Во время пандемии только и разговоров, что об удалёнке. А где удалёнка, там и кадровый электронный документооборот.
И правда, рассуждения о переходе на КЭДО не утихают с весны 2020-го, но насколько мы продвинулись с тех пор? На самом деле, значительно. Если рассмотреть таймлайн цифровизации кадровой сферы, можно заметить скачок в развитии именно в последние 1,5 года. А если смотреть на него долго, можно не заметить принятия соответствующих поправок к ТК РФ и повсеместного внедрения КЭДО.
Поправки, которых все ждут, обещают окончательно принять уже к 15 ноября, когда завершится эксперимент Минтруда по использованию электронных документов, связанных с работой. Именно там и прорабатывается основа для кадрового нормотворчества, в то время как компании-экспериментаторы делятся личным опытом участия в пилоте.
А ты купи КЭДО!
Вендоры HRM-систем все больше нагнетают атмосферу о необходимости внедрять КЭДО. И несмотря на все аргументы про дорогостоящий бумажный документооборот, угловатые процессы с ручным подписанием документов постфактум (уже после кадровых событий) и всем известные хождения по кабинетам, попытки рассказать о верности пути «на КЭДО» все равно напоминают дурацкий анекдот про слона, которого так настойчиво предлагают купить.
И компании всё понимают, и согласны, что переходить в цифру нужно, вот только не всегда знают, с чего начать. Ведь схемы этого перехода всем нужны разные, под индивидуальные задачи и имеющийся цифровой «бэкграунд». Чем крупнее компания, тем выгоднее для нее будут цифровые перемены, ведь они охватят 100% штата. Одновременно именно в больших сложных компаниях уже есть некий ИТ-ландшафт, с которым нужно считаться при внедрении новых инструментов.
Такие разные кейсы внедрения КЭДО
Только подписание
Рассмотрим вариант, когда в компании есть работающая ECM/BPM-система, в которой автоматизированы некоторые бизнес-процессы (в том числе кадровые), и часть сотрудников трудится удаленно. Компании требуется перевести в цифровой вид ознакомление сотрудников с документами и утверждение документов руководством.
В этом случае организации понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) для руководителей и простые ЭП либо неквалифицированные подписи (УНЭП) для рядовых сотрудников. Офисные работники могут при этом использовать рабочий компьютер. Для тех, чье рабочее место не подразумевает ПК, есть вариант подписания документов в личных кабинетах. Это простое, но элегантное решение, которое можно разместить на любом устройстве (от ПК до смартфона).
В Личном кабинете Directum предусмотрена двухфакторная аутентификация, а подключиться к нему можно по смс от работодателя. То есть не нужно устанавливать никакого дополнительного ПО на устройство сотрудников, тратить на это дополнительные средства и время. При этом в кабинете используются все необходимые средства криптографии, соблюдается законодательство об информационной безопасности.
Сотрудник будет получать в ЛК документы на ознакомление и подписание, а после подписания все штампы об ЭП отобразятся на документе. На бесшовность интеграции личных кабинетов с кадровой системой работает коннектор — с его помощью отправлять документы работникам можно прямо из системы.
Согласование кадровых документов
В компании есть СЭД/BPM-система с автоматизированным делопроизводством, но кадровый документооборот ведется на бумаге. При этом в организации трудятся и внеофисные сотрудники.
Компании перед подписанием документов нужно настроить их согласование. Для этого понадобится УКЭП для руководителя, инструмент доступа к системе для всех сотрудников и решение для автоматизированного согласования заявлений, приказов и прочих кадровых документов.
Для настройки простых процессов согласования в системе Directum HR Pro имеются инструменты low-code, с помощью которых любой пользователь без навыков программирования может задать правила (или маршруты) отправки документа по ответственным. В удобном интерфейсе легко разобраться —консультации ИТ-специалистов просто не понадобятся.
Интеграция с корпоративным порталом
Многие компании организуют для сотрудников корпоративный портал. Цели могут быть разные. Кто-то публикует там внутренние новости, ведет блоги, поздравляет работников с днем рождения, размещает для скачивания зарплатные листки — вариантов много. Поговорим о кейсе, когда компании с корпоративным порталом нужно настроить согласование и подписание кадровых документов.
Можно решать эти задачи на самом портале, но учитывать при этом множество технических нюансов: от организации электронного подписания (и взаимодействия с удостоверяющими центрами) до настройки конструктора и маршрутизатора документов. Без своего штата ИТ-специалистов с нужными навыками не обойтись.
Но есть вариант проще и дешевле. Рецепт от Directum: в интерфейсе HR Pro настраиваем простые регламенты согласования кадровых документов, а в корпоративный портал — встраиваем готовый личный кабинет сотрудника (т.е. размещаем ссылку на ЛК) для их подписания ЭП. Работники смогут переходит в личный кабинет прямо с портала.
Юридически значимое хранение электронных документов
Следующий кейс о том, как компании, в которой настроены электронные кадровые процессы, у руководителя и работников есть нужные электронные подписи и личные кабинеты, выстроить архивное юридически значимое хранение кадровых документов.
Не мне вам рассказывать о нормативах долгосрочного хранения документов в кадрах. Они могут доходить до 50 и 75 лет. Если требуется хранить на таких сроках электронные документы, нужно помнить о нескольких важных моментах: целостности, воспроизводимости и юридической значимости документов. Это значит, что их содержание должно остаться невредимым, доступным для чтения спустя десятилетия и действительным с юридической точки зрения.
У HR Pro от Directum есть необходимый инструментарий для решения этих задач. Про личные кабинеты для доступа сотрудников к документам уже все сказано, коснемся темы долговременного архива.
Между бумажным и электронным документом есть невидимая пропасть различий, из-за которых и возникают дополнительные технические нюансы цифрового хранения. Если подписанный бумажный документ сам по себе является юридически значимой информацией, то в случае с электронным документом информация (и о подписании в том числе) отделена от носителя. Чтобы её прочитать, потребуются специальные средства.
Для этого есть рекомендованный ВНИИДАД и ISO 19005-1:2005 формат длительного архивного хранения PDF/A. Файл этого формата включает в себя все данные, которые нужны для отображения документа в неизменном виде. Поэтому, чтобы гарантировать воспроизводимость файла в будущем, требуется его преобразование в PDF/A и последующая систематическая конвертация в актуальный формат.
Контейнерами хранения могут выступать привычные zip-архивы. Они будут содержать файлы с открепленной электронной подписью и метаданными документа.
63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит нам, что юридическая значимость документа подтверждается действительным сертификатом ЭП, который использовался при подписании, в противном случае нужны доказательства точного времени подписания. Для этого используются специальные сервисы доверенного времени. Сертификат ЭП действует год, «продлить» его действие можно с помощью технологии усовершенствования формата подписи.
Все необходимые инструменты для длительного хранения электронных кадровых документов есть в HR Pro от Directum. Они уже соответствуют актуальному законодательству и дорабатываются под новые требования и рекомендации.
Через ЕСИА
Электронные подписи граждан Единого сайта идентификации и аутентификации тоже находят применение при организации КЭДО. В основном, к нему прибегают из-за относительно низкой цены простой ЭП ЕСИА. Подписание документов происходит не на самом ЕСИА, а на портале «Работа в России».
По отзывам клиентов Directum, с подписанием документов на «Работа в России» есть некоторые неудобства, связанные с непрозрачностью отслеживания статуса подписания. В результате процесс массового ознакомления с документами становится тоже непрозрачным, трудно определить, какие сотрудники уже проставили или еще не проставили свои ЭП. И в целом, функция пакетного подписания документов на портале продумана не до конца.
Цифровизация бизнес-процессов
Здесь речь идет о сложных процессах и витиеватой маршрутизации документов, а также большого числа автоматических проверок.
Какими могут быть процессы? Это рекрутинг, трудоустройство, движение персонала (переводы/увольнения), планирование и организация отпусков, командировок, согласование кадровых заявлений, управление сервисными заявками (заказ справок, каких-то сервисных работ и пр.). Важно, что процессы эти очень индивидуальны и зависят от принятых в компании регламентов.
Инструментарий Directum HR Pro включает все необходимые возможности для цифровизации кадровых бизнес-процессов. И эти возможности можно использовать как отдельно, интегрировав их в ваше ИТ-окружение, так и в сочетании с Личными кабинетами, подписанием документов ЭП и архивным хранением с поддержкой юридической значимости. Все в конечном итоге зависит от компании и её задач.
Эта статья основана на материалах вебинара Directum «Поздравляем, у вас будет КЭДО». Все перечисленные кейсы на нем подробно разобрали R&D-директор компании Артем Пермяков и евангелист HRM-направления Гузель Муллахметова.
Вы можете получить презентацию и запись вебинара, где, помимо подробного разбора схем КЭДО, есть ответы экспертов на множество вопросов участников. Заполните форму и получите материалы в один клик:
Злата Заболотских, PR-менеджер компании Directum
