку мы подходили к процессу с нуля, мы потратили много ресурсов на разработку технологий и методологии цифровизации. Но благодаря этому к моменту старта в июле 2020-го у нас было полностью готово ИТ-решение, — поделилась Ольга Комарова, заместитель начальника департамента управления персоналом РЖД, — работа была проделана масштабная, и это оправдано — всего в эксперименте участвуют около 4,2 тысяч наших сотрудников».

В компании МТС задолго до инициативы Минтруда были выстроены многие цифровые процессы работы с кадровыми документами.

«Еще в 2010-м году мы внедрили электронную систему планирования графика отпусков, в цифровом виде работники заказывали различные справки, получали на почту уведомления о начале отпуска и расчетные листы. В 2017-м году мы цифровизировали ознакомление работников с приказами на командировки и авансовыми отчетами, в 2019-м году с локальными нормативными актами и приказами на отпуск с проставлением простой электронной подписи, — рассказывает Олеся Кузина, руководитель направления функциональной группы правового сопровождения диджитализации внутренних процессов МТС, — в рамках эксперимента мы сосредоточились на цифровизации масштабных процессов — трудоустройства онлайн и перевода сотрудников без дублирования на бумаге. А это амбициозная и не имеющая аналогов в России задача».

Многие компании сами пришли к необходимости переводить кадровые документы и процессы в электронный вид. Государство, скорее, следовало за этой тенденцией и во многом догоняло бизнес, нежели толкало его к изменениям, как это было с бухгалтерскими и финансовыми документами.

Подводные камни эксперимента

Главной дилеммой эксперимента-2020 стал выбор электронных подписей. Усиленные квалифицированные для работников обходятся организациям дорого и свели бы на нет любую мотивацию перевода документооборота в цифровой вид. Правовая неопределенность в этом вопросе существовала даже в рамках эксперимента.

«Мы рады, что в эксперименте разрешено использовать простую электронную подпись со стороны работников. Наше решение разработано таким образом, что подразумевает использование ПЭП в тех процессах, которые не касаются трудовых договоров и других высокорисковых документов. — продолжает Ольга Комарова. — Другой момент — вовлечение работников. Если руководящий и инженерный состав сразу воспринял изменения позитивно, то для рабочих потребовалось провести дополнительное обучение. Но как только они поняли, насколько это просто и удобно, легко адаптировались к новому формату».

Наталия Евдокимова поделилась, что нетривиальной задачей, стоявшей перед командой, была предварительная работа с сотрудниками. Поскольку банковская сфера связана с оценкой рисков и жестко регулируется со стороны государства, у сотрудников было много вопросов об операционных рисках, в том числе относительно сохранности документов и надёжности ИТ-систем и информационной безопасности:

«Мы запустили еженедельный информационный дайджест по эксперименту, где публикуем новости и интервью участников команды, находим амбассадоров эксперимента — занимаемся просветительской деятельностью. Результатом стала высокая степень вовлеченности. А внедрение электронного оформления отпусков, как наиболее позитивного для работников процесса, стало даже некой промо-акцией для кадрового ЭДО».

По словам Олеси Кузиной, перед компанией МТС не стояла задача насаждения тотальной HR-цифровизации работникам. Поскольку эти изменения хронологически совпали с введением электронных трудовых книжек и больничных листов, сотрудникам нужно было дать время, чтобы привыкнуть к этим нововведениям и присоединиться к эксперименту добровольно.

Информационные системы

Важный вопрос перехода на электронный кадровый документооборот — инструменты цифровизации. Какие возможности они должны открывать и функции поддерживать, насколько гибкой может быть адаптация процессов, какие виды ЭП они позволят использовать.

«Поскольку цифровизация в компании началась довольно давно, для разных процессов использовались свои какие-то решения, и в определенный момент возник вопрос создания единого окна для работника. У нас такой точкой входа стал личный кабинет сотрудника, в том числе в мобильном приложении, — поделилась Олеся Кузина, — мы понимаем, что сейчас, в переходный период, для пользователей важна визуализация документов: они должны быть похожи на привычные бумажные, по подписи на документе должно быть понятно, что это подпись, в ней должны быть прописаны все необходимые данные».

Компания РЖД имеет свой собственный штат ИТ-специалистов и к разработке решения подошла самостоятельно. По словам Ольги Комаровой, точкой входа для сотрудников сделали сервисный онлайн-портал. Кадровый ОЦО работает в информационной системе, где происходит маршрутизация документов и рассылка заявок специалистам по управлению персоналом. Созданные в SAP приказы отправляются на подпись руководителю, а затем на ознакомление работнику обратно на портал.Хранилище документов компания организовала на базе SAP.

Наталия Евдокимова отметила, что Ак Барс Банк принял решение отказаться от интеграции с порталом «Работа в России» из соображений безопасности. В качестве учетной системы в компании используется 1С, в которой формируются кадровые события. На базе модуля 1С:Кадровый документооборот строится согласование и подписание документов с помощью УКЭП со стороны работодателя и УНЭП со стороны работника. Сервисы для работников сосредоточены на внутреннем портале компании.

Каждая компания выстраивает собственный ИТ-ландшафт. Кто-то базируется на своих системах, объединяет их в единую экосистему, кто-то – докупает решения. Все участники дискуссии назвали важной функцией информационных систем возможность контроля и ведения подробной отчетности. Главным требованием к решениям для работников остается их простота и интуитивная легкость.

В статье представлены фрагменты дискуссии экспертов на конференции Directum Enterprise Forum 2020. Вы можете получить видеозапись дискуссии, где мы рассказываем в том числе о своем опыте участия в эксперименте.

Для этого заполните форму обратной связи, а мы пришлем вам ссылку на запись в письме:

Ваше Имя Фамилия (обязательно)

Компания

Должность

Телефон (обязательно)

Ваш e-mail (обязательно)

Материал подготовлен совместно с компанией Directum.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here