Цифровизация шагает уверенно по бизнес-процессам предприятий уже больше 15 лет и с каждым годом поступь её все быстрее, а задачи — изощрённее. С одной стороны, бизнес сам понимает выгоды электронного документооборота и процессов. С другой, государство всячески способствует переходу на цифровое взаимодействие.
С внедрением ЭДО в компаниях многократно возросла доля цифровых документов и вопрос организации электронного долговременного архива видится вполне ожидаемым и логичным.
Применительно к кадровой сфере этот вопрос еще интереснее, ведь по закону некоторые из документов, связанных с трудовой деятельностью, требуется хранить по 50 и 75 лет, а какие-то — бессрочно. Как при этом сохранить юридическую значимость документов, если они подписаны электронно, и гарантировать, что спустя десятки лет их можно будет открыть и прочитать, ведь форматы неизбежно устаревают? Именно эти моменты вызывают больше всего тревог у организаций.
Нет электронного архива — нет проблем?
Прозорливый читатель может возразить, что раз с хранением электронных документов не все однозначно, то почему бы не оставить их на бумаге, привычно занимать архивные площади и не болеть головой? Можно даже пофантазировать, что в будущем произойдет большой разворот обратно в сторону бумажной коммуникации(но какие обстоятельства должны этому способствовать, страшно даже представлять). Кроме того, с бумажными архивами не то чтобы живется проще.
Документы на бумаге не столь надежны и в высокой степени уязвимы (даже без учета чрезвычайных ситуаций вроде пожара). Но это не главная проблема. Сложность, неповоротливость и низкая эффективность бумажного документооборота переходит по наследству и бумажным архивам. На то, чтобы найти нужный документ, например, чтобы сориентироваться в конфликте с работником, тратится невероятное количество времени, а это — оплачиваемые человеко-часы и бесценные нервы сотрудников. Об операционных затратах с расчетом на долгие годы нормативного хранения говорить излишне.
Кстати, о нормативах. В таблице приводим примеры регламентированных сроков хранения кадровых документов.
| Вид документа | Сроки хранения | |
| Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) | 75 лет 50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 г.), | |
| Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) | На сотрудников и руководителей – 75 лет либо 50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 г.), | |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года) | |
| Штатные расписания и изменения к ним по месту разработки или утверждения | постоянно | |
| Документы о несчастных случаях на производстве | 45 лет | |
Очевидно, что и в случае с цифровыми документами соблюдать требования законодательства придется. Тем более что с помощью долговременного электронного архива можно:
- централизованно хранить документы по 50, 75 лет и поддерживать их сохранность и юридическую значимость;
- автоматизировать рутинные процедуры архивного делопроизводства;
- соблюдать законодательные требования к форматам и срокам архивного хранения документов.
Владеть и управлять электронным архивом документов гораздо дешевле, чем физическим. Неоспоримые плюсы — быстрый поиск информации и получение отчетности в разных разрезах (метрики, диаграммы).
На схеме представлен примерный перечень возможностей автоматизированных архивных систем.
Такая разная юридическая значимость
Казалось бы, передача электронного документа в архив мало чем отличается от аналогичной процедуры с бумажными документами. Однако это только на первый взгляд. В реальности у этих видов документов есть принципиальные различия. Главное состоит в том, что в случае с электронным документом информация отделена от носителя, и для ее восприятия человеком (в том числе о подписании электронной подписью) требуются специальные средства.
Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», юридическую значимость документа подтверждает действующий сертификат ЭП, который использовался при подписании, или же требуется представить неоспоримые доказательства точного времени подписания.При этом достоверное время подписания — это не те часы и минуты, что настроены в компьютере или на сервере организации. Чтобы его зафиксировать, используются специальные сервисы доверенного времени.
Сертификат ЭП действует только год, и для его «продления» используется технология усовершенствования формата подписи до CadES-А. Для этого в структуру файла ЭП добавляются данные о действительности подписи и все необходимые доказательства (например, список отозванных сертификатов), после чего проводится т.н. перештамповка (не путать с переподписанием документа).
То есть при архивном хранении строится целая цепочка ЭП, завершает которую подпись с действующим сертификатом. Сама процедура производится средствами архивных систем, которые представлены на рынке в достаточном количестве.
Как хранить и воспроизводить
Мы уже упоминали проблему сохранения читабельности электронных документов в будущем. Форматы и ПО устаревают, плохие условия хранения могут привести к физическому износу носителя.Какое решение может быть оптимальным в этом случае?
Существуют рекомендованный ВНИИДАД и ISO 19005-1:2005 формат длительного архивного хранения PDF/A. Документы в формате PDF/A на 100% самодостаточны. Вся информация, необходимая для того, чтобы каждый раз отображать документ в неизменном виде, внедрена в файл. Преобразование документов в PDF/A при передаче в архив, а также их систематическая конвертация в актуальный формат видится гарантией воспроизводимости файлов в течение долгих сроков хранения.
В качестве контейнеров для хранения эксперты (и ВНИИДАД) рекомендуют использовать обычные zip-архивы, в которые помещаются сам документ в PDF/A, файлы с открепленной электронной подписью и метаданными документа.
Эксперты Directum cоставили список ключевых вопросов и ответов о долговременном хранении электронных документов. В нем подробно разобраны форматы файлов и контейнеров, нюансы формирования электронных дел для списания документов в архив, организации доступа к архивным документам, а также дана полная нормативно-правовая база долгосрочного хранения.
Получите этот перечень на почту, заполнив короткую форму:
