Елена Кожемякина, Управляющий партнер юридической фирмы BLS.
Документооборот сопровождает HR не только в кадровом делопроизводстве. Прием в штат, переводы, взыскания, увольнения – все это текущие задачи. Но по традиции на плечах кадровых специалистов лежат и многие смежные процессы. В том числе ведение архива документов или их передача в госархив при закрытии компании. Увы, в нынешнее непростое время вопрос остается актуальным, так что HR полезно будет знать нюансы подготовки и передачи.
Прежде всего, государственный архив не обязан принимать создаваемые в процессе деятельности документы, если компания сама по себе не является источником госархива. В то же время, согласно ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле, организации должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. по сотрудникам, в течение сроков хранения, которые устанавливают другие федеральные законы и нормативные акты. Собственники и владельцы компании могут хранить такие документы сами или передать в муниципальный / государственный архив по договору на хранение.
Однако при ликвидации компании архив принимает на хранение в т.ч. образовавшиеся в процессы работы документы, документы по личному составу (работникам) и архивные документы, у которых еще не истекли сроки хранения. Для этого ликвидационная комиссия заключает с архивом договоре о передаче документов. Делается это, как правило, по месте регистрации юрлица.
При ликвидации компании на хранение передается большой перечень документов. В их числе:
управленческие документы, штатное расписание, списки вредных профессий, льгот для них, приказы о приеме, переводе и увольнении, приказы об установлении окладов, трудовые договоры и соглашения к ним. Также надо передать личные карточки и дела работников, если они велись, журналы учета трудовых книжек, списки сотрудников на вредном производстве, лицевые счета работников по начислению зарплаты, акты о несчастных случаях, бухгалтерские документы и невостребованные личные документы (трудовые, свидетельства и др.).
Согласно Приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, документы надо передать упорядоченно: сформированные в папки-дела, описанные и оформленные в соответствии с правилами организации хранения архивных документов. На каждом экземпляре проставляются отметки о приеме дел. Причем сначала сотрудник архива проверяет правильность описания и оформления, физическое и санитарное состояние дел. Если он обнаружит дефект/проблему, то вправе отказать и потребовать устранить. Компания должна это сделать самостоятельно.
При этом закон не устанавливает сроков передачи документов: вы можете подготовить дела и связаться с архивом в любой момент. А вот хранение, скорее всего, будет платным: но стоимость и условия определяются конкретно в договоре.
Процедура передачи документов вкратце выглядит так.
- Сначала необходимо провести экспертизу ценности документов и выделить документы для передачи в архив
- Далее – оформляются дела для передачи в архив. Необходимо проставить нумерацию, сделать внутреннюю опись дела, сшить документы или переплести и оформить обложку/титульный лист.
- Затем составляется опись отобранных дел в 3-х экземплярах и справка от юрлица
- В архив по месту регистрации юрлица предоставляется заявление о ликвидации и оригинал доверенности на юрлицо, которое будет контактировать с архивом.
- Представитель архива оценивает документы и заключает договор о размещении на хранение.
И хотя передача дел – во многом технический процесс, особенно при ликвидации, ответственному сотруднику (а это, как правило, HR) приходится детально погрузиться в процесс. Дело даже не в финансовых и оргдокументах компании, а в индивидуальной информации (персональных данных). Закон требует правильного их хранения, не исключена и жалоба сотрудника (если он вдруг попросит что-то ему отдать), да и Роскомндазор может заинтересоваться. И несмотря на закрытие, компания и должностное лицо вполне реально могут получить штрафы за нарушения: а они сейчас – одни из самых больших в сфере трудовых отношении.
