Нюансы оформления увольнения сотрудника в связи со смертью

Каждый случай увольнения закреплен в действующих нормах права. Окончание трудового договора с сотрудником в связи с его смертью имеет некоторые нюансы, поэтому такую процедуру необходимо осуществлять с обязательно выполненным условием точного оформления документов.

Ответственность за надлежащее оформление всей необходимой документации ложится на отдел кадров и бухгалтерию организации.

Законодательная база

Трудовые правоотношения отражены в Трудовом и Гражданском кодексах Российской Федерации (ТК РФ и ГК РФ) и других правовых актах. Нормы права регулируют все ситуации, которые связаны со взаимоотношениями сторон трудового процесса, включая увольнение в связи со смертью.
Следовательно, правоотношения прекращаются, когда работник или работодатель — физическое лицо признаются умершими или безвестно отсутствующими.

Порядок увольнения сотрудника

В случае обнаружения смерти или исчезновении работника его родные, иные заинтересованные лица или органы должны оповестить организацию-работодателя. В создавшихся обстоятельствах предприятие обязано провести ряд процедур, которые закреплены в действующем законодательстве. Такое увольнение обладает некоторыми отличиями от обычного мероприятия расторжения трудовых отношений.

В обычном виде увольнение подразумевает под собой:
— подачу работником письменного заявления об увольнении по личной инициативе;
— оформление для работника работодателем уведомления об инициативе расторгнуть трудовые отношения и передачу его для письменного ознакомления;
— формирование приказа по форме Т-8;
— начисление причитающихся сотруднику материальных вознаграждений.

Расторжение трудовых взаимоотношений по рассматриваемой ситуации включает только два последних пункта.

Оформление документов

Окончание трудового договора по пункту 6 статьи 83 ТК РФ оформляется с формирования приказа об увольнении (бланк Т-8 из Альбома унифицированных форм). Поводом для издания приказа будет являться предоставление в отдел кадров документа, который фиксирует смерть или исчезновение человека. Далее заполняется трудовая книжка и производятся начисления и выдача всех причитающихся выплат.

Необходимые документы

Действующее законодательство определяет два вида документа о смерти:
— свидетельство о данном факте, выданное органами ЗАГС;
— решение суда о признании гражданина умершим, вступившее в законную силу.

Различия в процедурах их выдачи основаны на предшествующих обстоятельствах.

Свидетельство о смерти оформляется при ее констатации де-факто.
Обязательными реквизитами свидетельства являются:
— полностью фамилия, имя, отчество умершего;
— место его рождения;
— национальность;
— гражданство;
— пол;
— дата смерти и место;
— номер записи акта о подтверждении смерти;
— дата, номер и серия документа;
— место регистрации события;
— подпись и полная расшифровка подписи уполномоченного на выдачу свидетельства лица.

Решение о признании человека умершим издается судом (де-юре) в следующих случаях:
— на основании заявления родственника или другого заинтересованного лица, объявившего об отсутствии сведений на протяжении года о местонахождении человека (статья 42 ГК РФ);
— в случае установления обстоятельств, угрожающих жизни человека, пропавшего без вести, суд выносит решение о его смерти по истечении 6-месячного срока с момента произошедших событий;
— если на протяжении 5 лет нет сведений о месте пребывания человека по месту его жительства;
— если прошло не менее 2 лет с последнего дня военных действий, пропавший там без вести гражданин признается судом умершим.

Три последних пункта подчинены статье 45 ГК РФ.
Только наличие одного из этих двух документов обязывает работодателя независимо от его воли прекратить рабочие отношения с умершим сотрудником по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.

Оформление приказа

Расторжение трудовых правоотношений необходимо подтвердить приказом установленного вида, который оформляется сотрудником отдела кадров и подписывается руководителем.
Оформление приказа об увольнении в связи со смертью сотрудника имеет некоторые нюансы:
— точное отражение даты увольнения;
— отсутствие ознакомления с приказом по объективным причинам.

Наиболее распространены ошибки при указании даты увольнения. Важно не забывать, что смерть в обязательном порядке регистрируется и является актом гражданского состояния. Следовательно, приказ составляется только при наличии постановления суда или свидетельства о смерти, а не со слов родственников или информации из полиции.

Таким образом, все реквизиты приказа об увольнении работника в связи с его смертью заполняются в обычном порядке, кроме даты увольнения и ознакомительной подписи. Он составляется на бланке организации с указанием:
— даты составления приказа;
— порядкового номера;
— ФИО работника;
— наименования подразделения;
— профессии умершего сотрудника, его разряда;
— основания для прекращения трудового договора с указанием наименования и номера документа;
— ссылки на статью ТК РФ;
— подписи руководителя организации.

На основании приказа производятся записи в личную карточку формы т-2, трудовую книжку работника. Документ также передается для подготовки расчета в бухгалтерию.

Дата увольнения

Дата издания приказа в рассматриваемом случае не совпадает с датой прекращения трудовых отношений. Увольнение происходит так называемым задним числом. С работником должен быть расторгнут трудовой договор днем его смерти, зафиксированном в свидетельстве или постановлении суда, независимо от того, рабочий это был день или выходной.
При этом надо помнить, что на обжалование вынесенного решения суда дается один месяц.

Оформление записи в трудовой книжке

В случае увольнения работника по независящим обстоятельствам от воли сторон, трудовая книжка заполняется со ссылкой на статью 83 ТК РФ. Например: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Именно такая формулировка обязательна для рассматриваемого случая, не допускается использование слова «уволен», так как фактически увольнять некого. Запись заверяется подписью работника кадровой службы или руководителя, печатью отдела кадров или организации.

После оформления трудовой книжки ее необходимо отдать ближайшим родственникам или направить почтой заказным письмом с уведомлением с описью вложения по требованию родных. Ближайшими родственниками считаются:
— муж (жена) умершего;
— несовершеннолетние дети независимо от места жительства;
— проживавшие совместно с уволенным работником его совершеннолетние дети;
-другие лица, установленные действующим законодательством (связанные кровным родством, иждивенцы), имеющие совместный быт, права и обязанности.

Для выдачи трудовой книжки с получателя необходимо запросить заявление о намерении ее получить с приложением следующих документов:
— копии паспорта или иного документа, удостоверяющего личность и место регистрации;
— копии свидетельства о браке для мужа (жены), о рождении (усыновлении) ребенка либо о рождении брата или сестры.

В случае отсутствия заинтересованных лиц, трудовая книжка остается на хранение до востребования на 75 лет в организации.

Выплаты

Все суммы, обязательные к выплате состоят из:
— начислений по трудовому договору с умершим работником и локально-нормативным актам организации;
— социального пособия на погребение.

К выплатам по первому пункту вышеуказанного списка относятся зарплата, премиальные, надбавки, установленные доплаты, компенсация за неиспользованный отпуск, пособия по временной нетрудоспособности, компенсация за использование личного транспорта, материальная помощь родственникам и другие.

С получателем денежных средств необходимо рассчитаться в 7-дневный срок со дня подачи им пакета документов, включающего:
— заявление в письменном виде близкого родственника о намерении получить причитающиеся умершему выплаты;
— копию паспорта или удостоверяющего личность документа;
— копию свидетельства о смерти;
— копии документов, подтверждающие родство или факт нахождения получателя на иждивении у умершего (если паспорт не проясняет ситуацию).

Для дальнейшего учета рекомендуется оформить записку-расчет (форма Т-61).
Заявитель при наличном получении средств обязан поставить подпись в расчетно-платежной ведомости, которая содержит информацию об умершем работнике. Однако, если лицо, обратившееся за выплатами в организацию, изъявило желание о безналичном расчете, деньги перечисляются на указанный получателем расчетный счет.

Деньги на погребение выплачиваются тому лицу, который взял на себя организацию похорон. Для этого ему следует предоставить:
— письменное заявление о намерении получить пособие;
— справку о смерти из органов ЗАГС;
— документ, который подтверждает оплату ритуальных услуг.

Если родные использовали согласно действующему законодательству бесплатную услугу на погребение, предприятие оплачивает работу соответствующей службы в 10-дневный срок, при условии, что со дня смерти прошло не более 6-месяцев.

Срок получения всех материальных средств ТК РФ не конкретизирует, однако ГК РФ дал четкое ограничение по времени обращения ближайших родственников за расчетом в организацию, являющуюся работодателем умершего. Он составляет 4 месяца с момента открытия наследства и согласно действующему законодательству начинает свой отсчет со дня смерти. В случае пропуска этого срока, причитающиеся выплаты возможно получить на общих основаниях наследования.

Получатели выплат

Получателем выплат, полагающихся умершему сотруднику, может выступать его ближайший родственник (муж, жена, родители, дети, усыновители, усыновленные), а также лицо, находящееся ранее и на момент смерти на иждивении, факт которого подтвержден соответствующим документом (статья 141 ТК РФ). Статья 1183 ГК РФ еще более уточняет перечень лиц, имеющих законное право на получение всех причитающихся умершему человеку средств, к ним относятся совместно проживавшие на момент смерти с усопшим члены семьи, а также нетрудоспособные иждивенцы независимо от места их жительства.

Таким образом, процедура оформления увольнения в связи со смертью работника и последующих причитающихся ему выплат имеет множество «подводных камней», учитывая которые можно избежать возможных ошибок и неприятных последствий.